会社の理念や考え、情報などを発信できる社内報について、自社でも発行する必要があるのかと悩んでいる企業も多いでしょう。作成方法がわからず、企画段階で止まっている方もいるかもしれません。
本記事では、社内報を作成するメリットや作り方、より多くの従業員に読んでもらうためのコツを解説します。社内報を作成してスピーディーかつ正確に情報を共有しながら、社員の帰属意識やモチベーションをアップさせましょう。
社内報とは
社内報とは会社の理念や考え、社員情報などを発信する広報メディアを指します。従来の社内報は、雑誌のような紙媒体冊子で作成されている傾向にありました。しかし近年では、社内報アプリを活用してWeb上で発行する企業も増えています。
社内報を作成する目的は、主に以下の4つです。
- 経営理念やビジョンを会社全体で共有する
- 会社の業績や経営状況といった、知っておくべき情報を提供する
- 表彰を行い、社員のモチベーションをアップさせる
- 社員の帰属意識を向上させる
社内報に掲載する内容
社内報には、以下の内容を記載することが一般的です。
- 会社の経営方針
- 部署ごとの活動報告や実績紹介
- 自社の新しい商品やサービスの紹介
- 決算報告や表彰、行事、セミナー開催情報といった全社員に伝達すべき内容
- 会社周辺のおすすめランチや、社員が最近経験したおもしろ話といった息抜きコンテンツ
会社の経営方針や部署ごとの活動報告だけだと、社員は目を通してくれません。しかし、息抜きになるコンテンツだけを記載しても、社内報の目的である自社の現状把握や、経営理念の浸透は達成できません。
そのため「会社の経営方針など内容：息抜きのコンテンツ＝ 8：2」程度の比率で作成することがおすすめです。
社内報を作成するべき会社の特徴
社内報の作成には時間がかかるため、貴重な時間を割いてでも作成する必要があるのかと悩んでいる企業も多いでしょう。社内報は、以下の特徴を持つ企業が作成すべきと考えられています。
- 社員数が多く、情報伝達のスピードに課題がある
- 社内報の作成業務自体が会社や社員の成長につながる（デザイン会社など）
上記に当てはまる企業は、社内報作成を視野に入れましょう。しかし、従業員数が少ない企業は社内報のメリットを十分に享受できない可能性があります。そのため、社内報を作成すべきか議論する必要があるでしょう。
社内報を作成するメリット
社内報には、採用ブランディングや社員育成の観点でさまざまなメリットがあります。ここでは社内報のメリットについて「社内の状況共有」と「モチベーションアップ」の観点で解説します。
社内の状況を共有できる
社内報を作成することで、一度にすべての部署や社員に共通の情報を届けることができます。特に社員数が大規模な会社では、情報の伝え漏れや伝達の齟齬、遅れが生じる可能性があります。新サービスの紹介や会社の業績などの社内状況は、情報の伝達スピードも重視されるため、遅延はできるだけ回避する必要があります。社内報を作成すれば、社内の状況や情報をスピーディーに伝達できるでしょう。
従業員の帰属意識が向上する
社内報を作成することで、従業員の仲間意識や帰属意識の向上が期待できます。毎日業務をこなしているだけでは、同僚や上司の考えやプライベートの一面に触れる機会も少ないでしょう。社内報に社員情報（趣味や将来のビジョンなど）が掲載されていれば、同僚や上司の新たな一面を発見できます。そのため社員間や上司との結びつきを強める効果が期待できます。
特にリモートワークを実施している企業では、コミュニケーションの滞りが考えられます。社内報に社員情報が掲載されていれば、新たなコミュニケーションのきっかけになるかもしれません。
社内報の作り方を6つのステップで解説
ここでは、社内報の作り方を6つのステップに分けて解説します。社内報の作成を代行するサービスもありますが、費用がかかるため自社で作成することが望ましいでしょう。
社内報を作成する目的を明確にする
社内報を作成する目的が明確になれば、読者やコンテンツ、発行タイミングなどが定まります。目的というとやや難しく感じるものの、社内報を取り入れる理由と同義であるためそこまで難しく考える必要はありません。
