転職活動が実を結び、晴れて志望した企業から内定を受けたあとは、さまざまな手続きを進めなければなりません。手続きをせずに放置すると、入社後の手続きが滞ってしまうなど、トラブルにつながります。
本記事では転職時に必要な手続きに合わせて、現職を退職する際の手続き、各手続きをスムーズに進めるポイントをご紹介します。社会人として押さえておくべき知識であるため、漏れなく進められるよう本記事を活用してください。
転職までの基本的な手続き一覧
退職を決めた後は、現職の企業において退職に必要な手続きを進めましょう。ここでは必要な手続きを順に解説します。漏れなく進められるよう、手帳やスマートフォンのカレンダーなどにメモしておきましょう。
退職の意思表示
転職活動によって内定を獲得した後は、直属の上司に退職する旨を伝えましょう。一般的には退職希望日より3週間～1ヵ月前に申し出ることが多いものの、企業によっては退職について細かく定めているケースもあるため、就業規則を確認して進めてください。
なお日本の法令では、2週間前までに退職の申し出を行う必要があると定めています。しかし、円満退社を臨む場合は、3週間～1ヵ月前と余裕を持って申告するか、就業規則に沿って申し出るよう努めましょう。
転職先が決まり、慌ただしい日々が続きますが、スケジュールに余裕がないといった理由でトラブルを招かないよう、社会人らしい行動を意識しましょう。
退職願の提出
上司との話し合いによって退職日が決まったら、次は退職願を作成し、直属の上司へ提出します。上司が休みの場合は日を改め、手渡しできる日に提出してください。
業務の引き継ぎ
退職願が受理されたら、業務の引き継ぎを行います。引き継ぎは最終出社日から逆算し、後任者となる社員の予定や状況を見ながらスケジュールを組むと、トラブルが起きても落ち着いて対処できます。
なお、後任者用に顧客やクライアントの特徴を記載した資料を作成して渡すと、退職後でも関係をスムーズに築けます。
職場での挨拶回り
引き継ぎが終わったら、所属する職場での挨拶回りをします。お世話になった先輩や上司をはじめ、後任者となる社員や後輩へ丁寧に挨拶しましょう。丁寧な挨拶によって、円満退社につながるほか、転職先で困ったことがあったときに相談できるなど、円滑な関係性を築ける場合があります。これまで信頼していた先輩であれば、「退職しても頼りにさせてください」といった気持ちを添えると、よりよい関係を築けるでしょう。
退職日当日の手続き
退職日当日は現職最終日です。漏れがあると手続きが滞り、転職先の入社手続きが進まない場合があります。退職日当日はこれから紹介する手続きに合わせて「退職までの基本的な手続き」もチェックしながら、すべての手続きを済ませましょう。
社内外への挨拶・備品手続き
退職日当日を迎えたら、社内外への挨拶を済ませます。「立つ鳥跡を濁さず」の気持ちで、お世話になった諸先輩などの社員や顧客、クライアントにそれぞれ挨拶しましょう。なお、顧客やクライアントに丁寧な挨拶と合わせて後任者の紹介を兼ねると、退社後の双方の関係を円滑に築きやすくなります。状況によっては、退職が決まった時点で事前に済ませても良いでしょう。
挨拶を済ませたら、これまで使用していた備品を返却しましょう。備品については、会社から貸与された物すべてが対象です。ボールペンやメモ帳、消しゴムにマウスパッドなどどれだけ細かな物であっても、会社から貸与された物はすべて返却してください。
契約書類等の受け渡し
最後に契約書類などの受け渡しを済ませましょう。各書類の受け渡しが滞ると、転職先での入社手続きがスムーズに進みません。なお、退職日当日に必要な書類は以下のとおりです。
| 返却する書類 | 受け取る書類 |
| 健康保険被保険者証身分証明書、または入館証名刺 | 雇用保険被保険者証年金手帳離職票源泉徴収票退職証明書 |
転職手続きに必要な書類
ここでは、転職時の手続きに必要な書類をご紹介します。必要書類を提出し忘れると入社後の手続きが滞ってしまいます。入社日から諸先輩方に迷惑をかけないためにも、各項目をしっかりチェックしましょう。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入中であることを証明する書類です。退職日当日、またはその前後に返却されるケースが多いため、必ず受け取りましょう。なお、万が一紛失したときは、最寄りの職業安定所ですみやかに再発行手続きをしてください。
源泉徴収票
源泉徴収票は、年末調整に必要な書類です。退職した月が9～10月までである場合は、転職先に源泉徴収票を提出し、年末調整を行ってもらいます。なお、退職時期によっては年末調整に間に合わないケースがあるため、できるだけ早いうちに手続きのタイミングについて確認しましょう。
年金手帳
年金手帳とは、20歳以上の公的年金制度に加入した人に交付される手帳のことです。2022年4月1日より成人年齢が20歳から18歳に引き下げられました。18～19歳で転職した場合は国民年金第2号被保険者として加入しているので、確認しましょう。なお、年金手帳は会社にあずけるケースと返却後に自宅で保管するケースの2種類があります。会社からの返却がない場合は自宅を探し、見つからない場合は早い内に再発行の手続きをしましょう。
