報告書とは、上司や関係者に対し、必要な情報をわかりやすく提供するための文書です。的確かつ簡潔に情報をまとめる必要があるため、効率的な書き方を知りたいと考える方も多いのではないでしょうか。
今回は、報告書の効率的な書き方について紹介します。報告書の構成や書き方のポイント、NG例も紹介しているので、さまざまなビジネスシーンにお役立てください。
報告書を書く前に知っておくべきこと
報告書を書く前に、まず基本項目を把握しておきましょう。ここでは、報告書を構成する基本項目と、それぞれの内容を紹介します。また、報告書の例文も紹介しているので、書き方の参考にしてください。
基本項目
報告書の基本項目と、それぞれの内容は以下の通りです。
| 項目 | 内容 |
| 提出日 | 報告書を提出する日を記載西暦・和暦も残しておくのがおすすめ |
| 宛名 | 報告書を提出する相手の氏名を記載役職名もあわせて記載する |
| 差出人 | 誰が提出した報告書かわかるように自署を記載所属部署などの詳細も記載する |
| タイトル | 報告書の題名を記載タイトルだけで内容を把握できるようにする |
| 要旨 | 報告書全体で伝えたいことを記載冒頭文に記載する |
| 詳細 | 本文に該当報告書を通じて伝えたい内容（経緯・補足など含めて） |
| 補足 | 本文とは別で伝えるべき内容を記載資料を添付する場合もある |
例文
報告書を書く際は、先ほど紹介した基本項目とあわせて、ここで紹介する例文も参考にしてください。ここでは、営業報告書の例文を掲載しています。
| 件名：令和○年（20XX年）○月○日株式会社○○訪問・営業報告書 お疲れ様です。”所属部署名”の○○です。 標記の件について、ご報告いたします。 訪問日時：○月○日訪問先：株式会社○○応対者：株式会社○○ 課長・○○氏結果：当社の”商材名”について提案を実施。〜ヶ月で売上高〜%アップが期待できるのであれば、購入・利用の可能性があると認識。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ”詳細を記載” ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 以上 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 自署TEL：※※※ー※※※※ー※※※※メール：※※※＠※※※※ ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
報告書の基本的な書き方
ここでは、報告書を書くうえでの基本を、タイトル・本分・状況・要旨それぞれに分けて解説します。
1：タイトル
タイトルは、報告書の概要が一目でわかるような書き方を意識しましょう。報告書の概要だけでなく、日付や結果などをタイトルに入れ込むのもおすすめです。タイトルが漠然としていたり、本文の内容に則していなかったりすると、提出しても受理されない場合があります。
2：本文
本文の冒頭で「標題の件につき」と、タイトルの内容を再度説明する文章を記載してください。そのうえで、報告内容を箇条書きで簡潔に記載するのがおすすめです。また、箇条書きの前に「記」を中央に記載します。メールの場合は「記」は省略します。本文をすべて書き終えたら、末尾に「以上」を記載して完了です。
3：状況
報告書の本文は、大半が状況説明です。先ほども触れたように、箇条書きで記載することでわかりやすい報告書が書けるようになります。状況説明の書き方は以下を参考にしてください。
| 訪問者：〜訪問日時：〜場所：：〜先方対応者：〜訪問目的：〜 |
4：要旨
要旨は、本文の内容を要約したもので、報告書の最後に作成します。以下3つで構成するのが基本です。
- 訪問の結果
- 結果に至るまでの経緯や理由
- 次に何をすべきか
上司が要旨を読んだだけで報告書の内容が理解できるように書くのがポイントです。
報告書を書く際に意識するポイント
ここでは、報告書を作成するにあたって意識すべきポイントを紹介します。ここで紹介するポイントを把握して、上司に伝わりやすい報告書を作成しましょう。
報告の目的を明確化する
何のために報告書を書くのか、目的を理解しておくことは最低条件です。同じ報告書でも、営業や研修、クレーム対応などその種類はさまざまで、報告内容を明確にすることが大切です。内容の書き方はもちろん、誰に提出する報告書なのかを考えて書くようにしましょう。
表現に気を付ける
報告書内の表現が、ビジネスシーンに適したものであるかを確認しておきましょう。文章としては適さない「話し言葉」を避けたり、文頭と文末のつながりを意識したりする必要があります。また、誤字脱字がないかを提出前にチェックしておくことも大切です。
事前に構成を作る
今回紹介した基本項目などを参考に、報告書の骨組みとなる構成から先に作成しましょう。構成に訪問の結果や対策などを当てはめる形であれば、本文の内容もスムーズに書き進めることができます。結論から先に書くことを意識するのも、報告書を書くうえで大切なことです。また、報告内容によって設置すべき項目が変動することも、念の為頭に入れておきましょう。
5W1Hを意識する
5W1Hとは、以下の要素を示す言葉です。
- who：誰が
- when：いつ
- where：どこで
- what：何を
- why：なぜ
- how：どのように
報告書を書く際は、5W1Hを意識することでより伝わりやすい内容にできます。
報告先によって書き方を変える
報告書は、提出先によって書き方や構成を柔軟に変化させる必要があります。直属の上司に提出する場合であれば、今回紹介している基本項目を元に、一般的に失礼とならない表現で書けば問題ありません。ただし社長などより上のポジションの方に提出するのであれば、敬語の表現に注意を払い、自身の行っている仕事内容が報告書だけで把握できるように、わかりやすく書くのがポイントです。自身の仕事を知っている直属の上司に提出する場合とは異なるという前提で、報告書を作成しましょう。
報告書のNG例
ここでは、報告書を書くうえでやってはいけないことを紹介します。より伝わりやすい報告書を書くために、参考にしてください。
情報が乱雑に記載されている
報告書内にある情報が乱雑になると、報告内容が理解しにくくなります。実際の訪問内容や自身の考え方を、時系列などを基準にして適切に配置することが大切です。
必要な情報が足りていない
訪問内容や今後の対策など、報告書に記載すべき情報に漏れがあると、報告書として成立しません。必要な情報を適切に並べることを意識しつつ、自身が得た情報はすべて網羅するつもりで書くことが大切です。
事実と解釈が混在している
報告書の中に、自身の考えを入れ込んでしまうのはNGです。あくまで事実をベースに、報告や対策などを記載するようにしましょう。
まとめ
今回は、報告書の正しい書き方について解説しました。報告書を書く際は、基本項目をベースとした書き方を覚えておくことが大切です。今回の記事では報告書を作成するときのポイントやNG例も紹介しているので、参考になれば幸いです。