社内報を作成する目的を明確にするのが難しい場合は、以下3つの中で適したものを選びましょう。
- 社員のモチベーションをアップさせたい
- 社内の状況をスピーディーに周知したい
- 社員同士のコミュニケーションを活発化させたい
自社に合った媒体を選ぶ
社内報を作成する目的が明確になったら、社内報を展開する媒体を選びましょう。社内報には紙媒体とWeb媒体の2種類があり、それぞれメリット・デメリットがあります。以下を参考に、自社にどちらが向いているのか検討しましょう。
紙媒体
メリット
・Webページにアクセスしなくても閲覧できる
・一覧性に優れており、知りたい情報をすぐに見られる
デメリット
・発行部数やページ数が増えると印刷代が負担になる
・処分する際は個人情報保護のために断裁する必要がある
Web媒体
メリット
・動画を挿入できる
・後から修正・更新できる
・家族や就活生にも簡単に共有できる
デメリット
・社内報アプリなどを利用した場合は、その分コストがかかる
・閲覧の際、ログインの手間がかかる
社内報を企画する
社内報の媒体が決まった後は、作成する目的に応じて企画を立案します。
目的別の企画例（コンテンツ案）は以下の通りです。
- 社員のモチベーションアップさせたい：
表彰・社員インタビュー・実際に社員が行っている仕事効率化ノウハウなど - 社内の状況をスピーディーに周知したい：
新サービス・商品の紹介、会社の業績など - 社員同士のコミュニケーションを活発化させたい：
社内イベント紹介・社員紹介・座談会の案内・オフィス近くのおすすめランチなど
社内報を実際に作成する
社内報の企画が定まった後は、取材や執筆を通してコンテンツを作成していきます。文章量やイラストの使用など、読者目線でコンテンツを作成することで、より多くの社員に読まれる社内報を作成できるでしょう。
社内報を周知・配布する
社内報が完成した後は、社内に周知することを忘れてはいけません。紙媒体の場合は、現物を配布しましょう。Web媒体の場合は社内掲示板やメール、朝礼などで公開されていることを周知しましょう。
効果測定しながら内容を改善する
社内報はコンテンツを作成して、配布・公開して終わりではありません。効果測定しながら内容を改善し、より多くの社員に読んでもらえる社内報に近づける必要があります。Webの社内報サービスには、効果測定機能が搭載されているものがあるため活用しましょう。
ただし、紙媒体の場合は詳細までの効果測定は難しいでしょう。紙媒体の場合は従業員を対象にした社内報に関するアンケートを実施して、よりよい社内報に近づけましょう。
社内報をより多くの従業員に読んでもらうには？
多くのリソースを割いて社内報を作成したとしても、閲覧率が低ければ意味がありません。そこで本章では、社内報をより多くの従業員に読んでもらうためのコツを紹介します。
写真やイラストを活用して読みやすくする
文字ばかりの社内報だと、積極的に読もうとする意識が芽生えにくいかもしれません。写真やイラストを活用して視覚的に情報を伝えながら、読む意欲を掻き立てる社内報を作成しましょう。
仕事に役立つ情報を多く盛り込む
社内報に会社の業績や社員インタビューだけでなく、仕事で役に立つ情報を盛り込むことでより多くの従業員が読んでくれるでしょう。
多くの従業員にとって実際に役に立つ情報の例は、以下の通りです。
- 実際に社員が実践している仕事効率化ノウハウ
- 自社で使えるお得な福利厚生
- 業界動向や最新のニュース
まとめ
社内報には、社内の状況をスピーディーかつ正確に共有できるほか、社員の帰属意識向上などさまざまなメリットがあります。特に社員数が多く、情報伝達のスピードや正確性に課題を抱えている企業は社内報の発行を前向きに検討しましょう。
社内報は、作成しても誰も読んでくれないというイメージが付きがちです。しかし、読者視点に立つことで多くの従業員が目を通してくれる社内報を作成できるでしょう。イラストや実際に役に立つ写真を盛り込みながら、従業員のニーズに応えられる社内報を作成することが大切です。「どんな情報を記載すれば読んでくれるか」を考え、企業・従業員双方にとってメリットのある社内報を作成してください。