健康保険扶養者異動届
健康保険扶養者異動届は、扶養する家族がいる方に発行される書類です。転職先の企業から異動届を渡されたときは、必要事項を記入のうえ提出してください。
扶養控除等申告書
扶養する家族がいない場合でも提出する可能性のあるものが、扶養控除等申告書です。税金、各種社会保険の計算に必要な書類なので、署名・捺印を済ませてから提出しましょう。
その他必要書類
その他、転職先の企業ではあらゆる手続きが必要になります。企業によっては手続き方法や記入方法が異なるときもありますから、それぞれ確認してください。
| 給与振込用口座の登録 | 給与振込口座を登録するときは、交通費振込口座を別とする場合や会社指定の銀行で口座を作る場合などがあるため、確認のうえ登録申請を進めましょう。 |
| 卒業証明書(写し) | 転職先の企業によっては卒業証明書の提出を求められる場合があります。一人暮らしをする方であれば実家にあるケースが多いですから早めに探しておきましょう。 |
| 身元保証書 | 身元保証書を提出するケースもあります。家族の署名・捺印が必要になるので、誰に記入してもらうかを相談しながら進めましょう。 |
| 健康診断書 | 前の職場で健康診断を済ませた場合は、診断結果を提出する場合もあります。転職先の企業から提出を求められたときのために、あらかじめ探しておくと良いでしょう。 |
| 入社誓約書(入社承諾書) | 入社当日に手渡されるケースと、内定日に送付されるケースがあります。書類を受け取ったあとはなくさないよう大切に保管しておきましょう。 |
| 免許証や合格証書 | 業務内容によっては提出を求められるときがあります。各証明書はすぐに提出できるようあらかじめひとまとめにしておくと良いでしょう。 |
退職後すぐに転職しない場合の手続き
転職先がまだ決まっていない場合は、保険や税金の手続きが必要です。いつまでに手続きを済ませておくべきかなど注意点も踏まえながらご紹介します。
各種保険の手続き
各種保険の手続きは下表を参考にしましょう。
| 健康保険の手続き | 転職先が決まっていない場合は以下3つの選択肢の中から健康保険の手続きを進めてください。国民健康保険に加入する健康保険の任意継続被保険者になる家族の扶養に入る 国民健康保険に加入する場合は、退職日翌日から14日以内に最寄りの市区役所担当窓口にて加入手続きを進めましょう。 任意継続被保険者になる場合は、退職日以前に継続して2ヵ月以上の被保険者期間があること退職日の翌日から20日以内に手続きすることの2つの条件を満たしたうえで手続きしましょう。 家族の扶養に入るときは、退職がわかる資格喪失連絡票や収入のわかる証明書が必要です。審査条件などを確認のうえ、家族が加入する健康保険担当者に相談しましょう。 |
| 失業保険の手続き | 転職先が決まっていないときは、住所のある地域の職業安定所で失業保険給付の手続きをしましょう。受給期間の計算では職業安定所を訪ねた日が起算日となるため、受給予定の方は早めに手続きを済ませましょう。 |
各種税金の手続き
各種税金の手続きは以下のとおりです。
| 国民年金の手続き | 転職先が決まっていないときは国民年金の加入手続きを行う必要があります。 退職日から14日以内に年金事務所窓口にて手続きを進めましょう。加入手続きを失念しても、年金機構から未加入についての通知が送られます。各書類に目を通したら、必要事項にそれぞれ記入のうえ手続きを済ませてください。 |
| 住民税の手続き | 退職後は6月に届く住民税の納付を済ませましょう。納付書に従って支払回数を選択したら、各金融機関またはコンビニエンスストアで納付しましょう。 |
転職までの手続きをスムーズに終えるには？
転職にはいくつもの手続きがあるため、適切に進められるか不安を抱える方もいるでしょう。手続きをスムーズに終えるのなら、これから紹介する以下の3つのポイントを参考にしてください。
- 必要データのバックアップをとっておく
- 書類は抜け漏れなく返却する
- 書類の最終確認を怠らない
必要データのバックアップをとっておく
仕事で貸与されたパソコンがある場合は、必要データのバックアップをとることをおすすめします。企業にとって重要なデータを誤って削除すると、のちのち大きなトラブルにつながる可能性があるためです。個人的な情報が残っている場合は、すべてUSBなどに保存したうえで削除しましょう。
書類は抜け漏れなく返却する
退職時は必要書類の返却も行います。企業にとって重要な書類を誤って持ち帰ると、後日持参するなど二度手間になるほか、企業にも迷惑をかけてしまいます。書類はすべて返却したか念入りに確認してください。
書類の最終確認を怠らない
転職時には企業から受け取るべき書類のほか、退職者が記入したうえで渡す書類があります。それぞれをすべて受け取り、受け渡しているかを最終確認しましょう。本記事を参考にしながら最終チェックリストを作成しておくとチェックがスムーズに進められるでしょう。
まとめ
今回は転職時に必要な各種手続きについてご紹介しました。会社から受け取るべき書類や転職先で提出する書類など複数あるため、本記事でご紹介した流れと各書類を最終チェックリストにまとめておき、転職の手続きを滞りなく進める際の参考にしてください。
