議事録は、会議の内容をまとめるために作成するものです。会議で話した内容の記録や、誰からどのような意見が出たのか、他の社員へ共有するためにも丁寧な記録は欠かせません。本記事では、議事録を書く目的から議事録の種類、書く際のポイントを詳しく解説します。議事録を書くのが初めてで、何をどのようにまとめたらいいのか戸惑っている人は、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。
議事録とは
議事録とは、会議で議論された内容を記録するものです。ただ記録するだけではなく、他の社員に共有することを前提に作成します。議事録の担当者は客観的な視点で、事実を書きまとめる必要があります。
議事録を書く目的
会議の議事録を書く目的は、主に以下の4つです。
- 会議の議事録として進捗確認や事実確認
- 参加できなかった社員への共有（取り決め、変更点など）
- 次回の会議までに確認する内容を明確化
- お互いの認識に相違がないか確認、フォロー
議事録として会議の進捗状況を残していれば、後から起こるトラブルを未然に防げるようになります。会議のときはお互いに納得しているように見えても、「意図が正しく伝わっていない」「双方で認識が異なる」といったケースがあるためです。
議事録の種類
会議の議事録には「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。
会話形式の場合は、実際に会議で話している内容を時系列で記録します。細かい内容まで記録として残すことが可能となり、参加していない人も、議事録を読めば会議の流れが把握しやすくなります。また、会話形式だと重要なポイントが伝わりにくいという点は、認識しておく必要があります。
対して要約形式とは、議事録の内容を整理し簡潔にまとめたものです。時系列は関係ないため、伝えたい内容がわかりやすいこと、一般的な方法としてもよく使われています。
議事録の基本構成
議事録を一から作ると、かなり手間がかかります。そのため、事前に企業や会議の目的に適した議事録のテンプレートを決めておくことを推奨します。会議の目的に合わせ最適なものを選び、必要に応じカスタマイズしていきましょう。以下が基本となる議事録の基本構成です。
| タイトル | ・会議名 ・プロジェクト名 ・タイトル名 | ・事前に記入して構成を決めておくこと ・議事録記入者の名前を記載する場合も |
| 会議情報 | ・実施日時（年月日） ・実施場所（A会議室など） ・所属、役職名など参加者の詳細 | ・どこで誰が参加した会議なのかを一目で見てわかるようにまとめる |
| 課題 | ・意見や疑問に感じたこと ・決定事項 ・確認事項（担当者は誰？） ・いつまで？ | ・フォーマットの手順に沿って会議の内容をまとめていく ・「5W2Hが明確になっているか」意識すること |
| 決定事項・確認事項 | ・決定事項や確認事項をまとめ ・次回の会議での課題 | ・次回の会議までに考えてくること ・検討予定の内容があればまとめておく |
議事録を書く際のポイント
議事録は、社内で共有することが目的です。誰が見ても会議の内容がわかるように、意識してまとめなくてはいけません。ここからは、議事録を書く際に注意すべきポイントを紹介します。
できるだけ簡潔に書く
議事録は、業務を円滑に遂行するために必要な資料です。会議の内容を文字起こしするのが目的ではないため、できるだけ簡潔にまとめながら書きます。簡潔に書くためには、以下の手法を実施してください。
- 「だ・ある調」でできる限りシンプルに書く
- 「こそあど言葉」を具体的な固有名詞や名詞に置き換える
後から読み返したときに、誰が読んでも会議の主旨が伝わる議事録になっているか、「5W2H」も意識してまとめましょう。
箇条書きを使用する
議事録で簡潔に内容を伝えるために、箇条書きを使用するのも有効な方法です。会議の進行に合わせ、箇条書きで項目を増やしていくイメージで記載します。
箇条書き1文に対して1要素に抑え、短い文章で記載すると伝わりやすい議事録になります。
表を積極的に入れ込む
議事録で文章だけでは伝わりにくいときは、図形や表を積極的に使いましょう。表だけに限らず写真や過去の資料を使いながら、いかにわかりやすく伝えられるかどうかを意識し、議事録を作ることが重要です。
