企業から内定をもらい、入社することを意思表示する書類を内定承諾書といいます。内定承諾書を送り忘れてしまうと、希望する企業に入社できなくなってしまいます。
今回は、内定承諾書の基本情報や送られる理由について解説します。内定承諾書が届いた場合にすべきことや、辞退に関するマナーも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
内定承諾書とは
内定承諾書とは、入社の意思を確認するために企業から送られてくる書類のことです。主に、以下の意思を示すための書類として活用されます。
- 就職活動の終了
- 内定承諾書を送付した企業への就職
- 他社からの内定を断る
内定承諾書を送ることで対象者の入社意思を確認できるため、企業は入社の受け入れ準備や採用活動の終了などを進められます。一方、内定者にとっても、本当にその企業に入社すべきか再確認するきっかけになるでしょう。
また、内定承諾書の送付をもって入社の最終決定を下す企業もあります。内定承諾書は企業・内定者双方にとって、今後の動きを決定づける重要な書類といえるでしょう。
内定通知書・内定誓約書との違い
内定承諾書と似た書類に、内定通知書・内定誓約書があります。内定承諾書が内定されたことを知ったうえで承諾するものであるのに対し、内定通知書・内定誓約書とは以下の違いがあります。
- 内定通知書→内定したことを企業から内定者に伝えるための書類
- 内定誓約書→内定の出た企業に入社することを示す書類であるため本質的な違いはない
内定承諾書の概要を理解するうえでは、混同しやすい内定通知書・内定誓約書との違いも把握しておかなければなりません。
企業が内定承諾書を送る目的
企業は、以下の目的をもって内定承諾書を送ります。
入社意思の再確認
面接の段階で第一志望の企業でも、別の企業に対して入社意思が芽生える可能性もあります。内定が決まった後に、別の企業に入社することが理由で辞退する場合もあるでしょう。
企業にとって、内定が決まったにもかかわらず辞退されることは、準備にかかった時間やコストを無駄にすることになります。そのため、内定通知書を送ったのちに内定承諾書を送り、再度入社意思を確認します。応募者にとっても、内定をもらった企業に入社するかどうか改めて考える機会になるでしょう。
内定辞退の防止
内定承諾書を送ることで、内定者には「入社しなければならない」という意識が少なからず芽生えます。内定承諾書がないと、時間の経過とともに入社の意思が薄まっていく可能性もあるでしょう。最終的に入社直前のタイミングで辞退されることもあり得ます。
先ほども触れたように、内定が決まった段階で企業は対象者の入社準備を進めます。入社準備にかかる時間やコストを無駄にしないため、内定承諾書を送る企業も多いでしょう。内定承諾書は、直前での内定辞退を防ぎ、企業にとってのリスクを回避するための書類です。
無用なトラブルの抑制
内定承諾書には、やむを得ない事情で企業が内定を取り消してもトラブルにならないように、以下に関する項目が記載されています。
- 健康上の問題
- 書類の虚偽
- 犯罪行為
- 自社の従業員として不適切な事由
- 勤務に支障のある事象
内定者が上記に該当する問題を抱えていた場合、企業は内定を取り消すことが可能です。また上記を理由に内定を取り消された場合でも、内定者は不服を申し立てることはできません。内定承諾書があれば、企業・内定者双方にとっての無用なトラブルを回避することができます。
内定承諾書が届いた場合に内定者が行うこと
内定承諾書が企業から届いた場合、内定者は内定承諾書の内容に相違がないか確認し、返信を行う必要があります。
内定承諾書には、契約期間や給与、休暇や退職に関する労働条件が記載されています。記載されている労働条件などに誤りがないか確認したうえで、所定の位置に署名・押印してください。
また内定承諾書には、書類の虚偽や何らかの事情で働けなくなった場合などに、内定を取り消す旨が記載されています。内定取り消しに関する内容も、事前に確認したうえで署名と押印をしましょう。
内定承諾書の提出後でも辞退できる？
原則、内定承諾書の提出後でも辞退は可能です。ただし、内定承諾書に記載されている入社日の14日前までに内定を辞退すると伝えなければなりません。できるだけ早めに内定辞退の意思を伝えなければ、手続きを進める関係上企業に迷惑をかけることになります。場合によっては損害賠償を請求される恐れもあります。トラブルを避けるためにも、内定承諾書は慎重に送らなければならないものだと認識してください。
内定承諾書に法的拘束力はあるのか
内定承諾書はあくまで入社意思を確認する書類であるため、法的拘束力はありません。ただし、内定承諾書の提出がなされた時点で、労働契約が成立とみなされ、その時点での辞退は「契約違反」となります。現実に生じた損害についての賠償請求をされることは可能になりますので、安易に内定承諾書を送ることは避けましょう。前述したトラブルにつながる可能性もあるため、慎重に作成し、送付してください。
内定承諾書の提出後に辞退する場合のマナー
最後に、内定承諾書を提出した後にやむを得ず辞退する場合のマナーを紹介します。トラブルを避けるためにも、必ず押さえておきましょう。
すぐに連絡する
内定承諾書の提出後に辞退する場合は、辞退の旨を早急に伝えましょう。企業は内定承諾書が送られてきた時点で、内定者が入社する準備を進めます。企業側に迷惑をかけないように、内定を辞退する際はすぐに連絡してください。
辞退の理由を簡潔に伝える
なぜ内定を辞退するのか、明確な理由を簡潔に伝えましょう。安易な理由での辞退では、認められない場合もあります。悪質だと判断され、損害賠償を請求されることもあるかもしれません。トラブルを回避する意味でも、なぜ辞退するかは明確かつ簡潔に伝える必要があります。
伝言で済ませないようにする
内定辞退は、必ず本人から連絡するようにしましょう。内定辞退に限らず、自身に関することを伝言で済ませることはビジネスマナーとして御法度です。企業に対する誠意を示すためにも、必ず自分の口から伝えましょう。また、できるだけメールではなく口頭で伝えることが大切です。
まとめ
内定承諾書は、内定者の入社意思を企業が確認するための書類です。内定辞退の防止やトラブルの抑制など、さまざまな理由で活用されます。内定承諾書が送られてきたら、内容をしっかり確認して返送しましょう。書き方のポイントも押さえたうえで、提出期限より少し前に届くように返送してください。無用なトラブルを避けるためにも、今回紹介した内定承諾書の内容をしっかり把握しておきましょう。
