転職活動の合否をメールで受け取ることが主流になった昨今、採用メールに正しく返信することがビジネスマナーとして求められます。企業とのメールでのやり取りに慣れていない方にとっては、採用メールにどう返信すればよいか迷ってしまうでしょう。この記事では、採用メールに返信するときの注意点やマナー、具体的な返信例について詳しく解説します。企業に対して失礼のない対応をするためにも、ぜひ参考にしてください。
採用メールに返信する際の注意点
応募先の企業からメールで採用通知が送られてきた場合、返信をするうえでどのような点に注意すべきなのでしょうか。採用が決まったとはいえ、できるだけ良い印象を残した状態で入社を迎えたいものです。企業からの評価を落とさないために押さえておくべき採用メールの返信に関する注意点を5つ紹介します。
できるだけ早急に返信する
採用メールが届いたら、できる限り早めに返信することを心がけましょう。特別な事情がない限り、遅くても受信から24時間以内には返信すべきです。返信がこれ以上遅くなってしまうと、マナーがなっていないという印象を与えてしまいます。そればかりか、何かトラブルがあったのではないかと心配をかけてしまう恐れがあります。原則的にはメールを確認したらすぐ返信するつもりで対応し、返信に時間がかかってしまった場合は一言お詫びを入れましょう。
誤字脱字が無いように気をつける
採用メールへの返信に限った話ではありませんが、企業とのメールのやり取りでは誤字脱字が無いように配慮すべきです。重要なメールに誤字脱字があった場合、入社後の仕事においてもミスや確認不足が多いのではないかと懸念されてしまいます。メールを送信する前に、時間を掛けて内容を確認するよう心がけましょう。
入社もしくは辞退の意思を明確にする
同時期に複数の企業へ応募している場合など、採用メールを受け取っても入社を検討し直すケースもあるかもしれません。とはいえ、返信する際は明確な意思を示す必要があります。曖昧な内容を送ってしまうと、企業としては入社手続きを進めていいのか採用活動を続けるべきなのか判断がつかず、大きな迷惑をかけてしまうでしょう。辞退する場合は後ろめたさもあって連絡しづらいと感じてしまいますが、自分の意思ははっきりと示してください。
簡潔で読みやすい文章を心がける
読みやすい文章を心がけることで相手に余計なストレスを与えず、自身の印象をよくする結果にもつながります。採用通知を受け取った喜びや入社後への思いなど、企業へ伝えたいことは多いかもしれません。しかし、まずは短く分かりやすい内容にまとめましょう。また、一文が長いと内容が伝わりにくくなります。1つの文章には要素を2つ以上入れないようにして、できるだけ短く区切りましょう。
電話連絡の場合メールでの再連絡は不要
場合によっては、メールではなく電話で採用の意向を通知されることも考えられるでしょう。電話連絡の場合は、後から改めてお礼メールを送る必要はありません。メールを返したからといって失礼にあたることはありませんが、通話の中でお礼や入社の意思を伝えられていれば十分です。ただし、メールと違って後から見返すことができないため、入社日や準備物など大事な要件の説明を受けた場合は忘れずにメモを取りましょう。
返信メールを作成するときのマナー
ここでは、実際に返信メールを送る際に意識すべきマナーについて紹介します。採用メールにはスピーディーな返信が求められるため、事前にしっかりと身につけておきましょう。
件名は変更しない
メールでは本文以外に件名も入力できますが、採用メールに返信するときは先方が作成した件名を変更すべきではありません。企業の担当者は毎日多くのメールをやり取りしているケースも多いので、安易に件名を変えてしまうとメールが見落とされてしまう可能性があります。担当者が件名を用いてメールを検索することも考えられるので、件名はそのまま返信すべきです。
本文で感謝の想いを伝える
事務的なやり取りだけでなく、採用を決定していただいたことに感謝の気持ちを述べることも大切です。嬉しさや意気込みを素直に伝えることで、仕事に対する情熱が伝わります。企業の担当者からの期待も高まるため、入社後の働きやすさにもつながるでしょう。
宛名と署名を記載する
採用メールへの返信は、ビジネスシーンにおけるメールのやり取りと同様に宛名と署名を記載しましょう。相手の宛名は会社名と部署名、役職を正確に記載しましょう。署名では氏名のほか、電話番号とメールアドレスも忘れずに記載してください。ビジネスマナーが身についているという証明にもなるので、漏れのないようにチェックしておきましょう。
現職の会社アドレスを使わない
働きながら転職活動を行っている場合、現職の会社アドレスではなくプライベートのアドレスを使いましょう。よく使うからといって現職のアドレスを使ってしまうと、情報漏洩などのトラブルにつながってしまいます。また、極端に個性的なアドレスも好ましくありません。ビジネスの場に遊びの要素は必要とされないため、就職活動用のメールアドレスを新たに作成してもよいでしょう。
返信は全員に宛てる
企業からの採用メールが、自分だけでなく「Cc（カーボンコピー）」で社内の複数人にも送られるケースも考えられます。その場合は、送信者だけでなくCcも含めた全員へ返信しましょう。複数人が宛先になっている場合は、複数の相手に共有することを前提としていることがほとんどです。共有先には採用担当の上司や他の部署の担当者などが入っている場合もあるため、メール内容は誰が見ても適切な内容になっているか、十分に見直してから返信しましょう。
採用メールの返信例をパターン別で紹介
ここでは、採用メールへの返信例を「承諾」「辞退」「保留」の3パターンに分けて具体的に紹介します。先述した通り、返信メールは自分の意思を明確に示すことが重要です。返信内容に困ったときはぜひチェックしてください。
内定を承諾する場合
内定を承諾する場合に伝えるべきことは、承諾の意思と内定に対するお礼です。次のような内容でメールを作成しましょう。
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様お世話になっております。
〇〇と申します。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をありがたくお受けしたく存じます。
大変嬉しく光栄に思うと同時に、身の引き締まる思いです。
貴社に貢献できるよう尽力いたします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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氏名
郵便番号
住所
TEL：
E-mail：
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内定を辞退する場合
同時期に他社からも内定をもらっている場合、何らかの理由で内定を辞退することもあります。内定辞退の意思表示を明確にし、謝罪の気持ちを伝えることが大切です。次のような文面が例として挙げられます。
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様お世話になっております。
〇〇と申します。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となり誠に申し訳ございません。
選考を通して大変お世話になりましたことを心から感謝しております。末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
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氏名
郵便番号
住所
TEL：
E-mail：
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内定を保留にしたい場合
複数社から採用メールを受け取ったり、すべての企業から合否がきていなかったりすると、内定を受諾すべきか悩んでしまいます。とはいえ、結論が出るまで何日間も返信しないままでいると応募先の企業に迷惑をかけてしまうでしょう。「もう少し時間がほしい」という意思を正直に伝え、次のような文面で送ってみてはいかがでしょうか。
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様お世話になっております。
〇〇と申します。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、入社のお返事につきましては少しお待ちいただきたく、ご連絡を差し上げました。
貴社に入社したいという強い意志はありますが、
慎重に検討した上で改めてお返事をさせていただきたく存じます。
大変身勝手なお願いで恐縮ですが、◯月◯日までお時間をいただくことは可能でしょうか。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名
郵便番号
住所
TEL：
E-mail：
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まとめ
今回紹介した採用メールに関する注意点やポイントを意識することで、企業と自身の双方にとって気持ちのよいやりとりを進めることができます。内定から入社を迎えるまでの間も良好な関係を保てるよう、企業から採用メールが届いたら、今回紹介した内容を参考に然るべき対応を実施しましょう。
