新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、在宅勤務が急速に普及しました。多様な働き方の実現や従業員のモチベーションアップなど、さまざまなメリットがあります。しかし、在宅勤務のメリットを活かすためには、ほかの働き方との違いを踏まえ、さまざまなポイントを押さえる必要があります。ここでは、在宅勤務の定義やテレワーク・モバイルワークとの違い、メリット、成功のポイントなどについて詳しく解説します。
在宅勤務とは
在宅勤務とは、従業員が自宅で仕事をする業務形態です。オフィスに出社することはなく、自宅で業務を行います。満員電車から解放されて通勤時間を削減し、従業員のストレスを減らすことができる点が特徴です。生産性が向上したり、生活の質を高めることができるメリットがあります。また、育児・介護といった個々の事情に対応しやすいため、人材不足に悩む企業が労働力を確保する方法のひとつとして注目されています。
テレワークとの違い
そもそも在宅勤務は、テレワークの一種です。テレワークとは、「tele（離れた場所）」と「work（働く）」を組み合わせた造語で、時間や場所にとらわれない働き方を指します。つまり、時間や場所にとらわれない働き方のひとつとして、在宅勤務があります。
モバイルワークとの違い
モバイルワークとは、インターネット環境のもとでモバイル機器を用いて仕事をすることです。飲食店や電車の中など、働く場所に指定はありません。なお、似た概念に「ノマドワーク」がありますが、こちらは場所や時間に縛られない働き方のことを指します。
施設利用型勤務との違い
施設利用型勤務とは、テレワーク用のオフィス「サテライトオフィス」や共同利用オフィス、コワーキングスペースなどで就業するテレワークです。
在宅勤務のメリット
在宅勤務を導入する際は、目的意識を持つことが大切です。メリットを得ることを意識すれば、自然に取り入れ方が見えてくるでしょう。在宅勤務のメリットは次のとおりです。
柔軟な働き方に対応できる
在宅勤務は通勤時間がなくなるうえに、自宅から出ずに働くことができます。そのため、育児や介護などの事情で長時間勤務が難しい人も、自分のペースで働くことができます。少子高齢化の影響で労働人口の減少が懸念されている現代では、柔軟な働き方への対応によって労働力を確保することが急務であり、その対策として在宅勤務は有効です。
従業員のモチベーションが上がる
在宅勤務は、住み慣れた自宅で勤務できるため、従業員のモチベーションアップに繋がります。また、満員電車による通勤、厳格な雰囲気のオフィスでの業務から開放されることもモチベーションが上がる理由のひとつです。
モチベーションが上がれば生産性も上がり、結果的に企業の収益性が向上する可能性もあります。ただし、自宅だと気が引き締まらず生産性が低下するケースもあるため注意が必要です。
企業の印象が良くなる可能性がある
在宅勤務を導入すると、企業が働き方改革に対応し、従業員の働きやすさに配慮していることを証明できます。そのため、企業の印象が良くなるでしょう。将来的に従業員になり得る人からの印象が良くなれば、優秀な人材を確保しやすくなります。また、取引先になり得る企業からの印象が良くなれば、売上アップに直結するかもしれません。
オフィスコストを削減できる
在宅勤務や施設利用型勤務の従業員が増えれば、オフィスを縮小できます。オフィスの家賃を抑えることで、経費を大幅に削減できるでしょう。
在宅勤務を成功させるためのポイント
在宅勤務を導入した結果、従業員のモチベーションが下がったり勤務時間の適切な管理ができなかったりして、在宅勤務を中止したケースもあります。このような事態を防ぐためには、どのようなポイントを押さえるべきか詳しく解説します。
在宅勤務に適した業務を割り振る
在宅勤務に適した業務を割り振ることは前提条件です。例えば、ライターやWebデザイナー、システムエンジニア、カスタマーサポート、事務職、管理職、営業職などは在宅勤務に適しています。これらは自宅でも業務を行えるうえに、成果指標を設定することで目標達成に向けて行動を促すことができます。
一方、梱包や出荷などは現場での作業が必要なため、在宅勤務には向きません。商品を自宅に持ち帰ることは時間と労力がかかります。
不正行為を防ぐために対策する
在宅勤務の場合、タイムカードによる勤怠管理ができません。そのため、パソコンの利用時間を記録するツールを使用します。他者にパソコンを利用させる不正行為を防ぐために、出退勤時に顔写真を撮影したり、定期的にオンライン通話で状況を確認したりといった対策が必要です。
情報漏えい対策としてツールを導入する
情報漏えいを防ぐための対策が必要です。まずは、従業員のセキュリティ意識・モラルの向上を目的に研修や面談を行いましょう。また、「不要なデバイスは利用しない」「必要なときのみインターネット通信をする」など、デバイスをコントロールするツールの導入も検討してみてください。
在宅勤務の制度を作る手順
在宅勤務を導入する際は、ルールの制定や業務のピックアップなど、順を追って進める必要があります。次の手順で進めましょう。
1：在宅勤務におけるルールを制定する
在宅勤務の給与、費用負担、連絡体制、人事評価制度、健康管理、情報セキュリティ、始業・就業などのルールを制定します。給与や人事評価制度などでは、オフィスワークと在宅勤務で差が生じないように注意が必要です。
2：在宅勤務に向いている業務をピックアップ
在宅勤務に適した業務をピックアップします。クリエイティブ職やシステムエンジニア、営業、事務など、在宅勤務ができる業務はさまざまです。
3：社員の適正をチェックする
業務としては在宅勤務に適していても、社員が在宅勤務に適していない場合があります。性格や業務内容など、さまざまな要因を踏まえて、在宅勤務に適しているかどうかを見極めましょう。
4：在宅勤務環境を整える方法を指導する
在宅勤務の環境が悪いと、生産性が低下する恐れがあります。そのため、在宅勤務環境を整えるための指導をしましょう。仕事に集中しやすい環境づくりの方法など、さまざまな情報を提供することがポイントです。
5：在宅勤務に役立つツールを導入する
在宅勤務では、チャットツールやオンライン会議ツール、勤怠管理ツール、セキュリティツールなど、さまざまなツールを使用しましょう。ツールは直感的な操作で扱えるものを選び、事前に使い方を指導してください。
まとめ
在宅勤務は、柔軟な働き方への対応として導入している企業が多いため、さまざまな成功事例や失敗事例があります。自社に近い事例を参考にしつつ、成功のポイントを押さえて在宅勤務を導入しましょう。また、モバイルワークや施設利用型勤務なども必要に応じて導入し、自社にとって最良の働き方を整備してみてください。
