「メールで打ち合わせのお礼をしたいが、どのような文で送るべきかわからない」「打ち合わせメールの基本構成がわからない」こんな悩みを抱えていませんか？この記事では、メールで打ち合わせのお礼をする場合のポイントを詳しく解説しています。また、打ち合わせメールの基本構成も解説しているのでぜひ参考にしてください。
打ち合わせのお礼は電話・メールどちらですべき？
結論から述べると、電話とメールを使い分けるべきです。よりお礼の気持ちを伝えたい、早く伝えたい際は電話がよいでしょう。最近ではメールのやりとりが一般的になっています。メールならば相手が忙しい時間帯などへの考慮も少なくて済みます。自分が受け取ることを想像してどちらがよいか考えた上で、電話かメールのどちらかを選択しましょう。またメールだと文章を打ってから何度も確認できるため、ミスを防げます。
打ち合わせのお礼メールの基本構成
打ち合わせのお礼メールの基本構成は以下の通りです。
- 件名・宛先
- 打ち合わせの時間を確保していただいたことへのお礼
- 本文
- 結び
件名・宛先
件名はメールの内容がひと言でわかる内容にしましょう。件名がわかりづらいとそれだけで印象が悪くなってしまいます。丁寧かつシンプルな件名を作成してください。宛先に関しては間違いがないように何度か確認をするのがおすすめです。
打ち合わせの時間を確保してくれたことへのお礼
打ち合わせの時間を確保していただいたことに対してお礼を述べます。
「本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、誠にありがとうございました。」
まずはお礼の一文から書き始めましょう。
本文
本文の冒頭は「◯◯について」と記載して内容が一目でわかるようにしてください。また、打ち合わせして得たことを本文に書き込むと、こちらの誠意が伝わるのでおすすめです。
「お礼文」と「本文」はすこしスペースを開けて作成すると、読みやすくなります。重要なのはお礼の気持ちを伝えることで、本文をダラダラ書いてしまうと、相手の方が読むのに疲れてしまいます。本文は簡潔かつ重要なことだけ書くようにしましょう。
結び
結びはビジネスパーソンの質を問われる重要な部分です。丁寧な結びの例は「何卒よろしくお願いいたします。」「今後ともお引き立てくださいますようお願い申し上げます。」などです。一方、返信が欲しいときの結びは「ご回答お待ちしております。」「お手数おかけいたしますが、ご返信いただけますと幸いです。」を使用します。場にあった使い分けをするとよいでしょう。
打ち合わせのお礼メールを送る際のポイント
打ち合わせのお礼メールを送る際のポイントは以下の6つです。
- できるだけ早く送る
- 件名は簡潔に記載する
- 打ち合わせの内容に触れる
- 宛先の順番に注意する
- 定型文は避ける
- 「取り急ぎ」は使用しない
できるだけ早く送る
お礼メールはできるだけ早く送りましょう。午前の打ち合わせならその日の17時までに、午後の打ち合わせなら翌日の午前中までにお礼メールを送るべきです。お礼メールが早ければ早いほど好印象を与えられます。逆にお礼メールが遅いと印象が悪くなり、今後の仕事に影響する可能性が出てきます。どんなに他の仕事が忙しくても、隙間時間を活用してメールの作成を行い、早めにお礼メールを送るようにしましょう。
件名は簡潔に記載する
お礼メールの件名は簡潔に記載しましょう。簡潔に記載することで受け取った側が一目で理解できるので、負担が少なくなります。
| <良い件名の例>・本日の打ち合わせに関するお礼【株式会社◯◯氏名】 <悪い件名の例>・打ち合わせの件について・本日はありがとうございました。 |
自分が受け取ったことを想定して件名を記入しましょう。そうすることで相手に伝わりやすい件名を作成することができます。
打ち合わせの内容に触れる
お礼メールは打ち合わせの内容に触れるのが基本です。打ち合わせの内容に触れていないと、きちんと話を聞いていたか不安に思われてしまいます。打ち合わせの内容を再度認識してもらう意味も込めて、打ち合わせの内容に触れましょう。
注意点としては、内容を詳細にすべて記載しないことです。細かく記載すると何が大切かがわからない文章になるためです。大事な箇所だけピックアップしたうえで、打ち合わせの内容にしっかり触れるようにしてください。
宛先の順番に注意する
複数で打ち合わせした場合、宛先は上位職の方から順番に並べるようにしましょう。これはお礼メールに関わらず、ビジネスメールを送る際には必ず気をつけるべきポイントです。一度設定したうえで、ダブルチェックも忘れず実施しましょう。
定型文は避ける
お礼メールでは定型文は避けてください。定型文やテンプレートをそのまま使うと相手にばれてしまい、礼儀がないと思われてしまいます。どうしてもお礼メールの書き方がわからない場合は、インターネットで【お礼メールの書き方】を検索し参考にしましょう。テンプレートのまる写しは厳禁ですが、参考にするのは問題ありません。
例えば、テンプレート文章に自分の言葉を添えたり、打ち合わせで出た言葉を足したりすればオリジナルの文章になるので問題ありません。工夫して文章を作成してみましょう。反対に何の資料も参考にしないで思い込みで文章を書いても、質のよいお礼メールは作成できません。
「取り急ぎ」は使用しない
お礼メールで「取り急ぎ」という言葉は使わないようにしてください。取り急ぎとは「とりあえず急いで」という意味です。これは「とりあえず送った」という意味で、相手に対して雑な印象を与えてしまいます。「取り急ぎ」は「一旦、書類のみ送付します」「まずは、お礼を申し上げます。」のように言い換えてください。
打ち合わせのお礼メールの例文
打ち合わせのお礼メールの例文は、以下のとおりです。
| 【件名】本日の打ち合わせに関するお礼【株式会社◯◯氏名】 お世話になります。 株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。 ◯◯テーマについて、詳しくお話をすることができたので、大変参考になりました。 打ち合わせ中に上がりました◯◯については、社内で確認後、◯月◯日までにメールにて送付いたします。 また、追加でご要望やご質問などがございましたら、ご遠慮なくお知らせくださいませ。今後ともよろしくお願い申し上げます。 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯ 〒◯◯◯ー◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯ 電話：◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯ メール：◯◯◯@◯◯◯◯.co.jp https://〜〜〜〜〜〜 |
メール・電話以外で打ち合わせのお礼を伝える手段はある？
メール・電話以外にも打ち合わせのお礼を伝える手段はあります。主に使われているのが「ビジネスチャットツール」です。対面やメールなどでやりとりするのが主流だった従来の連絡よりも気軽に会話でき、テーマごとにグループを作成できるメリットがあるので、導入する会社が増えています。ビジネスのやりとりをすることを目的として作られたソフトなので使いやすく、仕事の生産性が上がります。
まとめ
今回はメールで打ち合わせのお礼をする場合のポイント、基本構成や例文を紹介しました。まずは、ポイントを押さえてお礼メールを作成しましょう。また、打ち合わせのお礼をメールで伝える以外の方法を覚えておくことも大切です。打ち合わせのお礼メールに活用できる例文も参考に、質の高いお礼メールを作成してください。
