プレゼンテーションは、自社の戦略会議やクライアントとの商談など、さまざまな場面で行われます。プレゼンテーションを成功させるには、いくつかのコツを押さえることが大切です。しかし、ただなんとなくプレゼンテーションをこなしている方も多いのではないでしょうか。この記事では、プレゼンテーションの目的やよくある失敗事例、上達するためのコツについて解説します。プレゼンテーションを成功させたい方はぜひ参考にしてください。
プレゼンテーションとは
プレゼンテーションとは、売り込みたい企画やテーマ、大勢の人に知ってもらいたい情報を効果的に説明するための技法です。プレゼンテーションをする際は、プロジェクターなどを利用して資料をスクリーンに投影しながら説明を行います。また、1対1や少人数に対してプレゼンテーションを実施する場合は、ノートパソコン上で資料が展開されることもあります。
プレゼンテーションを行う目的
プレゼンテーションを行う目的は、「相手の行動を促す」ことです。聞き手が納得・共感し、商品やサービスを購入させることができれば、そのプレゼンテーションは成功したといえるでしょう。プレゼンテーションの目的を達成するには、聞き手の悩みをしっかりヒヤリングし、ニーズに沿って説明を行うことが大切です。
発表との違い
「発表」とは、自分の考えや主張を述べることを指します。相手に説明を行う点ではプレゼンテーションと似ていますが、目的に違いがあります。プレゼンテーションは聞き手に行動を起こさせることが目的ですが、発表は相手に自分が発信する情報を理解してもらうことが目的です。発表を行う際は、聞き手に理解してもらえるように補足資料などを準備しておくとよいでしょう。
プレゼンテーションの基本構成
多くのプレゼンテーションは「序論」「本論」「結論」の3つで構成されています。この基本構成に従うことで、説得力のあるプレゼンテーションを行いやすくなります。プレゼンテーションに慣れていない方は、特に基本構成を意識することが大切です。本章では各構成を詳しく解説します。
序論
「序論」はプレゼンテーションの導入部分です。ここで相手に興味を持ってもらえれば、プレゼンテーションを最後まで聞いてもらえる可能性が高いため、相手の行動を促進しやすくなります。序論ではプレゼンテーションのテーマや概要、説明する理由を簡単に伝えるとよいでしょう。
本論
「本論」では、プレゼンテーションを通して相手に最も伝えたいことを説明します。自社製品を売り込む場合であれば、その商品の魅力や他社よりも優れている点をアピールします。内容に説得力を持たせるために、グラフやデータを用いてわかりやすく具体的に説明すると、なおよいでしょう。
結論
「結論」では、プレゼンテーションをまとめます。これまでの内容を振り返り、序論で伝えた「プレゼンテーションを行った理由」「プレゼンテーションのテーマ」をもう一度説明した上で、全体を締めくくるとよいでしょう。
プレゼンテーションの失敗例
どれほどプレゼンテーションの内容が素晴らしくても、伝え方が悪いと相手に行動を促すことはできません。ここでは、プレゼンテーションの失敗例を紹介します。当てはまるものがないかチェックしてみてください。
スライドを読み上げるだけになってしまう
プレゼンテーションの代表的な失敗例として「説明の際にスライドを読み上げるだけになってしまう」といった状況が挙げられます。ただ読み上げているだけでは話し方が単調になるうえに、聞き手を退屈させてしまうこともあります。視線を聞き手のほうに向けて、できるだけ自分の言葉で説明することを心がけましょう。
スライドが見にくく内容が伝わらない
相手に納得してもらうためのスライドが非常に重要です。文字が多すぎて読みづらかったり、サイズが小さかったりすると、聞き手に内容が伝わらないため注意してください。
話す内容が出ず言葉に詰まる
プレゼンテーションの際に緊張していると、言葉に詰まってしまうことがあります。こうなると、相手にとって聞きにくいだけでなく、内容がうまく伝わらなくなってしまいます。事前に練習を重ねて、スラスラと説明できるよう準備しておくことが大切です。
プレゼンテーションを上手にこなす5つのコツ
プレゼンテーションを上手にこなすためには、いくつかのコツがあります。実際に説明を行う前にコツを理解しておくことで、プレゼンテーションを成功に導きやすくなるでしょう。ここでは5つのポイントを紹介しますので、ぜひチェックしてみてください。
プレゼンテーションの「型」を利用する
プレゼンテーションには、「現状分析」「課題発見」「原因解明」「解決案」の4つの型が存在しています。この中でひとつでも欠けてしまうと、聞き手はプレゼンテーションの内容を理解しづらくなってしまいます。プレゼンテーションの構成を組み立てる際は、4つの型を利用するようにしましょう。
シンプルでわかりやすいスライドを用意する
プレゼンテーションを成功させるためには、スライドのわかりやすさが必要不可欠です。スライドに必要以上に文字やアニメーションを詰め込みすぎると、聞き手にとって見づらくなってなってしまいます。フォントや色使いを意識し、一目で内容が伝わるようなスライドを用意しましょう。
聞き手の立場を考えてプレゼンする
プレゼンテーションを行う際は、聞き手の立場を考えた説明の仕方が求められます。「自分が何を伝えたいか」という観点だけでは、聞き手の行動を促すことは難しいでしょう。「相手がどのようなことを知りたいのか？」という点を意識して構成を組み立てることが大切です。
声のボリュームや速度を意識する
プレゼンテーションにおいては、声のボリュームや話す速度も重要です。いくら内容が素晴らしくても、ボソボソと早口で話していては相手は聞き取りづらいです。伝えたいところは特にゆっくり大きな声で話すなど、メリハリを意識するとより良いプレゼンテーションになるでしょう。
体験談や事例を交えて伝える
効果的なプレゼンテーションを行うためには、体験談や具体的な事例を伝えて説明することも重要です。プレゼンテーションの説得力が増し、聞き手の行動を促しやすくなります。ただし、体験談を話しすぎて自分語りになりすぎないように注意してください。プレゼンテーションは、あくまでも聞き手を意識することが大切です。
まとめ
今回はプレゼンテーションの失敗例や対策、上達するためのポイントについて解説しました。プレゼンテーションを行った結果、商品の購入やサービスの利用に繋がれば成功といえるでしょう。聞き手の立場に立って構成を考えるのはもちろん重要ですが、話し方やスライドの見やすさといった点にも意識を向けることが求められます。記事で紹介したコツを実践して、プレゼンテーションを成功させてください。
