履歴書は、求職活動の初期の段階で使用する重要な書類です。面接時に活用するだけでなく、企業によっては履歴書をもって一次選考とする場合もあります。このように非常に重要な役割をもつ履歴書ですが、作成時にミスが発覚した場合の対処法について詳しく知らないという方も多いでしょう。
今回は、履歴書のミスに関する対処法を、ミスの防止法とあわせて解説します。また、ミスのある履歴書をそのまま提出することの弊害や、提出前の最終チェックポイントも紹介しているのでぜひ参考にしてください。
履歴書の修正を未然に防ぐ方法
そもそも、履歴書にミスが発生しなければ修正する必要性もなくなります。ここでは、履歴書の修正を極力減らすための方法を紹介します。
手書きではなくパソコンで作成する
履歴書の作成方法は従来は手書きが一般的でしたが、最近はパソコンで作成することも増えています。IT関連など、パソコンのスキルを確認するためにむしろ推奨しているという業種もあるでしょう。パソコンでの作成であれば、ミスが発覚しても修正して、再度印刷し直すことが可能です。
また、複数の企業に応募する場合も、日付や志望動機など細かい部分だけを変更すれば、流用できる点もメリットです。ただし、内容が相違したコピペになっていないか事前確認を忘れないようにしましょう。
とはいえ、企業によっては履歴書の作成を手書きで指定してくる場合もあります。手書きで作成する履歴書の修正に関するポイントも掲載しておくので、参考にしてください。
- ミスした箇所に定規で2本線を引く
- 訂正印を押す
- 修正テープや修正液などは使わない（書類としての信憑性が薄れるため）
- 消せるボールペンは使わない
一般的に、修正を加えた履歴書は提出しないことがマナーです。どうしても時間がない場合の緊急対策として押さえておきましょう。
印刷前にプレビュー画面で確認しておく
作成した履歴書はすぐに印刷するのではなく、最終的にどのようなものが印刷されるのかチェックしておくことが大切です。パソコンであればプレビュー画面が使えるので、実際の画面をチェックしながら抜け漏れがないか確認しましょう。
また、場合によっては入力項目が画面からはみ出ていたり、余分な改行が加わっていたりすることもあります。入力画面と印刷画面とで変動がある可能性も加味し、作成後すぐに印刷することは避けましょう。
何を書くか事前に確認・把握しておく
パソコンでの作成は修正が手軽にできるとはいえ、ノープランでいきなり書き始めることは避けましょう。手書きのメモやテキストツールなどを活用し、履歴書に書くことを整理しておきましょう。何を書くか考えながら入力していると、後からミスが発覚したり、内容に矛盾が生じたりします。簡単でもいいので下書きを作成するか、箇条書きで履歴書に記載する内容をまとめたうえで作成を進めることがおすすめです。
誤字脱字がないかツールでチェックする
パソコンでの履歴書作成は、手書きよりもミスに気付きにくいものです。一度印刷してしまうと元データを修正して、印刷し直さなくてはなりません。印刷前に誤字脱字をチェックしましょう。
誤字脱字がないかの確認は、インターネットで利用できるツールなどを活用してください。もしくは、ExcelやWordに標準機能として備わっている「校閲機能」を活用しましょう。校閲機能は誤字脱字を色分けできるため、目視で把握しやすい点がメリットです。
第三者にチェックしてもらう
自分で作成した履歴書は、無意識のうちにミスを見逃してしまっていることがあります。第三者にチェックしてもらい、客観的にミスを探してもらうことがおすすめです。すぐにチェックをお願いできる人がいなければ、作成から何日か経ってからセルフチェックしてみましょう。セルフチェックすることを前提に、時間に余裕を持って履歴書を作成しておくことも必要です。
履歴書に修正点があった場合の対処法
作成した履歴書にミスが発覚した場合は、部分的な修正と全体的な修正の2つが必要になります。
ミスのある箇所を修正して印刷し直す
ミスのある箇所だけをピックアップして直すパターンです。誤字脱字や日付、文字化けや枠線が切れているなどのミスが該当します。
細かいミスであれば、元データを修正するだけで簡単に済ませることができます。もし元データを修正できない場合であれば、既存データをコピーして対象の箇所を修正しましょう。
