総務への転職には、志望動機が重要な判断材料となります。性格や仕事への意欲、経験、スキルの活かし方が伝わる志望動機を作り、採用担当者からの好印象を獲得しましょう。本記事では、総務への転職における効果的な志望動機を作成するための流れや注意点について詳しく解説します。
総務の仕事内容
総務は、企業が円滑な組織運営を行うために必要な備品や設備の管理や、社内行事の企画や運営を行う職種です。総務の仕事内容について詳しく見ていきましょう。
備品・設備管理
総務部の主要な仕事の一つに、備品や設備の管理があります。これらは企業のスムーズな運営に欠かせない業務です。例えば、プリンターのトナーやコピー用紙などの日常的に必要な物品の在庫管理や発注、パソコンやデスクの配置、修理・メンテナンスの手配などがあります。
文書管理と作成
総務は、重要な契約書や社内文書の保存、整理などのほか、ときに文書作成も行います。例えば、新しいプロジェクトが始まる際には、概要や進行状況をまとめた報告書を作成し、社内で共有します。また、法的に重要な書類の保管や、社内規定の更新・管理なども総務部の重要な役割です。
社内行事の企画・運営
社内行事の企画・運営も総務部の大切な仕事です。社員の士気を高めるためのイベントや、社内コミュニケーションを円滑にするための活動を計画・実施します。例えば、毎年恒例の忘年会や新入社員歓迎会、健康増進を目的としたスポーツイベントなどです。
総務に求められるスキル
総務の仕事に対して単純作業のイメージを持つ方もいますが、実際には各部署との連携や複数作業の同時進行などが必要なため、複雑な面があります。総務に求められるスキルについて詳しく見ていきましょう。
基本的な事務処理能力
総務部の社員には、基本的な事務処理能力が求められます。例えば、社内外向けの文書・メール作成、ファイリング、電話対応、来客対応などです。このような業務を正確に遂行するには、基礎的なパソコンスキルや正しい日本語での文章作成能力、効率性を考えたファイリング能力などが必要です。
コミュニケーション能力
総務部の業務において、コミュニケーション能力は欠かせません。総務部は、業務を円滑に進めるためにほかの部署と連携する必要があります。例えば、社内イベントの企画・運営の際には、各部署の要望を取りまとめ、調整しなければなりません。また、社内の備品管理においても、社員のニーズを正確に聞き取り、迅速に対応することが重要です。
マルチタスク能力
限られた時間内で効率よく複数のタスクをこなす必要があるため、総務にはマルチタスク能力が求められます。例えば、朝は来客対応と電話対応、午後は備品の発注と社内イベントの準備、夕方には文書作成とファイリングを行う場合などです。また、突発的な対応が必要な場面でも、冷静に優先順位をつけて対応する力が必要です。
総務の志望動機を作成するステップ
総務の志望動機を作成する際は、自分の能力や適性を把握したうえで、企業との相性や働きたいかどうかを考える必要があります。総務の志望動機を作成する流れについて、詳しく見ていきましょう。
1.自己分析
志望動機を作成するための最初のステップは自己分析です。自己分析では、自分の強みや経験、スキルを深く理解し、総務の仕事にどのように活かせるかを考えます。例えば、前職でどのような事務作業を担当し、成果をあげたかを具体的に洗い出しましょう。
2.企業研究
次に行うべきは企業研究です。志望する企業のミッションやビジョン、企業文化を理解することで、自分がその企業にどのように貢献できるかを具体的に考えます。例えば、その企業が大切にしている価値観や最近のプロジェクト、業績などを調べ、自分のスキルや経験がその企業の目標達成にどう役立つかを明確にします。
3.志望動機の具体化
最後に、自己分析と企業研究の結果をもとに、志望動機を具体化します。まず、総務の職務内容と自分の経験を結びつけることが重要です。例えば、「前職で社内イベントの企画・運営を担当し、社員のエンゲージメントを向上させた経験があります。このスキルを貴社の総務部で活かし、さらなる社内の活性化に貢献したいと考えています」といった具体的なエピソードを盛り込みましょう。
また、共感した企業のミッションや価値観に対して、自分の熱意を表現することも重要です。
総務の高評価につながる志望動機の作成方法
総務への転職に成功するためには、具体的でありながらも企業が採用したいと思える文言を志望動機に盛り込む必要があります。高評価につながる志望動機の作成方法について、詳しく見ていきましょう。
具体的な経験の記載
総務の志望動機を作成する際は、具体的な経験を記載することが重要です。例えば、前職で総務業務として備品管理や社内イベントの企画・運営に携わった経験がある場合、それを具体的に述べることで、自分のスキルや適性をアピールできます。
「前職で毎年の忘年会の企画・運営を担当し、社員の参加率を20%向上させた経験があります。この経験を活かし、貴社の社内イベントの企画・運営に貢献したいと考えています」といった具体的なエピソードを盛り込みましょう。
企業への共感を示す
志望動機では、企業への共感を示すことも大切です。企業のミッションやビジョンに共感し、それに賛同する理由を述べることで、その企業への適性が伝わります。例えば、「貴社の『社員一人ひとりを大切にする』という理念に深く共感しました。私自身、前職で社員の働きやすい環境を整えることを重視してきたので、貴社でその理念を実践し、更なる貢献をしたいと考えています」といった形で、自分の価値観と企業理念の一致を強調しましょう。
将来のビジョンを述べる
将来のビジョンを述べることで、自分が企業でどのように成長し、貢献したいかを示します。例えば、「総務としてのスキルをさらに磨き、将来的には総務部全体の業務効率化を推進するリーダーシップを発揮したいと考えています。貴社の成長と共に自身も成長し、より良い職場環境を作り上げる一員として貢献したいです」といった具体的な目標を述べましょう。
総務の志望動機を作成する際の注意点
志望動機では、自身のスキルや適性、熱意などを伝えられる一方、注意すべき点もあります。適切に評価されるよう、志望動機の作成における注意点も押さえておきましょう。
一般的な内容にしない
志望動機を作成する際、一般的な内容に終始しないよう注意が必要です。具体的な経験やエピソードを盛り込み、ほかの応募者との差別化を図りましょう。内容が一般的であるほど、ほかの転職希望者との差が不明瞭になり、採用の可否の判断が難しくなります。
誠実さを示す
志望動機には誠実さが求められます。自分の強みや経験を過大にアピールするのではなく、正直に述べることが重要です。例えば、「総務業務の経験はまだ浅いですが、前職で得た組織管理やコミュニケーションスキルを活かして、貴社の総務部で成長したいです」といった誠実な表現を盛り込むことで、好印象を与えられる可能性があります。
企業のニーズに合わせる
企業のニーズに合わせた志望動機の作成も重要です。企業のミッションやビジョン、現在直面している課題を調査し、それに対して自分がどのように貢献できるかを具体的に述べます。どれだけ高いスキルを持っていても、求める人物像に適さなければ採用されません。また、自身も働きづらく感じるおそれがあるため、企業とのニーズの合致は慎重に判断しましょう。
まとめ
総務の志望動機では、自己分析と企業研究を通じて自分の経験やスキルを具体的に示しつつ、企業のニーズとの合致を示す必要があります。総務という新たな職場で自分らしく活躍するためにも、今回解説した内容を参考に志望動機を作成してみてください。
転職エージェントのIzulでは、総務のように職種に特化した志望動機の書き方についてアドバイスしておりますので、プロのサポートのもとで転職活動を成功させたい方はお気軽にご相談ください。
