今までは仕事でメールを送る機会が無かったけれど、転職したら毎日メールでやり取りするようになった方もいるかもしれません。ビジネスメールにはたくさんのマナーがあり、慣れるまでは悩んだり、苦労することも多いでしょう。今回は、ビジネスメールを作成する際の基本的なルールや注意点について詳しく解説します。
ビジネスメールの基本ルール
ビジネスメールは、多くの仕事において欠かせない連絡手段のひとつです。まずは基本的なルールを覚えて、メールを作成する際のパターンを身につけましょう。
宛先を入力する
ビジネスメールを作るときは、はじめに宛先を入力します。宛先には3種類の送り方があることをご存知でしょうか。「To」「Cc」「Bcc」それぞれの役割を覚えて、状況に応じて使い分けられるようになりましょう。
「To」は、「宛先」を意味します。通常のビジネスメールのやり取りでは「To」を使用します。「To」で送る相手には「あなた宛てに送っている」「あなたに対応してほしい」といったニュアンスが含まれます。「To」に複数の宛先を入れることも可能であり、それぞれに対応を求めるような意味合いで相手にも伝わります。
「Cc」は「複写」を表すCarbon Copyの略です。メールは「Cc」だけで送信できず、必ず「To」の入力が必要です。ビジネスシーンにおいては「Cc」の相手には対応を求めません。「To」の相手とのやり取りを「Cc」にも把握しておいて欲しい場合などに使います。
「Bcc」は、Blind Carbon Copyの略であり「見えない複写」という意味を持ちます。「To」と「Cc」に入れた相手はお互いのメールアドレスが見えています。しかし「Bcc」に入れたアドレスは他者から見えることがありません。ビジネスにおいては、例えばお客様へメールを一斉送信する場合などに「Bcc」を活用します。「Bcc」で送るべきメールを「Cc」で一斉送信してしまうと、送信した瞬間に情報漏洩という大きなミスになるため、注意が必要です。
件名は簡潔かつ伝わりやすくする
ビジネスメールの件名は、簡潔で分かりやすいものを心掛けましょう。毎日たくさんのメールが届くような相手だった場合、重要なメールでも件名で伝わらなければ確認が後回しになるかもしれません。ひと目見ただけで用件が伝わる件名を意識しておくべきです。
宛名に会社名・部署名・氏名・敬称を記載する
本文冒頭では、相手の宛名を入力します。正式な会社名・部署名・氏名・敬称を、省略せずに記載しましょう。Ccで複数の人へ送信する場合、まずはToの宛名を通常通りに記載します。その下に括弧（）で囲んでCcの宛名も書くことで、Ccを使用していることが伝わりやすくなります。
宛名に続き挨拶文を入れる
宛名を記載したら、簡単な挨拶と自分の名前を入力します。挨拶文は、相手の立場や関係性に合わせた適切な表現を選びましょう。社外の相手に対しては、氏名の前に自社名と部署名を書くことが基本です。
用件は結論を先にして短くまとめる
メインとなる用件は、思うままに書けばいいわけではありません。結論を先に述べることと、短く簡潔にまとめることはとても重要です。間延びした文章は結論にたどり着くまで時間がかかり、相手にストレスを与えてしまいます。最初に用件の結論を伝えることで、その後の話もスムーズに理解できるでしょう。
締めの挨拶文を入れる
本文の終わりは「引き続きよろしくお願い申し上げます」といった、簡単な挨拶で締めましょう。最初と最後に挨拶を入れることで、お互いに気持ちのいいやり取りを続けることができます。良好な関係を維持するためにも、挨拶文は欠かさないようにしましょう。
署名を入れる
最後に、署名を入力します。ビジネスメールにおける署名とは、自分の会社名や所属、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記したものを指します。署名があると、例えば相手が電話を掛けたいときや郵送物を送りたいときにも、情報をすぐに参照できるようになります。メールソフトで自動的に署名が入るよう設定できるので、必要に応じて設定しておくことをおすすめします。
ビジネスメールを送る際の注意点
次に、ビジネスメールを送る際に注意すべき点を5つお伝えします。メールのやり取りで信頼感を損なうことがないように、事前にしっかりと把握しておきましょう。
宛先や宛名に間違いはないか
