昨今のビジネスシーンでは、リマインドという言葉が多く使用されています。しかし、リマインドの意味や使い方などを理解しきれていないという方も多いのではないでしょうか。
今回はリマインドについて、意味やシチュエーション、メールでの使い方といった観点で解説します。リマインドに関連するツールについても触れているので、ビジネスでの活用にお役立てください。
リマインドとは
英語のremindのカタカナ読みである「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」といった意味を持ちます。念押しや再確認といった意味で、ビジネスシーンだけでなく日常でも使われる言葉です。
ここでは、リマインドを行う意味や催促との違い、主な活用シーンを紹介します。リマインドの基本を押さえることでビジネスや日常でのやり取りを円滑に進められるので、ぜひ参考にしてください。
リマインドを行う意味
約束していた日時や期限などを、同僚や取引先、上司に思い出してもらうためにリマインドが活用されます。リマインドを行うことで、期限の定まっているプロジェクトや提出物などの漏れを防止できます。
また、リマインドについての認識を持っておくことで、日時や期限に対する自分自身の意識が高まる点も特徴です。ビジネスに限らず「約束を守る」という観点でリマインドは重要視されます。
反対にリマインドをしっかり行わないことで、思わぬ機会損失につながってしまう場合もあります。リマインドの意味や必要性を理解し、自身や周りを巻き込んで日時や納期に関するトラブルを回避しましょう。
催促との違い
リマインドはあくまでも、相手に対して「思い出させる」意味で活用されます。期限が迫っていることを理由に、実行を求める催促とは似ているようで意味が異なることを覚えておきましょう。
リマインドと催促は意味こそ異なるものの、多用してしまうと相手を不快にさせる恐れがある点が共通しています。どちらも実施する際は適切な頻度を心掛けましょう。
リマインドが活用されるシチュエーション
リマインドは主に、ビジネスシーンで活用されます。しかし、以下のような日常的なシーンでも、リマインドを活用できると認識しておきましょう。
- 飲み会・食事会などの出欠確認
- 忘年会などの会費徴収期限
- 友人・家族との約束を再確認
上記の日常的なシチュエーションに加え、次の項目で触れるビジネスシーンにおけるリマインドについても把握しておきましょう。
ビジネスにおけるリマインドのシチュエーション
リマインドは、ビジネスにおける以下のシチュエーションで活用されることを覚えておきましょう。
- 会議・商談の日程確認
- 書類・プロダクトの納期確認
- 休憩を促す
- 仕事の督促
- 予約・日程などの再確認
- 自分のTODOリストを再認知
それぞれのシチュエーションについて、ここでは詳しく解説します。
会議・商談の日程確認
会議や商談など、既に決まっているスケジュールの数日前にリマインドを実施します。参加者に対し、再度出欠の可否を確認することが一般的です。もしこの段階で参加人数の変更などがあった場合は、人数もしくは開催日程などを調整する必要があります。遅くても、開催の3日前にはリマインドすることをおすすめします。
書類・プロダクトの納期確認
書類やプロダクトを完成させるべき納期が数日後に迫った段階で、完成・提出を促す意味でリマインドを駆使します。提出物の内容や分量によって、確認する日にちを設定しましょう。万が一提出に間に合わないという声が出た際は、スケジュールの調整が必要になります。そのため、できるだけ早めにリマインドしておくことをおすすめします。
休憩を促す
近年浸透しているリモートワークでは、休憩時間を十分にとらず働き続けてしまう人もいます。適度な休憩をメールなどでリマインドすることで、休憩時間をしっかり確保できるようになります。休憩を促すタイミングで進捗などを確認することで、業務の完遂に向けたスケジュールを組みやすくなる点もメリットです。
仕事の督促
リマインドは納期前だけでなく、すでに過ぎてしまったことに対して促す場合も該当します。書類の提出や入金など、あらかじめ定めていた日数を過ぎている場合に活用しましょう。また、リマインドの連絡に対する返事がない場合に、再度リマインドする場合もあります。
予約・日程などの再確認
セミナーや講演会など、ある程度の人数を集める予定の出欠可否などをリマインドする場面もあります。参加人数が多いほど、できるだけ早めにリマインドしておくべきです。
自分のTODOリストを再認知
リマインドは第三者だけでなく、自分宛に実施できる点もポイントです。忘れてはいけない提出物やアポイントなどを、自分宛にリマインドすることで抜け漏れを防止できます。
リマインドはメールで送ることも多い
予定を思い出してもらう目的で、メールでリマインドする場合も少なくありません。ここでは、リマインドメールの書き方や送るタイミングなどを、ポイントも踏まえたうえで解説します。
リマインドメールの書き方
リマインドメールを作成する際は、以下の項目が必要であることを認識しておきましょう。
- 件名
- 挨拶文
- 本文
- 具体的な内容
- 署名
上記を入れ込んだリマインドメールの例は、以下を参考にしてください。
○月○日 ○○会議についてご案内
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○と申します。○月○日の○○会議について、再度日時をお伝えさせていただきます。
当日は○○時までに、2階会議室までお越しください。
なお、参加できない場合は以下のアドレスに○日の○時までご連絡ください。○○＠○○.com
株式会社○○ ○○
リマインドメールを送信するタイミング
会議などのリマインドメールは、遅くても開催数日前には送信しておきましょう。ギリギリに送信してしまうと、万が一調整が必要になっても対応しきれません。また、納期のあるものに対し、先方からアクションがない場合はできるだけ早めにリマインドメールを送りましょう。
リマインドメールを作成・送信するときのポイント
リマインドメールを作成し、送信する際は以下に挙げるポイントを押さえておくことが大切です。
- できるだけ簡潔にまとめる
- 誤字・脱字に注意する
- 丁寧な文体を意識する
- 余裕を持ったスケジュールで送信する
- メールの返信がない際は電話で連絡する
メール以外でリマインドに適したツール
リマインドはメールだけでなく、ChatWorkやSlackなどのコミュニケーションツールでもスムーズに実施できます。
ChatWork
ChatWorkを活用すれば、対象者をメンションして送信できるため、確認漏れなどを軽減できます。また、会議やプロジェクトごとにチャンネルを設定すれば、より効率的に出欠確認などを実施できるでしょう。
Slack
SlackもChatWork同様、メンションやチャンネル設定が可能なツールです。リマインド専用のフォーマットなども設定されているため、使い方を覚えてしまえばChatWorkよりも確実にリマインドできるかもしれません。
まとめ
リマインドについて理解することは、ビジネスシーンにおいて非常に重要です。納期や日時設定の抜け漏れなどを防止できるため、社外はもちろん社内にも浸透させておくべき概念です。リマインドは主にメールなどで実施しますが、ChatWorkやSlackなどのツールを活用するのも一般的になってきました。なぜリマインドが重要か理解したうえで、本記事の内容を参考に自社のやりやすい手法に落とし込んでください。
