転職活動を終えてから入社準備を進めるうえで、身元保証書の提出を求められることがあります。入社書類のひとつとして挙げられる身元保証書が、どのような書類なのか理解しきれていない方も多いのではないでしょうか。
今回は、身元保証書の概要や提出が求められる理由、書き方について解説します。身元保証書の署名を頼める人や、提出しない場合はどうなるかといった疑問にも触れているので、入社準備を進めるうえでの参考にしてください。
入社時に求められる身元保証書とは
身元保証書とは名称の通り、自身の身元を証明する目的で入社時に提出する書類のことです。
入社時に必要な書類というと、雇用契約書などがまず思い浮かぶ方が多いかもしれません。しかし企業によっては、身元保証書の提出を求めてくる場合があります。これは入社する人材が企業に損害を与えた際に、身元保証人と共に賠償することを約束させるための書類です。
身元保証書は、すべての企業で提出が必要なわけではありません。しかし、上述した理由や以下の項目で触れるさまざまな理由から、身元保証書の提出を求める企業も少なくありません。自身が「社会人としてふさわしい人材かどうか」を証明するためにも活用されるので、自身と企業がお互いに不安のない状態で入社準備を進めるための重要な書類だと認識しておきましょう。
企業が身元保証書を求める理由
多くの企業は、以下の理由により身元保証書の提出を求めます。
- 求職者が問題ない人物であることを把握するため
- 不正防止・金銭補償のため
- 緊急連絡先を把握するため
詳細は下記のとおりです。冒頭の項目で触れた理由とあわせて、身元保証書の必要性を理解しておきましょう。
求職者が問題ない人物であることを把握するため
身元保証人による署名があることで、企業は求職者が問題のない人材かどうかを判断しています。身元保証人がいないと、どうしてもよいイメージを持たれません。社会的信用度の証明といった意味で身元保証書が求められます。
不正防止・金銭補償のため
身元保証書があれば、万が一不正をはたらいた場合に企業は本人とともに身元保証人に賠償請求することができます。企業にとっては、損害を補償してくれる人がいることで、入社する人材に安心感を抱けるでしょう。また「自身が不正をはたらいたら身元保証人に迷惑をかけてしまう」と、求職者自身の不正に対するブレーキとなる効果もあります。
緊急連絡先を把握するため
災害や事故など、万が一の事態が発生して従業員と連絡が取れなくなった場合の対策として、身元保証書を求める企業も少なくありません。緊急事態に対応するための安全策として身元保証書が機能します。
身元保証書の書き方
身元保証書には、入社する本人と身元保証人それぞれに記載しなければならない項目があります。以下を参考に、入社先の求めるフォーマットに従って身元保証書を作成してください。
本人が記載する項目
- 身元保証書の提出日
- 現住所
- 署名
- 印鑑
- 生年月日
身元保証人が記載する項目
- 現住所
- 署名
- 印鑑
- 入社する人材との続柄
身元保証書を頼める人
身元保証書は、誰にでも頼めるというわけではありません。配偶者・両親に頼むことが一般的です。ここでは、身元保証書を誰に頼めるのかという疑問を解消します。
配偶者
身元保証人としてもっとも適しているのは、配偶者といわれています。同じ家で暮らしており、かつある程度の収入があれば、入職者に何らかのトラブルがあっても対応できると判断されるためです。しかし、専業主婦（主夫）や、生計を別に立てている配偶者の場合は、身元保証人として認められないこともあるため注意してください。
両親
両親も配偶者同様、身近な身元保証人に挙げられます。ただし、配偶者同様仕事をしていない方（年金受給者など）は対象外になることが多いでしょう。収入があっても、仕事をしているかどうかで身元保証人に該当するか判断されることが多いため、覚えておくとよいでしょう。
その他の身元保証人
兄弟・姉妹や祖父母、その他親族（子ども・姪・甥・従兄弟・従姉妹）も、以下にあげる条件を満たしていれば、身元保証人として認められる場合があります。配偶者や両親に身元保証書の記入を依頼できない場合の参考にしてください。
- 成人しており、生計が別である
ただし、叔父や叔母、友人は身元保証人として認められないことが多いので、注意してください。
身元保証書を提出しないと入社できない？
身元保証書を提出しないとどうなるのか、事前に知っておきたいという方も多いでしょう。ここでは、身元保証書を提出しない場合に発生する事態や、強制的に提出を求められた際の対処法について解説します。
採用の見送り・解雇の可能性がある
身元保証書が提出できないことは、社会的信用がないことと同義とされます。そのため、入社すること自体に難色を示され、採用を見送られる場合があります。また、一度採用されても、身元保証書がないことで解雇される可能性もあるでしょう。入社時に提出を求められた場合は、特別な事情が無い限り従っておくべきです。
身元保証書を強制的に求められた場合は？
提出しないことで採用が見送られることもある身元保証書ですが、厳密には法律で提出が義務付けられているわけではありません。身元保証書の提出を強制され、拒否したら内定取り消しといったことを伝えられても、提出したくないのであれば拒否してもよいでしょう。こちらが拒否しているにもかかわらず強制してくるような企業は、はじめから入社を断る方がよいかもしれません。
身元保証書は自分で書いてしまってもよい？
結論から言うと、身元保証書を自分で書くことはおすすめできません。身元保証書に記載されている人に、企業が直接コンタクトをとった際にバレてしまい、解雇される可能性が高いためです。災害時など、緊急性の高い連絡は身元保証人にいくことも多いため、やはり自分で書くことは避けるべきでしょう。
しかし、身元保証人が見つからなくて、身元保証書を用意できないこともあるかもしれません。その場合は入社する企業に、身元保証書を用意できないと正直に伝えましょう。企業によっては、友人や身元保証会社による記入を認可してくれる場合があります。
身元保証書は企業にとってはもちろん、自身に万が一のことがあった場合に活用される書類です。書類としての効果や重要性を加味して、自分で書くことは避けてください。
まとめ
今回は、入社書類の一種として提出を求められる、身元保証書について解説しました。名称の通り、自身の身元を第三者に保証してもらう書類のことで、社会的信用度を企業に伝える意味で使用されます。身元保証人は、配偶者や両親に依頼することが一般的です。今回の記事の内容を参考に、企業の求めるフォーマットに従って身元保証書を作成してください。
身元保証書は、どうしても提出したくなければ拒否することも可能です。しかし、場合によっては提出を拒否したことで採用を見送られる場合もあるので注意してください。また、身元保証人欄を自身で書くこともおすすめできません。身元保証人がいない場合は正直に入社先に相談して、身元保証書をどうするか決めましょう。