宛先や宛名の間違いは、ビジネスメールでありがちなミスです。やり取りをしている相手の社名や名前を間違うことは失礼にあたり、それだけで不快な思いをさせてしまうこともあります。また、メールの宛先を間違うと、送ったはずのメールが届かないといったトラブルや、重要なメールを違う人に送ってしまったという失態を招いてしまいます。取引先に多大な迷惑を掛けてしまう可能性もあるため、メールの送信前に必ず確認する癖をつけましょう。
本文に誤字脱字はないか
メール本文の間違いにも、注意が必要です。あまりにも誤字脱字が多いと、いい加減な印象を持たれてしまうこともあるでしょう。気軽にやり取りができる分、失礼にあたらないようチェックすることも大切です。
正しい敬語になっているか
普段使っている言い回しが、実は間違った敬語になっているかもしれません。例えば「了解しました」という言葉には敬意が含まれないため、社外の方には「かしこまりました」「承知しました」と言い換える必要があります。「社長様」「部長様」のように、敬称に敬称を重ねる表現も正しくありません。ほかにも「ご覧になられる」のように、二重敬語を使ってしまうケースも多いでしょう。
長い間正しいと思い込んで使っていた言葉のミスは、気づきにくいものです。一度、ビジネスにおける言葉の使い方を確認してみてもいいかもしれません。
迷惑な時間帯ではないか
ビジネスメールを送るのは、勤務時間内に留めておくことが無難です。どうしても遅い時間帯に送信しなければいけない場合でも、夜9時以降にメールを送ることは好ましくありません。相手はすでに退勤してプライベートの時間を過ごしているにもかかわらず、メールの通知を見て内容が気になってしまうかもしれません。また、夜中や朝方などにメールを送ると「こんな時間まで働かせる会社なのか」と、自社の評判まで落としてしまう可能性もあります。
よほどの事情がないかぎり、メールはお互いの勤務時間内に送るよう心掛けましょう。
返信を待たせていないか
社会人のマナーとして、メールの返信は迅速に行うべきです。毎日受信メールをチェックし、原則1営業日以内に返信することが理想的です。数日間返信を待たされると、メールの送り主は自分への対応が後回しにされているように感じてしまいます。もしも出張や休暇などでメールの返信に日数が掛かる場合は、出張・休暇中であることを伝える自動返信メールの設定や、ほかの社員に代理でのメール対応を依頼しましょう。
ビジネスメールにファイルを添付する際のポイント
最後に、ビジネスメールで文書や画像などのファイルを添付するときのポイントについて解説します。
ファイルを添付している旨を本文に記載する
ファイルを添付したからといって、相手が必ず見てくれるという保証はありません。忙しい中でメールをチェックして、ついつい添付ファイルを見落とすことも考えられます。そのため、本文中にファイルを添付している旨や、添付ファイルの内容を必ず記載しましょう。万が一こちらが添付を忘れてしまっても、本文に添付した旨の記載があれば相手からの催促で気付くことができます。本文中に「添付しました」という記載があるにもかかわらずファイルが添付されていない場合、送信前に忠告してくれる便利なメールソフトも存在します。
容量や形式を確認する
メールに添付できるファイルの容量は、メールソフトやサーバーの設定によって上限が定められています。上限を超える大容量のファイルを送ると、相手にはメールが届きません。送信エラーのメールをこちらが見落とすと、ファイルを送ったつもりのまま何日も経過してしまいます。行き違いを避けるためにも、事前に添付できる最大容量を確認しておきましょう。また、添付する際にはファイルの容量も確認しておいてください。
機密性の高い資料にはパスワードをかける
個人情報や部外秘の情報が入ったファイルをやり取りする場合、ファイルにパスワードをかけてセキュリティを高めましょう。ファイルを開く際、パスワードの入力を求めるように設定することで、情報漏洩のリスクを低減できます。相手へパスワードを知らせるときは、ファイルを添付したメールとは別に、2通目のメールへパスワードを記載します。ファイルを添付したメールにパスワードを書いてしまうと、メールを見た人は誰でもファイルを閲覧できてしまうため注意しましょう。
まとめ
ビジネスメールは、守らなければならないマナーやルールが多いものです。はじめのうちは慣れない書き方に戸惑ってしまうかもしれませんが、こちらの記事で紹介した注意点やポイントを参考にして、少しでも早く慣れるように取り組んでみましょう。
