「進捗管理」はプロジェクトの完遂を担う重要な役割があります。スケジュール通りにプロジェクトを達成させるための人材として重宝されますが、進捗管理として仕事をするうえで何を意識すべきかまで把握している人は少ないでしょう。
今回は、進捗管理の概要や成功につながるポイントを紹介します。進捗管理を失敗する要因・対策も紹介しているので、進捗管理担当者を目指すうえでの参考にしてください。
そもそも進捗管理とは
進捗管理とはプロジェクトを円滑に進めるために計画と実績を比較し、進捗状況を管理する仕事です。ただ進捗を管理するだけでなく、プロジェクトの課題を把握し、対策を考案・実行することも重要な役割です。
進捗管理はなぜ必要とされるのか
現場よりも一歩引いた目線からプロジェクトの全体像を把握するために、進捗管理担当者が必要とされます。プロジェクト進行における業務の抜け・漏れを防止する目的でも、進捗管理が重要視されます。また、納期の遅延防止も、進捗管理が必要とされる理由です。
進捗管理の方法
進捗管理の方法には、以下が挙げられます。
計画立案・作業工程作成
作業ボリュームに基づいた工数の割り出し、メンバーのスキルをしっかり把握したうえで実施
現状把握
プロジェクト全体・各メンバーの現状を把握したうえで進捗状況を可視化
情報共有の徹底
メンバー間で各自の進捗状況や進行上の問題点などを共有してミスを防止
管理ツール活用
SlackやAsanaなど、プロジェクト進捗を可視化して全体で把握できるツールを活用
進捗管理の担当者になる方法
ここでは、進捗管理の担当者になるうえで知っておきたい知識を、仕事内容・適性・エージェントの活用といった視点から紹介します。
仕事内容を理解しておく
進捗管理の担当者になるうえでは、基本的な仕事内容をまず把握しておくことが必須です。プロジェクトに関わる人材が抱える作業の進捗状況を確認するのが進捗管理担当者の主な仕事です。進捗を把握したうえで、スケジュール通りに進んでいるか、タイミングはずれていないか確認します。プロジェクトに関わる人材は、進捗管理担当者がプロジェクトの全容と現状をすべて把握している前提で接してきます。全員の進捗をしっかり把握できるよう、進捗管理担当者としての自覚をもって取り組むことが大切です。
適性を把握しておく
プロジェクト全体の進捗具合を把握する必要があるため、進捗管理担当者には「幅広い視野」が必要です。また、連絡に対するレスポンスの早さや、話しかけやすさも進捗管理担当者に求められます。周囲に対して、細かく気配りすることが苦にならない人も、進捗管理担当者に向いているといえるでしょう。
転職エージェントを活用する
進捗管理担当者は限られた人材しか就けないポジションであるため、求人情報なども少ない傾向にあります。特定の企業にこだわらず、まずは進捗管理担当として活動することを視野に入れているのであれば、転職エージェントを活用するのがおすすめです。転職エージェントであれば、転職市場の状況と求職者のニーズを照らし合わせたうえで最適な求人を紹介してくれます。自分だけで求人を探すよりも早くかつ確実に、自分に合った求人を見つけられるでしょう。
進捗管理を成功させるポイント
進捗管理を成功させるためには、以下のポイントを重視することが大切です。
- タスクの細分化
- 定期的な報告
- 責任者の抜擢
- 図式を用いての可視化
- コミュニケーションが円滑になる環境構築
- 計画と現状の比較
- ツールの活用
タスクの細分化
プロジェクトのゴールや全体像だけでなく、工程ごとのタスクを細分化することで、抜け・漏れが発生しにくくなります。細分化したタスクに優先順位をつけ、タスクごとに担当者を割り振ることも大切です。タスクによってはそれぞれ紐付けが必要であったり、分担したほうが効率的に行えるものもあるため、工程ごとの内容を理解したうえで人材を割り振りましょう。
定期的な報告
特に複数人で取り組むプロジェクトの場合は、定期的に進捗状況を把握する必要があります。他のメンバーが行っている作業内容と、それぞれの進捗状況を把握しておくことで、遅れや抜け・漏れを防止できます。
責任者の抜擢
進捗管理を円滑に行うためには、まずプロジェクト全体を管理する責任者の抜粋から実施してください。責任者のいない状態では、プロジェクトメンバーごとの進捗状況を把握できません。タスクごとのつながりを持たせるためにも、責任者の抜擢は必ず実施すべきです。
図式を用いての可視化
図式を用いてプロジェクト全体を可視化することで、作業時間・工数・リソースなどを把握しやすくなります。特に、タスクが複雑化する場合は、図式を積極的に活用しないとメンバー間の認識がずれやすくなるため注意してください。
コミュニケーションが円滑になる環境構築
複数人でひとつのプロジェクトを完遂するためには、メンバー間の良好な人間関係やコミュニケーションの取りやすい環境を構築することが大切です。コミュニケーションが円滑に取れない環境では、ミスの発生や不明点の解消不足といった面でデメリットが生じます。メンバー間で進捗状況を把握するためにも、コミュニケーションの取りやすい環境構築は必要不可欠です。
計画と現状の比較
プロジェクト立案時の計画と、実際の状態を比較し、現状の課題を明確にすることが大切です。デイリーもしくはウィークリーで、可能な限り多く比較する機会を設けてください。プロジェクト進行は計画通りにいかないことも多いため、原因を把握するうえでも必ず実施しましょう。
ツールの活用
SlackやAsana、ChatWorkなど、メンバー間でやりとりできるツールを積極的に取り入れてください。プロジェクトごとにグループ化してやりとりできるため、複数のプロジェクトを抱える場合でも有効です。
進捗管理が失敗する要因と対策
進捗管理は成功につながるポイントだけでなく、失敗の要因・対策を知っておくことも大切です。
失敗の要因
プロジェクトの進行管理が失敗する主な要因は、以下の通りです。
- 要件・計画が明確化されていない
- 顧客との連携が取れていない
- プロジェクト達成に必要な作業量を把握できていない
- 適切にスケジュール管理ができていない
- メンバー間のやりとりがスムーズになっていない
主な対策
上記に挙げた要因を回避・解決するためには、まず要件定義や計画書の作成を行います。現場に必要なものや最終的な仕様などゴールとそれにつながる要素をしっかりまとめておきましょう。また、計画に基づいた最適なリソース配分や、定期的かつ細分化したスケジュール設定を重視してください。プロジェクトの進行を円滑に進めるため、コミュニケーションを活性化させることも対策として有効です。
まとめ
今回は、進捗管理担当者になるための知識を紹介しました。進捗管理担当者を目指すうえでは、進捗管理の重要性や方法、成功につながるポイントを把握しておくことも大切です。また、進捗管理の成功をより現実的にするため、失敗の要因と対策もあわせて知っておく必要があります。プロジェクトの成功を担う進捗管理は、企業からも顧客からも求められる重要な役割です。今回紹介した内容を参考に、進捗管理担当者としてのキャリアを検討してみてはいかがでしょうか。
