インターネットが浸透するまでビジネスにおける連絡は、電話や手紙で行われていました。しかし現在ではメールを使ったやり取りが一般的になっています。ただ、先方にメールを送るにあたって、どのように返信したらよいか悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。この記事では、企業からのメールに返信する際のマナーや注意点、基本的な構成などを解説しています。以下の内容を参考にメール対応を行って、就職・転職活動をスムーズに進めてくださいね。
企業からメールが来る主なシーン
就職・転職活動中は、求人に応募した企業とメールでやりとりをする機会が多くなります。企業から送られてくるのは、主に面接の日程や場所などに関する連絡です。メールはスマートフォンやパソコンがあれば手軽に返信しやすい点が魅力的ですが、失礼な印象を与えないためには、マナーを守って慎重に返信する必要があります。
企業からのメールに返信する際の基本マナー
ここでは企業からのメールに返信する際の基本的なマナーについて、解説します。どれも最低限守るべきものばかりですので、必ず意識しマナーを守って返信してください。
できるだけ早めの返信を心がける
企業からメールが来たら、できるだけ早めに返信することを心がけましょう。可能であれば、メールを確認したその場で対応するのが理想的です。遅くても、24時間以内には返信するようにしてください。日程調整などですぐに回答できない場合は、後日改めて連絡する旨を伝えるとよいでしょう。
返信する時間帯に気をつける
企業からのメールには迅速に対応することが大切ですが、返信する時間帯にも気をつける必要があります。できるだけ、応募企業の就業時間内に届くように送るとよいでしょう。一方、あまりに遅い時間帯にメールを返信してしまうと、採用担当者に良くない印象を与える恐れがあるため、注意してください。転職活動をしているものの在職中であるため就業時間内に返信するのが難しい場合は、予約機能を活用するのもおすすめです。
件名の「Re」は消さない
企業からのメールに返信する際は、件名の「Re」は消さずに送信するのがマナーです。メールのやりとりが続いて「Re:Re:Re:Re:…」と件名が長くなってしまった場合は、「Re」を1つにまとめるとよいでしょう。こちらから勝手に件名を変えると、企業の担当者を混乱させてしまうため注意してください。
引用返信を利用する
企業とメールで日程調整をする際は、引用返信を利用するのがマナーです。引用返信にすることで、これまでのやりとりがそのまま残ります。過去のメールを探す必要がなくなるだけでなく、勘違い・認識ズレなどのトラブル防止にも役立つため、積極的に活用してください。
企業への返信メールの構成
相手に失礼のないよう返信するには、ビジネスメールの型を守ることが大切です。ここでは、企業へメールを送る際の基本的な構成について解説します。
どの構成にどのような要素がふくまれているのかを確認することで、書くべき情報が把握できます。
宛先
企業へメールを送る際は、文章の冒頭に宛先を正式名称で記すのがマナーです。企業名・部署名・担当者名をそれぞれ記載すると、より丁寧な印象を与えます。もし担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」と記載してください。
件名
件名にはメールの用件と自分の名前を、まとめて簡潔に書いてください。件名はメールの中で最初に目に留まる部分のため、「何のための連絡か」と「誰からメールが来たのか」が一目でわかるように記述します。わかりやすさを優先し、文章が必要以上に長くならないように注意してください。
挨拶文
ビジネスメールの場合、本題に入る前に簡単な挨拶文を入れるのがマナーです。ビジネスシーンでよく使用される挨拶「お世話になります」には、“間に入って関係を取り持つ”という意味があり、幅広く使用できる言葉です。そのため、すでに取引がある顧客に対しては「お世話になっております」、新規顧客や取引先の新しい担当者に対しては、「初めまして」「初めてご連絡差し上げます」などの挨拶文を使用しましょう。挨拶文のあとは、自分の名前をフルネームで記載してください。なお、メールでは手紙のような時候の挨拶は必要ありません。
