名刺交換における受け渡しの手順は、社会人としての基本的なビジネスマナーです。しかし、初歩的なものだからこそ、年数が経つにつれていい加減になっていたり、忘れているマナーがあるかもしれません。転職先で働きはじめてから名刺交換で失敗してしまうと、低評価につながりかねません。今回は、名刺交換の基本的な手順やマナー、ありがちな失敗例について詳しく解説します。
名刺の役割とは
初対面の仕事相手と会った時に、必ずといっていいほど行うのが名刺交換です。名刺には、会社名・部署名・役職・氏名・連絡先などの情報が記載されています。自己紹介を兼ねて交換されるため、名刺を雑に扱うと相手のことも雑に扱っていると捉えられてしまいます。そのため、名刺の扱いには気を配らなければなりません。
名刺交換の基本的な手順
ここでは、名刺交換の手順を4つに分けて紹介します。実際に交換するときの動きを思い出しながら確認してみましょう。
名刺を準備する
スムーズな名刺交換のためには、事前準備にも気を回しておかなければいけません。いざ挨拶するときに鞄の中にある名刺入れを探しているようでは、相手に対して良い印象を与えられません。上着の内ポケットなど、すぐ取り出せる場所に名刺入れを入れておくことを心がけましょう。
名刺を渡す
名刺を渡すときは相手より先に、相手に正面を向けて名刺を差し出します。このとき、名刺は名刺入れの上に乗せ、両手で渡しましょう。そのタイミングで、社名や所属部署、氏名を名乗ります。また、相手よりも低い位置で名刺を差し出して、謙虚さを表すようにしましょう。
名刺を受け取る
名刺を受け取る際は、両手で丁寧に扱いましょう。ただし、お互いが同時に名刺を差し出すことも少なくありません。そのときは、お互いに右手で自分の名刺を差し出し、左手で受け取るのがマナーです。片手で受け取った名刺はすぐに両手で持ち、胸より上の高さでキープします。名刺を受け取るタイミングで「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」と付け加えましょう。
机の上に名刺を置く
受け取った名刺は、すぐ名刺入れにしまってはいけません。立って会話している間は名刺入れに重ねて持ちます。応接室のようにテーブルがある部屋で座る場合は、名刺入れに重ねたままテーブルの上に置きましょう。
注意すべき名刺交換のマナー
ここでは、名刺交換のマナーについて解説します。
立った状態で名刺を交換する
名刺交換は、必ず立って行うのがマナーです。打ち合わせや会議などで座っているときに名刺を交換する流れになっても、必ず席を立ってから交換しましょう。また、自分が名刺交換を終えてもすぐに座らず、その場にいる全員が名刺交換を終えるまで立ったまま待つことも忘れてはいけません。
テーブル越しには行わない
机を挟んで向かい合う形式の部屋で名刺交換をするときは、テーブル越しに名刺を差し出してはいけません。手間がかかるとしても、一旦机の横に移動してから名刺交換をしましょう。極端に狭い部屋の場合などはテーブル越しで交換することもありますが「机の上から申し訳ありません」などと一言添えるようにしましょう。
商談が終わるまで名刺をしまわない
相手から受け取った名刺はすぐにしまわず、名刺入れに乗せて机の上に置いておきましょう。複数人から名刺を受け取っている場合は、机の上の名刺を席順に並べることで相手の名前を覚えやすくなります。そのときは、最も役職が上の人の名刺を名刺入れに乗せましょう。名刺をしまうのは、商談や打ち合わせが終了するタイミングです。相手が名刺をしまう動きに合わせて、自分もしまいましょう。
名刺交換を行う順番
名刺交換は、交換する順番にもマナーがあります。一対一の場合や複数名同士で交換する場合など、さまざまなパターンにも対応できるようにしておきましょう。
目下の人から目上の人へ渡す
名刺交換するときは、目下の人から目上の人へ先に名刺を差し出すのが基本です。例えば相手企業に伺った場合、目下である訪問者側から名刺を渡すようにしましょう。相手が複数名の場合は、最も役職の高い人から順番に渡すのがマナーです。
複数名での名刺交換は上司から行う
複数名で同時に名刺を交換する場合、役職が高い人から順番に名刺を交換します。相手も複数名の場合は、初めに最も役職が上の人同士で名刺交換をします。その後、目下にあたる訪問者側の部下から相手の上司へ、次に訪問者側の上司と相手の部下へと、順番に続きます。
名刺交換でやりがちな失敗例
ここでは、名刺交換でよくある失敗例を7点紹介します。名刺交換という基礎的なマナーだからこそ、軽視してしまうと印象が損なわれます。自分もやってしまいがちな失敗がないか確認してみましょう。
汚れた名刺入れを使う
名刺を渡す所作や順番にばかり気を取られがちですが、名刺入れにも配慮が必要です。あまりにも汚れているものや、傷やほつれがあるものを使っていると、仕事の面でもだらしない人だと思われてしまいます。名刺入れの見た目が悪くなっていないか、定期的にチェックしておきましょう。
財布やポケットから名刺を出す
相手に渡す名刺は、名刺入れから取り出すのがマナーです。名刺切れを防ぐために、予備の名刺を財布やポケットに入れている方も多いでしょう。しかし、相手の目の前で財布やポケットから名刺を取り出しそのまま渡す行為は、相手にとっても気持ちの良いものではありません。名刺は名刺交換の前に、必ず名刺入れに移しておきましょう。
名刺を切らす
名刺切れもれっきとしたマナー違反です。名刺を切らさないように、こまめに確認し、必要に応じて発注しましょう。「アポイントが入ったら名刺を確認する」「余裕があるうちに発注する」など、名刺切れを防ぐルールを自分で決めてしまうのもおすすめです。
名刺を忘れる
うっかり名刺を忘れるという事態もあり得るかもしれません。事前に確認するなどミスを防ぐ対策をしておく必要があります。万が一忘れてしまった場合は謝罪をしたうえで、後からお詫びの手紙を添えて名刺を郵送するのが丁寧な対応といえるでしょう。
折れた名刺や汚れた名刺を渡す
折れたり汚れたりしている名刺を渡すのは、失礼な行為にあたります。だらしない人と判断され、悪い印象を持たれてしまうかもしれません。取り出した名刺が折れていた場合は、そのまま渡さずにきれいな名刺に換えて渡しましょう。
相手企業のロゴや氏名に指を置く
相手が差し出した名刺を受け取るときに、相手の名前や会社ロゴの上に指を置くと失礼にあたります。丁寧に扱うべき名刺を軽視していると認識されかねません。名刺を持つ際は、何も印字されていない余白部分に指を置くよう意識しておきましょう。
もらった名刺を忘れてしまう
相手からいただいた名刺を忘れたまま帰ってしまうことも、失礼にあたります。自社に訪問した相手が自分の名刺を机の上に置いたまま帰ってしまうと、名刺や自分そのものを軽んじているように思われてしまいます。さらに、出先などで重要な書類やデータも置き忘れてしまうのではないかとも思われ、信頼を得られなくなる可能性もあります。帰る前に身の回りを確認して、名刺をはじめ忘れ物がないように注意しましょう。
まとめ
名刺交換は、社会人の挨拶や自己紹介の一環としてとても重要な役割を担います。名刺交換の基礎的なマナーがなっていないと、相手はもちろんのこと社内においても信用を失いかねません。転職先の職場で指摘されることの無いように、改めてマナーや注意事項を見直しておきましょう。
