企業を相手に郵便物やメールでやり取りをする際に使う「御中」という敬称。何気なく使用していることも多いと思いますが、その意味やほかの敬称との使い分け方をご存知でしょうか。この記事では「御中」の正しい使い方や、郵便物とメールそれぞれにおける適切な使用方法などを詳しく解説します。
「御中」の意味とは
まず「御中」とは、メールや郵便物に使用する敬称のひとつです。「御」は尊敬の意を、「中」は組織や団体の中の人を表現しています。すなわち、相手となる組織や団体に属する全ての人に対して敬意を表すという意味の言葉です。そのため、個人に対して使用することはありません。
「御中」「様」「各位」の使い分け方
「御中」と同じく頻繁に使われる敬称に「様」「各位」が挙げられます。ここでは「御中」と「様」「各位」の使い分け方を紹介します。正しい使い方を覚えて、転職活動における失敗を回避しましょう。
「御中」は組織や団体に対して使う
まず「御中」は、先述の通り組織や団体を対象とした言葉です。具体的には会社や施設、学校などにメールや郵送物を送る際に使用します。また「総務課 御中」のように、特定の部署に対して用いることもあります。
「様」は特定の個人に対して使う
「様」は、特定の個人に対して使います。使用するシーンは「御中」と同じく、郵送物やメールを送付する際の敬称となります。送り先が目上の人かどうかは関係なく、どのような立場の方であっても個人であれば「様」を使っておけば問題ないでしょう。会社名や組織名の敬称として「様」を使用するのは間違いです。なお、個人名が分からない場合は「採用ご担当者様」といった使い方も可能です。
「各位」は組織の一人ひとりに対して使う
「各位」には「皆さま」と同じような意味があるため、個人に対して使用する敬称ではありません。「御中」との違いは、敬意が誰に向けられたものかという点です。「御中」は会社や団体そのものに対する尊敬の意を表しますが、「各位」は集団における個人に向けた敬意を表します。分かりやすい例として、学校から保護者一人ひとりに対して配布される文書に記載される「保護者各位」などが挙げられます。
転職活動において、企業に対して「株式会社〇〇 各位」と書いてしまうと、所属する社員一人ひとりに目を通してほしいという意味合いを含んでしまいます。そのため、「御中」と同じ感覚で使わないように注意しておきましょう。
敬称は併用しない
ここまで紹介した「御中」「様」「各位」といった敬称は、二重で使用しないことが原則的なルールです。「〇〇株式会社 御中 〇〇様」と敬称を併用することは二重敬語にあたり、誤った使い方となります。また、「社長」「部長」のような役職名も敬意が含まれるため「〇〇部長 様」という表現も誤りです。この場合は「部長 〇〇 様」と表記しましょう。
郵便物における「御中」の使い方
次に、実際に郵便物を送る際の「御中」の使い方について、具体的に解説します。
相手企業に対する敬称
「御中」は、相手企業に対する敬称として使用します。企業の採用担当者名や自分の名前の後に記載するのは間違いなので、記入する際には十分に注意し、投函前には再度確認しておくべきでしょう。
会社名・団体名の後ろを空けて書く
「御中」を記入する際は、送り先の企業名や団体名の後に続けて書くことになります。そのときに、先方の社名と間隔を空けずに「御中」と書くのは誤りです。宛名との間に一文字分ほどの空白を空けて記載することが、正しい記入方法になります。また、「御中」という文字の大きさだけを小さくせず、宛名と同じくらいの大きさで書くと良いでしょう。
返信用封筒の「行」は消す
先方から送付された書類に返信用封筒が同封されている場合は、返信用封筒に必要書類を封入して投函します。その場合、宛名欄には「株式会社〇〇行」のように、相手企業名の後ろに「行」と記載されていることが多いでしょう。これは、企業側が自社に対して敬称を使わないように配慮した表現であり、返信する際にはこちらで書き直すことがマナーです。
具体的には「行」に二重線を引いて修正を表し、その横に「御中」と記入します。修正テープや修正液を用いるのは正しい訂正方法ではありませんので、二重線で訂正することを覚えておきましょう。
返信用封筒の「係」は消さずに「御中」をつける
前項では、返信用封筒における「行」の訂正方法を紹介しました。ただし、返信用封筒の宛名には「行」ではなく「係」と記載されているケースもあります。この場合、「係」は敬称を表さず、「〇〇部」「〇〇課」と同じように部署名を表す言葉なので、敬称を加えても二重敬語には当たりません。「係」を消さずに「御中」を付け加えるようにしましょう。
メールにおける「御中」の使い方
次に、相手企業とメールでやり取りをする場合の「御中」の使い方を紹介します。近年は、メールなどで応募先の企業と直接連絡を取る機会も増えています。失礼のないように、しっかりと使い方を身につけましょう。
宛先によって使い分ける
メールを送付する際の敬称は、宛先に応じた使い分けが重要です。「総務課」や「人事課」などが送付先になっている場合は、組織宛になるので「御中」を使用します。採用担当者宛にメールを送信する場合は、個人に該当するため「様」を使いましょう。また、複数の宛先へCCで同時に送信する場合は、メール本文に記載する宛名を役職が上の人から順番に並べて記載することがマナーです。
件名には使用しない
企業とのメールのやり取りに不慣れな場合は、メールの件名にも注意が必要です。ビジネスマナーとして、メールの件名は原則的に用件を記載するもので、会社名や敬称は記載すべきではありません。相手先の会社名と敬称は、メール本文の冒頭に記載しましょう。
英語で表記する場合
最近では、グローバルに展開する企業への転職や、海外転職を考える方も多くなっています。英語でのメールのやり取りをする場合も困らないように、正しい表記を確認しておきましょう。
「御中」を英語で書く場合
「御中」を英語で表記する場合は、「Dear」という単語を使います。「親愛なる」という意味があり、親友などに送る手紙に使用するイメージがありますが、会社や団体に対しても使われる単語です。「Dear 社名」「Dear 部署名」といった使い方をするので、ぜひ覚えておきましょう。
「様」を英語で書く場合
英語表記の場合、「様」にあたる敬称も「Dear」で表現できます。「Dear 氏名」という書き方をしておけば問題ありません。会社名、組織名と個人名のどちらでも「Dear」を使っておけば間違いないので、「Dear」を覚えておくと安心です。
まとめ
今回紹介した「御中」の正しい使い方は、転職活動において欠かせないマナーです。「こんなに細かいところまで配慮する必要はあるの？」と思われるかもしれません。しかし、企業の採用においてはこのような細部にこそ人間性が見えると判断され、合否に関わることも考えられます。正しい知識を身につけて、失敗しない転職を目指しましょう。
