社長や役員などをサポートするのが秘書の仕事です。具体的にどのような業務を行っているのか、正確に把握できていないという方も多いのではないでしょうか。この記事では、秘書の業務内容や平均年収、身につけておきたいスキルについて解説しています。秘書を目指している方はぜひ参考にしてください。
秘書とは
秘書とは、企業の社長や役員といった上司に対して業務のサポートを行う仕事です。上司に本職へ専念してもらえるように、資料作成や来客対応、スケジュール管理などの庶務業務を代わりに引き受けます。企業の他にも、議員事務所や法律事務所など、秘書の活躍の場はさまざまです。また、個人に付いて秘書業務を行う個人秘書の他に、秘書チームとして複数人をサポートするグループ秘書といった働き方も存在します。
秘書の仕事内容
秘書の仕事内容は、基本的に事務職と似ています。ただし、事務職は組織全体をサポートするのに対し、秘書は個人の業務サポートが中心になる点が特徴です。ここでは、秘書の具体的な仕事内容について解説します。
上司のスケジュール管理
上司のスケジュール管理は、秘書業務の中でも特に重要な仕事です。社内外の会議や会合、出張などのスケジュールを効率よくこなせるように、移動時間や休憩にも配慮しながら日程調整を行います。スケジュールの漏れやダブルブッキングが発生すると上司の信頼を落としてしまうため、慎重な対応が必要です。
上司宛ての電話・メール・来客への対応
上司宛ての電話やメールをチェックし、上司に報告したうえで適切な処理を行います。上司の代わりに返事をする場合は、相手に失礼のない丁寧な対応が必要です。また、上司へ来客があった場合、応接室への案内やお茶出しをします。秘書の業務でも特にビジネスマナーが求められる業務です。
資料作成・文書管理
社内文書や会議資料など、上司が業務で使う書類を代わりに作成します。また、重要な書類のファイリング・不要な書類の破棄といった文書管理も秘書の役割です。上司が必要とする時にすぐ取り出せるように、わかりやすく整理しておく必要があります。
接待・手配業務のサポート
お中元・お歳暮の選定や会食で使うお店の予約など、上司の接待業務をサポートするのも仕事内容のひとつです。取引先と円満な関係を構築できるように、相手の好みなどに気を配る必要があります。また、上司が出張する際は、チケットや宿泊先などを手配します。
秘書の平均年収は？
秘書の平均年収は、約350〜390万円前後が一般的です。また、アルバイトやパートとして働く場合、時給は1,500～2,000円が相場とされています。受付や事務職よりは収入が多いものの、日本の平均年収と比較するとやや低い点が特徴です。なお、外資系企業では平均より収入が上回る傾向にあります。
秘書のやりがい
秘書は上司をサポートするために、さまざまな業務を担当する必要があります。その分多くのやりがいを感じられる仕事です。ここでは、代表的なものを3つ紹介します。
感謝してもらえる機会が多い
秘書の仕事でもっともやりがいを感じられるのは、サポートしている上司から「ありがとう」と伝えられた時です。特に、日頃部下に対して厳しい上司から感謝の言葉をかけられると、自分の仕事が認められた達成感を味わえるでしょう。上司の役に立てていることを実感できる点は、秘書ならではの魅力です。
社内外の人と交流できる
秘書として活動していると、社内外の役員や他の経営者といったさまざまな人達と交流する機会が多くなります。普段なかなか出会えないような役職や立場の人と交流するといったような、貴重な体験をすることも少なくありません。秘書の業務を通じて幅広い立場・職種の人と交流することで、自分自身の成長にも繋がるでしょう。
高度なビジネススキルが身につく
秘書はただ決まった事務処理をこなすだけでなく、上司や取引先の状況に合わせて臨機応変に対応することが求められます。また、パソコンスキル・スケジュール管理能力・ビジネスマナーなど、幅広い能力が必要です。そのため、秘書の業務をこなしていくうちにビジネススキルが向上していきます。
秘書に必要な資格・スキル
上述の通り、秘書の仕事を行うにはさまざまなスキルが必要です。また、秘書としての能力を測る検定も実施されています。ここでは、秘書に必要な資格やスキルについて詳しく解説します。
パソコンスキル
秘書の業務は、基本的にパソコンを使用します。パソコンの基本操作やWord・Excel・PowerPointなどのOfficeソフトの基礎スキルは最低限必要不可欠です。そのうえで、関数やグラフの作成、レイアウトの活用などができるとよいでしょう。また、メールソフトの操作にも対応できる必要があります。
コミュニケーションスキル
秘書は事務作業だけでなく、さまざまな人と連絡や交渉を行う機会も多い仕事です。そのため、取引先などと円滑な関係を構築できるコミュニケーションスキルが求められます。上司の代理として交流することもあるため、失礼のない対応が必要です。
タスク・スケジュール管理能力
突発的な業務に対応できるように、秘書にはタスク管理能力が求められます。さまざまな業務に対し、優先順位をつけて的確に処理していかなければなりません。また、上司に急な予定が入り、スケジュールの調整が必要になることもあります。上司がすべての予定をスムーズにこなせるような管理能力が重要です。
秘書検定
秘書検定は、秘書に限らず社会人に欠かせないビジネスマナーや基礎スキルを問う試験です。試験は年に3回行われる3級・2級と、年2回行われる準1級・1級に分かれています。準1級と1級は難易度が高く、筆記試験だけでなく面接試験も設けられています。秘書検定の上位級を取得していれば、秘書として必要な能力が備わっているという証明になるでしょう。
CBS（国際秘書）検定
外資系企業や海外との取引が多い企業への就職には、CBS（国際秘書）検定の取得も有効です。CBS検定はグローバルに活躍できる秘書の育成を目的とした試験で、日本と英語の両方が用いられます。試験は年に2回行われるプライマリー階級と年1回行われるファイナル階級に分かれており、プライバリー階級を先に取得しなければなりません。ビジネスマナーや実務能力だけでなく、ビジネス英語のスキルが問われます。
秘書になるためには？
秘書には基本的なビジネススキルが求められるため、ある程度の社会人経験が必要です。そのため、新卒で採用されるケースは多くありません。未経験から転職するなら、最低限のパソコンスキルを持っている必要があります。また、秘書検定やCBS検定を取得していると効果的なアピールになります。外資系企業の場合、英語関連の資格も評価されやすいでしょう。
まとめ
この記事では、秘書の仕事内容や必要なスキルについて解説しました。秘書は事務職のような定型業務だけなく、さまざまな業務に対して優先順位をつけながら的確に対応していくことが求められます。秘書に転職したい場合は、事務処理能力やビジネスマナーを身につけながら、資格取得を目指してみるとよいでしょう。
