メールに連名を書く際は、書式のルールを守る必要があります。また、名前の誤りはもちろん、記載する順番にも注意が必要です。今回は、メールの連名の書き方や知っておきたいルールやマナー、注意点を紹介します。複数人にメールを送ることになり連名の書き方を調べている方は、ぜひ最後までご覧ください。
メールに連名を書くケース
メールに連名を書くのは、同時に複数人にメールを送るときです。「複数の部署」「社内と社外」「1つの部署内の複数人」など、さまざまなパターンがあります。誰にメールを送るのかによって連名の書き方が異なる点に注意しましょう。
連名でメールを送らない方がよいケース
連名でメールを送らない方がよいのは、次のようなケースです。
- 個人のプライバシーに関わる内容が含まれている
- 複数人それぞれに伝えたい内容が異なる
- 同じ部署でも送信先によって伝えたい内容が異なる
- 顧客リストのように誤送信のリスクが非常に高い内容を含む
複数人それぞれに伝えたい内容が異なる場合、文章に見出しや色をつけることで見やすくできるのであれば問題ありません。しかし、読みづらく、誤って不要なところを読むリスクがある場合は、別々でメールを作成・送信した方がよいでしょう。
メールに連名を書くときのルール
メールへの連名の書き方は、同一会社・複数会社・大人数などでルールが異なります。知っておきたい連名の書き方のルールについて詳しくみていきましょう。
同一会社の複数人に送る場合
同一会社の複数人にメールを送る場合、連名を書く順番に注意しましょう。
- Aさん→係長
- Bさん→課長
- Cさん→部長
上記の場合に、用件があるのはAさんですが、情報共有を目的にBさんとCさんにもメールを送るとします。このケースでは、用件があるのはAさんでも、役職順にCさん（部長）・Bさん（課長）・Cさん（係長）と書く必要があります。
複数会社の複数人に送る場合
複数会社の複数人にメールを一斉送信する場合は、それぞれの会社名と名前を業務上での関係性が高い会社から順に書きましょう。
例えば、クライアントと協力会社に送信する場合は、クライアントを先に記載します。協力会社とも業務上の関係性はあるものの、クライアントの方が関係性が高いという判断になります。
複数のクライアントに送信する場合は、それぞれ個別に送ったうえで、同じメールを別会社にも送信している旨を伝えておくと丁寧です。
大人数に送る場合
5名以上の大人数にメールを送る場合は、連名ではなく「各位」と記載します。各位には敬称の意味が含まれるため「様」をつける必要はありません。例えば、担当者各位・営業部各位・総務部各位といった使い方をします。
CCメールでの連名の書き方
CCメールは、用件がある人とは別に、情報共有したい人にも送りたいときに使います。CCで送るのは1名が原則ですが、複数名に送りたい場合は情報共有の意図を記載しましょう。なお、CCの連名も次のように役職順が基本です。
| 営業部○○部長（Cc：○○課長、○○係長、○○様） |
ただし、送り先が大人数の場合には次のように「各位」を使用します。
| 営業部○○部長（Cc：○○プロジェクト担当者各位） |
連名は上司から順に記載する
前述したとおり、連名は上司から順に記載します。ただし、並べて記載するのであれば3名、もしくはメール3行程度に留めましょう。それ以上は読みづらくなるため、名字が長い人が多い場合は「各位」を使用するのが無難です。
連名でも敬称はつける
連名でも、名前それぞれに「様」を記載します。例えば「○○・○○・○○様」のように「様」が3人にかかるように記載するのはマナー違反です。「○○様・○○様・○○様」と全ての名前の後に敬称をつけましょう。
縦向き・横向きにルールはない
連名の書き方に、縦向き・横向きのルールはありません。ただし、見やすさを考慮して、縦向きは3人程度、横向きは5人程度を限度としましょう。それ以上は最初の表示画面でメールの冒頭が読めなくなるため、ストレスを与える恐れがあります。
メールの連名でよくある失敗
メールの連名では、1人に送信するよりも多くの文字を打つ必要があります。また、敬称や宛先の表記など、さまざまな部分に注意が必要なため、それだけミスも起こりやすいでしょう。メールの連名でよくある失敗について解説するので、作成時には注意してください。
企業名・部門・名前のミス
企業名や部門名、名前を誤って記載するケースがあります。企業名でよくある間違いは、「○○株式会社」と「株式会社○○」を誤ることです。全くの別会社となり相手にも失礼になるため、送信前に十分に見直すことが大切です。
また、部門名も企業によって異なるため注意しましょう。例えば「営業部」としている会社もあれば「営業○○部・営業部第一部」としている会社もあります。慣れない部署名ほど間違えやすいため、入念に確認が必要です。
名前は「渡邊・渡辺」「斉藤・斎藤」のように、読みが同じで漢字が異なるケースに注意しましょう。
敬称の記載ミス
株式会社や部署名の後に「様」をつけるミスや「株式会社御中」と書いてしまうミスが挙げられます。メールに「御中」は不要であり「様」をつけるのは名前の後ろです。小さなミスではありますが、取引先の担当者から不信感を抱かれる可能性があるため十分に注意しましょう。
宛名の書き忘れ
宛名を書き忘れると、本当に自分向けのメールかどうかを判断できません。誤送信を疑われる恐れもあるため、宛名の書き忘れには注意が必要です。また、自分宛かどうかを確認するためにメールに目を通すことで、時間を浪費させてしまいます。
TO・CC・BCCの選択ミス
TOには、作業や処理を依頼したい人、CCには情報を共有したい人を入れます。BCCは他の受診者に宛名が見えないようにしたいメールを送るときに使用します。これらの使い分けを誤ると、相手に無駄な時間を使わせてしまうため、それぞれの違いを把握しておきましょう。
BCCは、メールマガジンのように送信先の人物同士の関連性がなく、個人情報保護の観点からお互いのメールアドレスを知られたくないケースに使用します。
まとめ
メールの連名には、様のつけ方や名前の記載順など、細かなルールがあります。法律で定められたものではないため、守らなくとも大きな問題はありません。しかし、ビジネスマナーを知らない人物・会社と思われてしまい、信頼関係に影響が出る可能性があります。今回、解説したメールの連名に関する知識を踏まえ、正しくビジネスメールを使用しましょう。
