業務をスムーズに進めるためには、タスクマネジメントが必要不可欠です。プロジェクトを成功させるためだけでなく、組織を統率する際にも役立ちます。この記事では、タスクマネジメントの概要やメリット、ツールを活用した実践方法について解説します。タスク管理を効率化させたい方はぜひ参考にしてください。
タスクマネジメントとは
タスクマネジメントとは、タスクを適切に管理するための手法です。必要なタスクをすべて洗い出して優先順位をつけていくことで、業務を効率的に進めやすくなります。決められた期限内にタスクを完了できるよう、チーム全体の進捗を確認したり、問題が発生した際は素早く対応したりすることが大切です。
タスクマネジメントが重要視される理由
タスクマネジメントが重視される理由として、全体的な業務の進捗や問題点を把握できる点が挙げられます。今自分がどのようなタスクを抱えて、いつまでに完了させなければいけないのかが明確になることで、対応漏れを防いで業務を効率よく進めやすくなります。また、組織で実施する場合は1人1人の状況を可視化できるため、適切なフォローができる点も重要なポイントです。
ToDoリストとの違い
タスクマネジメントと似た言葉に「ToDoリスト」がありますが、それぞれ期限の有無や重要度に違いがあります。タスクは「期日が決められており、優先度が高い業務」を指すのに対し、ToDoは「特に期日は決められていない業務」を指すケースが一般的です。ただし、どちらもやるべきことを管理する手法であるのは変わりません。
タスクマネジメントを行うメリット
タスクマネジメントを行うことで、業務においてさまざまなメリットが生まれます。ここでは、主なメリットを4つ紹介します。
業務の全体像をイメージしやすくなる
タスクマネジメントによって必要なタスクを洗い出すことで、業務の全体像を把握することが可能です。どの作業がどのくらいあるのかを理解しないまま漠然とタスクに取り組んでいても、効率よく作業を進めることはできません。業務の流れを明確にすることで、トラブル対策にもつながります。
タスクの抜け漏れを防げる
タスクマネジメントによって業務の全体像が把握できると、タスクの抜けや漏れを防ぎやすくなります。誰がどのような作業を行っているのかを客観的に見ることができるため、万が一誰かがタスク漏れしていた場合でもフォローが可能です。また、適切なタスク管理ができれば手戻りが減るため、業務にかかる時間を短縮できます。
タスクの優先順位を決めやすくなる
複数の業務を抱えているとき、ただ闇雲にタスクをこなしていても効率よく作業を終わらせることはできません。そこでタスクマネジメントを行うことで、タスクの優先順位を決めて業務に取り組みやすくなります。その結果、業務効率を高めるだけでなく、スケジュールにゆとりを持って計画的にタスクをこなすことが可能です。
メンバーの能力に見合ったタスクを割り振れる
タスクマネジメントを実施してタスクごとの解像度を高めることで、メンバーの能力や適正に合ったタスクを割り振りやすくなります。その結果、従業員1人1人の生産性が向上し、人材リソースを有効活用することが可能です。また、業務のムダやタイムロスの解消にも期待できます。
タスクマネジメントを実践する手順
ここでは、タスクマネジメントを実践する際の基本的な手順を解説します。タスクマネジメントをどのように実践すればいいかわからない方は、以下のとおりに進めてみるとよいでしょう。
現状のタスクを全て洗い出す
タスクマネジメントを実施する際は、現状抱えているタスクをすべて洗い出してリストアップすることから始めましょう。ノート・メモ帳・Excel・Wordなどを活用し、一目でタスクが分かるようにしておくと組織全体で認識してもらいやすくなります。このとき、抜け漏れや不明瞭なタスクがあると、のちに業務が滞ってしまう可能性があるため注意してください。
タスクを細分化して具体的にする
タスクをすべて洗い出したら、それぞれ細分化して業務内容や期日を具体的にしましょう。タスクの詳細を明確化することで、いつまでに何をしなければいけないのかを把握できるようになります。また、今すべきことがはっきりすることで、目の前のタスクに集中して取り組める点もメリットです。
緊急度×重要度の基準で優先順位を決める
タスクの優先順位を決める際は、緊急度と重要度のバランスをもとに順位をつけていくのがおすすめです。たとえば緊急度・重要度ともに高いタスクは、できるだけ早く取り掛かる必要があります。一方、緊急度は高いものの重要度は低いタスクの場合、そのタスクを本当に実施すべきか見直すことも視野に入れるとよいでしょう。
いつ実行するかをスケジュールに記載する
タスクの優先順位が決定したら、実行予定日をカレンダーや手帳などに記載しておきましょう。目に見える場所に記録することで、どのタスクから取り掛かるべきかが、すぐにわかります。また、抜け・漏れやスケジュールの遅延対策にも効果的です。
所持タスクと期限をチームに共有する
詳細が決定したタスクは、タスクの目的と期限をチーム全体に共有しましょう。メンバーそれぞれの負荷やスケジュールが明確になるため、組織内で適切にサポートしあえる環境が生まれやすくなります。また、同じ目標に向かっている意識が芽生えるため、モチベーション向上にも効果的です。
タスクを実行しつつスケジュールを見直す
タスクに取り掛かっている最中は、進捗状況を適切に管理することが大切です。作業が予定どおりに進んでいるか定期的に確認し、上司やリーダーと相談しながら必要に応じてスケジュールの見直しを行いましょう。ただしスケジュールにとらわれすぎて、品質が落ちることがないよう注意してください。
タスクマネジメントの実践方法
ここでは、タスクマネジメントの実践方法を3つ紹介します。それぞれの違いを理解したうえで、自分に合ったものを選びましょう。
スケジュール手帳
タスクマネジメントを最も手軽に実践できる方法として、スケジュール手帳の活用が挙げられます。他のツールのように使い方を覚える手間がかからず、自分の使いやすいようにカスタマイズできる点がメリットです。ただし、そのままでは他の社員に共有できないため、別の方法と組み合わせる必要があります。
Googleカレンダー
オンラインでタスク管理を行いたい場合は、Googleカレンダーの活用がおすすめです。パソコン・スマートフォン・タブレットなどさまざまな端末からアクセスできるため、場所を問わずタスクの確認や修正が行えます。また、他のメンバーにスケジュールを手軽に共有しやすい点もメリットです。ただし、利用にはGoogleアカウントの登録が必要です。
タスク管理ツール
より効率的にタスク管理を行いたい場合は、専用のツールを導入するのもおすすめです。タスク管理に特化した機能が豊富に搭載されているため、個人だけでなくチーム全体のタスクマネジメントにも適しています。ただし、操作に慣れるまで時間がかかったり、高い機能を使いこなせなかったりする可能性もあります。
まとめ
本記事では、タスクマネジメントについて解説しました。タスクマネジメントを実践することで、優先度の高い業務から適切に対処していくことが可能になります。どのように実践すればいいか迷う場合は、同じチームの先輩やリーダーが行っている方法を真似てみるのもよいでしょう。本記事を参考に自分とチームに最適なタスクマネジメントの手法を検討してみてはいかがでしょうか。