大幅な修正が必要な場合は元データを書き換える
修正箇所がたくさんある場合は、元データから書き換える必要があります。この時、既存データをコピペするような形ではまた別のミスが発生する恐れがあります。全体的に書き直しが必要な場合は、以前のものは破棄して、全く新しいものを作成する方が安全かもしれません。
履歴書を修正しないまま提出するとどうなる？
チェックを怠っていると、ミスした状態の履歴書を企業に提出することになってしまいます。ここでは、ミスが修正されていない履歴書を提出することによる弊害について解説します。
応募先に悪い印象を持たれて面接まで進めない
ミスを直していない履歴書を見た採用担当者は、求職者に対して良い印象を持ちません。自社への入社志望度が低いと判断される可能性もあるでしょう。また、そもそもミスがある書類を提出すること自体がマナー違反です。社会人として未熟な人材だと判断されてしまいます。
他の応募者と比較されたときのマイナス材料になる
応募が集中している企業の場合、履歴書の数も多くなります。ミスのある履歴書とない履歴書では、どちらが高評価かはいうまでもありません。志望しているのは自分だけでないという意識をもって、ミスのない履歴書を作成しましょう。
提出後にミスが発覚した場合は？
履歴書を提出した後に、ミスがあったことに気づく場合もあるでしょう。その場合は決して慌てず、メールでミスが発生している旨を伝えてください。メールで伝える際は、まずミスがあったことの謝罪と、対象箇所について触れておきましょう。もしくは、面接時に履歴書のミスについて口頭で説明してください。履歴書を見ながら面接を進めることがほとんどなので、面接開始前に自己紹介と同じタイミングで告知しましょう。
履歴書を提出する前にチェックしておきたいポイント
提出する履歴書にミスがないか確認する際は、以下5つのポイントをチェックしましょう。
- フォントは統一されているか
- 文字の配置がズレていないか
- 変換に誤りがないか
- 図形や数字などのミスがないか
- 適度に改行されているか
ここでは、それぞれのポイントについて解説します。
フォントは統一されているか
一枚の書類で別のフォントが混在していると、読みにくさを感じます。「どこかからコピーしたものか？」と悪い印象につながる可能性もあるでしょう。また、フォントの形式が一般的なものかどうか確認することも大切です。丸文字などは避け、応募書類に適したフォントを選択しましょう。
文字の配置がズレていないか
履歴書のフォーマットを使用しない場合は「学歴」「職歴」などの項目部分も自分で打ち込むことになります。項目などは中央揃えにし、その他のテキストは左揃えにしましょう。また、注釈などはフォントを小さくし、右揃えにすることで見栄えが良くなる場合があります。項目ごとに適切な配置になっているか、提出前に必ず確認しておきましょう。
変換に誤りがないか
パソコンでの作成時に多いのが、漢字や固有名詞の誤変換です。誤変換したままの履歴書を提出するのはマナー違反なので、事前に確認してください。校閲機能や企業サイトなどの資料を活用しながら、見直しをしっかりすることでミスを防止できるでしょう。
図形や数字などのミスがないか
性別や配偶者の有無など、履歴書には「○」で囲む箇所がいくつかあります。○の大きさや位置にズレがないか、提出前にチェックしましょう。また、日付や年齢、通勤時間の数字が誤っていないか確認することも大切です。半角と全角の混在などもチェックしておきましょう。
適度に改行されているか
志望動機など、文章を記載する箇所には適宜改行を加えましょう。改行なしの文章は読みにくく、読む人への気遣いが感じられません。履歴書を読んでくれる方の気持ちになり、読みやすさを意識することが大切です。
まとめ
今回は、履歴書のミスを修正する方法や、ミスを未然に防ぐための方法について解説しました。一般的には、ミスの発覚した手書きの履歴書は修正しても提出しないほうが良いでしょう。ミスが発生しないように、最近では履歴書をパソコンでの作成が一般的になりつつあります。手書きよりミスは発生しにくいものの、誤変換などのミスを起こすこともあります。
ミスの発生している履歴書を提出することはビジネスマナー違反です。今回紹介した内容を参考に、ミスのない履歴書を作成しましょう。