フォーマットを用意しておく
誰が見ても理解できる内容にするために、会議内容にあった議事録のフォーマットを用意しましょう。部門ごと、チームごとに使いやすい議事録のフォーマットを用意すると、読みやすい議事録に仕上がります。
企業によっては議事録の作成に書式を指定することがありますが、特に指定がないときは部門ごとに使いやすいフォーマットの準備を推奨します。
議事録の構造を理解する
会議で使用する議事録の構造を、事前に理解しておく必要があります。議題に対して過去の議事録を参考にすると、よりイメージしやすくなるため、読みやすい議事録が作成できます。
議事録の構造を理解していても、会議によって予測通りに進まないことがあるかもしれません。議題ごとの傾向を把握し、議事録の構造を深く理解しましょう。
議事録の流れを意識して書く
議事録は、タイトル・会議情報・課題・決定事項・確認事項と流れが決まっています。会議中は議事録に直接記入するのではなく、メモを取ることに集中します。
会議の内容を理解していないと、読みやすい議事録はできません。会議中は話し言葉になるため、会話形式の議事録でない限り、途中で会議のペースについていけなくなる可能性があります。流れを意識してメモに残し、会議直後に議事録をまとめましょう。
議事録は、会議中の記憶が鮮明なうちに作成しなくてはいけません。別日に作成しようとしても記憶が曖昧になり、誤った情報を共有してしまうリスクがあるためです。
議事録の作成には自動作成ツールもおすすめ
議事録作成には、自動作成ツールを使う方法があります。AIが会議中の音声を読み取り、自動でテキスト化してくれるため、会議後にあらためて議事録を作成する手間がかかりません。
近年は技術の進化が目まぐるしく、自動作成ツールのバリエーションが豊富です。ここからは自動作成ツールを使うメリットや機能について、詳しく紹介します。
自動作成ツールの機能
議事録の自動作成ツールについて、音声をテキスト化するだけだと思っているかもしれません。自動作成ツールごとに機能は変わり、それぞれ異なる用途で使われています。議事録の自動作成ツールの主な機能は、以下の6つです。
- 会話中の相槌や「え～」などの音声を自動で不要と判断し削除
- 社内でよく使っている専門用語を学習させ、正確な文字起こし
- リピート再生やスロー再生で聞き取りにい発言の確認
- 声を聞き分けて誰の発言かを区別し分類
- 句読点を自動で挿入し、タグ付けやラベリングにも対応
- 日本語以外の幅広い言語に対応し通訳や字幕の対応
自動作成ツールのメリット・必要性
ここからは、議事録の自動作成ツールを使う以下の5つのメリットや必要性を紹介します。
- 議事録作成にかかる手間を省き、編集作業の効率化
- 議事録を簡単に共有でき同時作業にも最適
- タスクの管理がしやすくなり業務ごとの担当者や完遂までの期限がわかる
- 事前共有で会議の生産性を向上させスムーズにする
- リアルタイムコミュニケーションもでき会議の活性化
自動作成ツールの選び方
自動作成ツールにもさまざまな種類があります。議事録の自動作成ツールの導入により改善できることが何か、分析したうえで選定することが大切です。
例えば議事録だけ作成できればいいのか、会議や商談の内容を見える化していきたいのか、企業によっても求める機能は違います。
自動作成ツールを運用するコツ
議事録の自動作成ツールを運用するには、まずはどのような機能があるのか理解し、正しく使いこなす必要があります。例えば自動作成ツールはAIが音声認識をしているため、固有名詞や企業の言い回し、略称の対応が難しい場合があります。
事前に固有名詞や企業ルールをツールに登録し、AIの認識精度を高めることも運用するために必要です。しかし、会議中の議事録をすべて自動作成ツールに任せきりにするのは、限界があります。議事録はある程度テキスト化したものを、人の手で調整する必要があることも認識しておきましょう。
まとめ
議事録は要点を押さえ、誰が読んでもわかりやすくまとめる必要があります。構成やテンプレートを用意しておくと、議事録の作成がスムーズになり、スピーディーに対応することが可能です。議事録の自動作成ツールも使いつつ、質の高い議事録作りを実現させましょう。
