営業メールには、アポイントメントや新規購入、リマインドなどさまざまな種類や目的があります。本記事では、効果が出る営業メールの書き方をテーマに、基本から応用テクニックまで詳しく解説します。目的を達成できる営業メールのポイントを確認し、日々の営業活動に役立ててください。
営業メールの目的
営業メールの目的は、取引先や顧客に製品やサービスを提案したり、有益な情報を送ってエンゲージメントを高めることです。営業メールの最終目標は利益をあげることであるため、営業メールは目的に応じて製品やサービスの購入につながるように促す内容であることが求められます。
また、商談のリマインドメールも取引先や顧客との関係構築・維持に影響することから、入念に作り込むことが大切です。
営業メールの特徴を理解することが重要
営業メールは、電話や対面と比べて拘束時間が限定されておらず、先方の都合が良いタイミングで開封できるメリットがあります。しかし、毎日多くの企業から営業メールが届く場合、開封を忘れられたり、読み飛ばされる可能性もあるでしょう。そのため営業メールには、開封して最後まで読んでもらうための工夫が必要です。
営業メールの基礎知識
ビジネスマナーやメールの基礎が守られていない営業メールは、相手に不快感を与えるおそれがあります。不快感を与えた時点で、その営業メールは削除されてしまうでしょう。件名の書き方から本文の構成、送信のタイミングまで、次のポイントを押さえることが大切です。
件名の書き方
営業メールの件名は、ひと目で内容がわかるように記載しましょう。例えば「弊社のBIツール〇〇のご紹介」「〇〇登壇のセミナーのご案内」などです。「集客でお困りではありませんか？」のように課題を探る件名でも開封される可能性がありますが、営業感が強くなります。また、カジュアルすぎる印象を与えるおそれもあるため、シンプルな件名にすることをおすすめします。
本文の構成
本文の構成が整っていない場合、相手が途中で読むのに疲れてしまったり、不快感を与えてしまうリスクが高まります。一般的なビジネスメールの文体で、シンプルな構成にしましょう。例えばツールの紹介の場合は、導入件数で注目を集め、特徴を箇条書きで3つ程度並べることで、どのようなツールなのかイメージしやすくなります。
最後に、興味がある方は連絡がほしい旨とともに、メールや電話、コーポレートサイトや特設サイトのURL、企業・部署・チーム・氏名を記載します。
送信のタイミング
企業によっては、朝の始業前や始業後すぐなど特定のタイミングでメールをチェックします。だからといって早朝や夜間にメールを送ることはマナー違反です。特段の事情がない限りは、送り先の企業の営業時間内に送信しましょう。業務開始直後や12時～13時の昼休憩中に送ると、開封されやすいといわれています。
効果が出る営業メールのコツ
開封率と読了率が高い営業メールは、商談・購入・問い合わせなどにつながりやすく、読み手にストレスを与えないのが特徴です。ここからは、より効果が出やすい営業メールのコツについて詳しく見ていきましょう。
読みやすさや正しい日本語を意識する
魅力的な文章を意識するあまり読みにくかったり、誤った日本語を使用してしまう場合があります。最後まで読み進めてもらうことで営業メールの効果が出やすくなるため、読みやすさと正しい日本語を追求しましょう。1文あたり20字～40字を目安とし、2文～3文に1回改行を入れるのがポイントです。
なるべく早く返信する
なるべく早く返信することでスピード感のあるやり取りが可能になり、問い合わせや購入へ進みやすくなります。営業メールのテンプレートを用いると、返信メールの作成にかかる時間を削減することが可能です。ただし、テンプレートを少しだけ改変したものではなく、取引先の業種やメールの内容などに応じてしっかりとカスタマイズする必要があります。
また、なるべく早く返信しつつ返信漏れを防ぐ方法として、複数人で対応することも有効です。
気遣いの一言を添える
メールの最後に「〇〇様のご都合に合わせたく存じますので、ご返信いただけましたら幸いです」のように、相手に合わせる姿勢をみせるひと言や、スケジュールが合わない場合は遠慮なく教えてほしい旨といった気遣いのひと言を添えましょう。一方的ではなく、双方向のコミュニケーションになることで、信頼関係を構築しやすくなります。
営業メールの種類別の文面例
