本拠地となるオフィスから離れた場所に用意されるオフィスのことをサテライトオフィスといいます。名称として耳にしたことはあっても、その必要性を含めた詳細について理解しきれていない方も多いでしょう。今回は、サテライトオフィスについて、必要性や設置場所の観点から解説します。サテライトオフィスのメリット・デメリットや、向いている業務なども解説するのでぜひ参考にしてください。
サテライトオフィスとは
企業が構える本社・本拠地から離れた場所に設置されたオフィスがサテライトオフィスです。企業が別荘のように保有する「一社専用」と、複数の企業・個人が利用する「シェア型」の2種類が存在します。支店や支社と混在する場合がありますが、これらはあくまで企業目線での分類です。
一方サテライトオフィスは、働く従業員視点での呼び方といえます。本社よりも勤務しやすい場所で、本社と変わらない業務を進められるような環境を配備することが一般的です。本社以上の設備が用意されることはほとんどないため、小規模になりがちな特徴があります。
なぜサテライトオフィスが必要とされるのか
サテライトオフィスが注目される背景には、昨今注目される働き方改革が挙げられます。働き方に柔軟性を求める人が多くなったことで、働く場所の自由度にフォーカスしたサテライトオフィスが注目されています。またコロナ禍で主流となりつつあるテレワークの浸透も、サテライトオフィスが注目される理由のひとつです。サテライトオフィスであれば、自宅のネット環境が整っていないといった課題に応えることができます。
なお、あえて大規模なオフィスを構えず、サテライトオフィスとして運営されているシェア型の施設を主要なオフィスとして利用する企業も増えています。オフィスを持たなければコスト削減にもつながるため、サテライトオフィスが注目されています。
コロナ禍におけるサテライトオフィスの役割
先ほども触れたように、サテライトオフィスはコロナ禍で拡大したテレワークのニーズを効率的に進めることができます。
自宅での作業がメインとなるテレワークですが、場合によってはオフィスが必要なこともあるでしょう。自宅にテレワークの環境が整っていない、家族がいるので思うように仕事ができないなど、理由はさまざまです。サテライトオフィスを用意しておくことで、テレワークに対応しきれない従業員のニーズに応えられます。
サテライトオフィスの設置場所
サテライトオフィスは、設置する場所によって3つの種類に分類されます。ここでは、都市・地方・郊外それぞれに設置するサテライトオフィスについて紹介します。
都市
都市型は主に、本社が地方にある企業などが利用するタイプのサテライトオフィスです。ビジネスの中心地にサテライトオフィスを構えることで、新たな事業展開や顧客拡大などを実現します。
また、地方の本社では機能しないような施策を、あえてサテライトオフィス中心に展開させる場合もあるでしょう。都心部に住む有能な人材を、地方の会社が採用することも可能です。
地方
地方型は都市型のサテライトオフィスとは対照的に、都心に本社のある企業が地方に構えるサテライトオフィスです。コロナ禍において注目された地方特有のノウハウを、都心の企業でも吸収できるようになります。
また、都心部で仕事をしていた従業員が、退職することなく地元に戻れる点もメリットです。働き方改革におけるワークライフバランスの重要性を、サテライトオフィスによって実現できます。
郊外
郊外型は同じ都心部でも、少し離れた距離で生活している従業員に向けて用意するサテライトオフィスです。通勤時間を削減できるため、従業員のワークライフバランスの実現に貢献します。
また、通勤にかかるストレスを軽減できれば、業務パフォーマンスの向上も期待できるでしょう。育児や介護などの両立も実現できるため、離職率の低下やエンゲージメント向上にもつながります。
サテライトオフィスのメリット
サテライトオフィスの設置には、主に以下のメリットがあります。
- 生産性の向上
- 家庭の事情による離職防止
- 人材確保の範囲拡大
- BCP対策
生産性の向上
サテライトオフィスの設置により通勤時間が短くなると、業務に充てられる時間が増加します。そのため、全体的な生産性の向上が期待できるでしょう。またプライベートの時間をより確保できるようになり、働き方への満足度もアップするでしょう。
