仕事をしていると、どうしてもミスが発生してしまいます。ミスが続くと、自信を失ってしまうこともあるでしょう。仕事のミスは、発生の原因を把握しておくことで、未然に防げる可能性があります。
今回は、仕事のミスにつながる原因やミスが発生した後の対応、未然に防止する方法について解説します。仕事でミスしやすい人の特徴も紹介しているので、自身はもちろん、周囲のミスに気を配るうえでの参考にしてください。
仕事のミスにつながる主な原因
仕事のミスが発生する主な原因は、以下の通りです。なぜミスが発生するのか把握しておくことで、ミスの発生自体を抑止できます。
集中力が低下している
日々の仕事に疲れていたり、意欲のない状態だと、どうしても集中力が低下してしまいます。集中力が低下している状態では、目の前の仕事を十分にこなすことも困難です。仕事のミスが多いと自覚している際は、集中力が低下していないか意識してみましょう。
疑問点をそのままにする
新しい業務などに関する疑問を解消せずに感覚で取り組んでしまうと、ミスが発生しやすくなります。また、一度発生したミスに対して疑問をもたないままでいることも、新たなミスにつながる原因です。ミスを発生させないためには、自己判断だけで業務を進めることは避けましょう。
落ち込むだけで対策を取らない
ミスを多発してしまう人は、落ち込むだけで今後に活かそうとしない傾向があります。仕事でミスをし、叱られたというネガティブな感情だけが残ってしまい、再発防止にまで意識が向かない傾向にあります。落ち込むより、同じミスを発生させないためにどう対策するか考えることが大切です。
仕事でミスしたときの対応
仕事でミスしたときは、以下の対応をとることをおすすめします。適切な対応をとることで、ミスによる被害を最小限に押さえつつ、再発防止への意識づけにもつながります。
即座に報告する
ミスが発生したことを素直に認め、顧客や上司にすぐ報告してください。叱られることを恐れてミスを隠してしまうと、発覚した際に自身の評価が急落してしまいます。時間が経ってしまうことで、さらに問題が大きくなり、顧客に多大な迷惑をかける恐れもあります。まずはミスが発覚した時点で即座に報告することを念頭に置いておくべきです。
誠心誠意謝罪する
即座に報告するのと同様、誠心誠意謝罪することも大切です。謝れば問題ないというわけではありませんが、まず謝罪をしないことにはその後の対応にも進めません。相手が怒っている場合でも、誠心誠意謝罪することで怒りが収まることもあるため、謝罪の重要性を理解しておきましょう。
周囲にフォローしてもらう
ミスが発生したあとの対応は、当人だけでは顧客に納得してもらえない場合があります。当人が謝罪することでより感情を刺激し、かえって怒りを増大させるケースもあります。ミスが発生し、謝罪を求められた場合は、上司や同僚にフォローしてもらうことも考えましょう。社内で発生したミスに関しても同様です。
解決策を考案する
ミスが発生したあとの対応として、再発を防止するための解決策を考案することも重要です。同じミスを繰り返すことの無いよう意識づけをする必要があります。解決策が浮かばない場合は、上司や同僚にフォローしてもらいながら考えてみてください。
仕事のミスを防止する方法
仕事のミスは、以下の方法をとることで防止しやすくなります。ミスの原因や発生後の対策と合わせて、ここで紹介する方法を参考にしてください。
確認する・メモを意識する
業務内容や顧客対応の手法など、わからないことはその場で確認し解決するようにしてください。疑問点をそのままにすると、ミスが発生しやすくなります。また、新しい業務や複雑な業務を覚える際は、作業内容を逐一メモするようにしましょう。メモを残しておけば、疑問点を解消するうえで役立ちます。また、日頃から業務に対して確認をしっかりとるようになり、疑問が生じた際にはすぐに解決する習慣が身につきます。
報連相を徹底する
日頃から報連相（報告・連絡・相談）を徹底することで、ミスの発生を防止しやすくなります。報連相を実践することで、ミスから生じる被害を最小限に抑えることも可能です。また、自分以外の人間に自分の業務や現状を把握してもらうことにもつながります。ミスの発生防止策としてだけでなく、円滑に業務を進めるための施策として、報連相を徹底してください。
優先順位をはっきりさせる
複数のタスクを請け負っている場合は、仕事の優先度をはっきりさせておくべきです。優先度に応じたスケジュール設定も、忘れてはいけません。タスクの優先順位をはっきりさせないとミスが発生しやすいだけでなく、業務の質も下がってしまいます。
集中力をコントロールする
人間の集中力には限界があります。集中力が続かないことはミスの発生に直結するため、自身の集中力を上手にコントロールすることが大切です。業務中の息抜きや休日のリフレッシュ方法を、自分なりに確立して集中力の低下を防止してください。
仕事でミスしやすい人の特徴を把握することも大切
仕事でミスをしやすい人には、以下の共通点があります。自身に当てはめるだけでなく、仕事上のミスが多い周囲の人材にも当てはめ、フォロー体制を確立する参考にしてください。
ネガティブ思考
ネガティブ思考の人は、ミスを恐れて本来のパフォーマンスを発揮できない傾向にあります。思うように能力を発揮できないとミスを発生させやすいため、悪循環に陥ってしまいます。ミスが続いて自信が持てなくなり、そのまま退職してしまうケースも少なくありません。
メモを取らない
メモを取らないと、当然ながら業務の内容をきちんと把握することは困難です。仕事そのものに対する意欲が低いことにもつながるため、メモを取らない人はミスを発生させやすい人だと把握しておきましょう。
整理整頓ができない
デスク周りやパソコンの中など、自分の周囲を整理整頓できない人は、ミスを発生させやすいといえます。整理整頓ができない人は大雑把な性格であることが多く、注意力が散漫になりやすいのが特徴です。業務の順序を考えるのが苦手でもあるため、業務の最適化という視点でミスにつながりやすいといえます。
仕事のミスを引きずらないようにするには？
日頃から意識していても、ミスを完全になくすことは困難です。今回紹介した内容を押さえるだけでなく、以下に挙げる「ミスを引きずらない方法」を把握しておくことも大切です。
- 気分転換の方法を見つけておく
- できるだけポジティブ思考を意識する
- ミスを素直に認める
- 自分自身を否定しない
- 卑屈にならない
- 批判の内容をすべて受け止めない
- 「無理」だと決めつけない
- 過去の成功に固執しない
- ミスに明確な原因を求めすぎない
ミスを発生させないことだけでなく、ミスを引きずってパフォーマンスに悪影響を与えないよう意識することも大切です。
まとめ
今回は、仕事のミスにつながる主な原因や発生後の対応、未然にミスを防止する方法を紹介しました。仕事をしていると、少なからずミスを発生させる可能性があります。今回紹介した原因・対応・防止策を把握するだけでなく、ミスを発生させやすい人の特徴を客観的に把握することも大切です。ミスを引きずらないように気持ちをコントロールしながら、ミスを発生させない人材になることを意識してみましょう。