営業メールの種類によって、送るべき内容が異なります。アポイントメールや新規開拓の営業メール、リマインドメールなど、それぞれの目的を踏まえて、効果的なメールを作成しましょう。ここからは、営業メールの文面例を種類別に紹介します。
アポイントメール
件名：弊社〇〇とのご面談のお願い【株式会社△△ ■■（送り主の氏名）】
本文
株式会社〇〇
▲▲様
初めてご連絡いたします。
BIツールの××を販売しております
株式会社△△ （所属部署名）部（所属課名）課の■■と申します。
この度、貴社の事業「〇〇」において
弊社の製品がお役に立てるのではないかと思い、
ご連絡を差し上げました。
弊社は、さまざまなツールとの連携によって、
データの加工やレポート化、配信などを効率化するBIツールを提供しております。
これまで、〇〇や〇〇の業界において〇件の導入実績がございます。
是非、製品をご提案する機会をいただけないでしょうか。
貴社の事業内容を踏まえた導入のメリットや活用方法、導入事例などをご紹介できればと考えております。
つきましては、下記の日程よりご都合の良い候補日時をご教示いただけますと幸いです。
＜訪問候補日時＞
・◯月◯日 00:00〜00:00
・◯月◯日 00:00〜00:00
・◯月◯日 00:00〜00:00
〇〇様のご都合に合わせたく存じますので
ご返信いただけましたら幸いです。
お忙しい中恐れ入ります。ご検討の程、よろしくお願いいたします。
新規営業メール
件名：BIツールのご紹介【株式会社△△ ■■（送り主の氏名）】
本文
株式会社〇〇
ご担当者 様
初めてご連絡いたします。
BIツールの××を販売しております
株式会社△△ （所属部署名）部（所属課名）課の■■と申します。
この度、貴社の事業「〇〇」において
弊社の製品がお役に立てるのではないかと思い、
ご連絡を差し上げました。
弊社は、業務効率化により人件費の削減を実現できる
BIツールを提供しております。
是非、貴社へお伺いし、弊社製品の魅力や特徴、活用方法などをご紹介できないかと考えております。
弊社の事業内容や設立年月日などの概要につきまして、資料を添付させていただきます。
ご興味がございましたら、お返事いただけますと幸いです。
顧客への営業メール
件名：弊社新サービス「××」のご案内【株式会社△△ ■■（送り主の氏名）】
本文
株式会社〇〇
▲▲ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の■■です。
この度、新サービス「××」の提供を開始いたしましたので、
▲▲様のお役に立てないかと思いご連絡を差し上げた次第です。
貴社の〇〇事業において業務効率化とコスト削減を実現できると考えております。
無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひお気軽にご利用いただき
ご不明点や疑問点などございましたら、ぜひご連絡ください。
本格導入いただける際は、ご案内をさせていただきます。
お申し込みは、以下のURLからお願いいたします。
URL
また、PDFにてサービスの特徴や活用方法などを掲載した資料をお送りいたします。
ご不明点は、下記までお気軽にお問い合わせください。
メールアドレス
電話番号
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
リマインドメール
件名：〇月〇日のお打ち合わせの件について【株式会社株式会社△△ ■■（送り主の氏名）】
本文
株式会社〇〇
▲▲ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の■■です。
先日、お約束させていただきましたお打ち合わせにつきまして
日時が近づいて参りましたので、改めてご案内申し上げます。
日時：〇月〇日
場所：株式会社〇〇様 会議室C
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
営業メールは、読みやすい文章や正しい日本語をベースとしたうえで、気遣いの一言や素早い返信などを心がけることが大切です。相手がメールを読むのをストレスに感じないように作成することで、開封率や購入率、問い合わせ率などの増加が期待できます。今回紹介した内容を参考に、営業メールを作成しましょう。