本文
本文では相手から問われている内容や自分が伝えたい内容を、シンプルに書くことが大切です。最初に結論から述べると、よりわかりやすい文章になります。ただしテンプレートを利用していることがあからさまに伝わらないよう、注意してください。また企業に対する熱意を、自分の言葉で簡潔に添えると好印象です。
締めの言葉
本文のあとには、締めの言葉として「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」などの挨拶を添えてください。求人を募集している企業は、日々多くの応募者とメールでやりとりをしている場合がほとんどです。そのように忙しい中でも、自分に時間を割いてくれていることへの感謝を伝えましょう。
署名
メールの最後には自分の名前・電話番号・メールアドレスなどの連絡先を記載した署名を、忘れずに入れましょう。本文と区別するために、線や記号などで署名欄を区切るとわかりやすくなります。なお学生の場合は、大学名や学部・学科を記載した方が好印象ですが、在職中の場合は現在の企業名を記す必要はありません。
企業へメールを返信する際の注意点
ここでは、ビジネスメールにおける注意点について解説します。企業へ返信を送る前に、以下の内容を守れているかチェックしてみてください。
社名・名前を正確に記載する
企業へメールを返信する際は、社名や名前を正確に記載してください。つづりや漢字に間違いがあると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。ミスを防ぐためには、受け取ったメールの署名欄やもらった名刺などを見て確認するとよいでしょう。また、送信する前に宛先を必ず見直すことをおすすめします。
改行や段落分けを適切に使用する
ビジネスメールにおいては、本文中で改行や段落分けを適切に使用することが大切です。余白がなくひと続きになった文章は、読みづらい印象を与えます。また、スマートフォンからメールを送る場合、画面の中で改行されているように見える場合があるため、注意してください。自分で改行の操作を行わないと、受け取った側が見た時に入力したまま表示されてしまうことがあります。
記号・装飾・絵文字は使わない
ビジネスメールでは「！」「？」などの記号や絵文字などは使わないようにしてください。これらの要素はカジュアルな印象を与えるため、就職・転職活動においては特に不適切です。またメールの中で強調したい箇所を色文字や太文字などで装飾するのも避けましょう。
誤字脱字に注意する
企業にメールを送る際は誤字・脱字がないよう、普段よりも特に注意してください。メールの中で誤字や脱字が目立つと、相手に「ケアレスミスが多く注意力が不足している」といった悪印象を与えてしまいます。送信ボタンを押す前に、自分が入力した文章を読み返してチェックするとよいでしょう。
正しい敬語を使用する
企業に失礼のないメールを送るためには、正しい敬語を使用することが大切です。たとえば、日常でもよく使われる「了解しました」という言葉は、本来目上の人に使用するのは失礼にあたります。ビジネスシーンでは、「承知しました」「かしこまりました」などの言葉が適切です。敬語に間違いがあると、相手に未熟な印象を与えてしまうため注意してください。
返信が遅れたらすぐに対応する
万が一メールの返信が遅れてしまった時は、気がついた時点ですぐ対応してください。原則としてメールを受信してから丸一日以上空いた場合は、本題の前に一言おわびの言葉を入れるのがマナーです。ただし慌てて返信するとかえって失礼な内容になる恐れがあるため、落ち着いて丁寧な対応を心がけましょう。
メールアドレスの内容にも注意
企業とメールのやりとりをする際は、メールアドレスの内容にも注意が必要です。プライベート用のアドレスをそのまま使うと、相手に奇抜な印象や幼稚な印象を与えることがあります。心配な方は、就職・転職活動用に新しくフリーアドレスを取得するとよいでしょう。
まとめ
この記事では、企業のメールに返信する際のマナーや注意点について解説しました。メールの内容だけで採用・不採用が決まるわけではないものの、応募者の印象を左右する重要な要素のひとつです。今回ご紹介した内容を参考にしながら、就職・転職成功につながるメール対応をマスターしてくださいね。