家庭の事情による離職防止
育児や介護、自身の体調不良など、業務とは直接関係のない理由でやむを得ず離職する従業員も少なくありません。これはオフィスが自宅から遠いことで、上記に挙げたことと仕事の両立ができないためです。サテライトオフィスを設置すれば、ワークライフバランスを重視した働き方が実現できます。育児や介護をしながらでも業務パフォーマンスをキープ・向上させることが期待できるでしょう。また、通勤にかかる負担が減ることは自身の体調にも好影響といえます。
人材確保の範囲拡大
従来の採用活動は、企業の所在地に「通う」ことが必須条件でした。しかし、コロナ禍の影響でテレワークが一般的となり、企業の所在地と従業員の住所が遠くてもジョインできる環境になりました。あわせてサテライトオフィスであれば、地方の人材を集めるための「支社」として設置することが可能です。これまでは出会えなかった新たな人材と、サテライトオフィスを通じて出会えるかもしれません。
BCP対策
BCP対策とは、自然災害など万が一の事態に備えて実施しておくべき事業継続計画のことです。災害が発生した場合、本社にすべての機能を集約させているとその時点で事業がストップしてしまいます。サテライトオフィスを用意しておけば、本社の機能がストップしても事業そのものは継続できます。一旦拠点をサテライトオフィスに移し、事業を継続しながら本社の機能を回復させることが可能です。
サテライトオフィスにはデメリットもある
サテライトオフィスの設置には、以下のデメリットがあることも把握しておきましょう。
- セキュリティ対策が必要になる
- 従業員を管理しにくい
- コミュニケーションが十分に取れない
- 場所によって格差が生まれやすい
セキュリティ対策が必要になる
本社とは別にサテライトオフィスを構える場合、本社と同等、もしくはそれ以上のセキュリティ対策が必要です。事業管理者の目が行き届かない環境になることも多いため、セキュリティの観点は特に強化する必要があります。
従業員を管理しにくい
サテライトオフィスにしか勤務しない従業員も多いため、業務進捗を把握しづらい傾向にあります。業務進捗を把握できるように、遠方でも利用できる管理ツールを用意しましょう。
コミュニケーションが十分に取れない
管理と同様、従業員とコミュニケーションが取れないことで、適正な評価がしづらくなります。オンラインで実施できる1on1などを制度化し、定期的なコミュニケーションを意識する必要があるでしょう。
場所によって格差が生まれやすい
場所による格差は、特に地方でサテライトオフィスを設置する場合に発生しやすい事象です。都心部と比べてビジネスのトレンドが届きづらい地方では、どうしても都心部の従業員と知識・技術の格差が生まれやすいでしょう。都心部から定期的に上長が訪問する、勉強会や研修を実施するなどして、オフィス間での格差を埋めなければいけません。
サテライトオフィスに向いている業務
主に以下の業務が、サテライトオフィスで実施する際に向いています。
- Web会議
- PCを用いた作業
- 紙媒体で実施するアナログな作業
- 長考が必要なこと
基本的には、テレワークに適している業務がそのままサテライトオフィスに向いている業務と判断できます。ただし突発的に発生する会議などは、サテライトオフィスには向いていません。これはサテライトオフィスの多くは、会議室が予約制であるためです。また、シェア型のサテライトオフィスである場合、機密性の高い情報を取り扱う業務は向いていないでしょう。
まとめ
本社にこだわることなく業務を遂行できるため、さまざまな企業からのニーズが高まっているサテライトオフィス。地方・郊外でも利用できることから、新たな人材の確保にも有効です。
従業員目線でみても、ワークライフバランスの観点でメリットの多い施策だといえるでしょう。セキュリティ対策や評価制度などの整備は必要ですが、設置することでさまざまな事業展開が期待できるでしょう。
ただしサテライトオフィスを設置する際は、向いている業務と向いていない業務があることを忘れてはいけません。本社と業務を分担し、事業を円滑に進めるための施策としてサテライトオフィスの設置を検討しましょう。
