柔軟な働き方が推奨される現代において、自由な働き方のひとつとしてフリーアドレスが注目されています。フリーアドレスとは、働く席を自由に選択できる新しいオフィス形態のこと。注目度は高まっているものの、フリーアドレスの特徴や効果を把握しきれていない企業も多いのではないでしょうか。この記事では、フリーアドレスの概要や導入の流れについて解説します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスの中で自分の席を持たず、自由な場所で働く新しいワークスタイルのことです。決められた場所に自分のデスクを持つ従来の形態とは異なり、空いている場所を自分の作業場として活用します。特に日々の業務でノートパソコンを使用する企業などにおすすめの形態です。ベンチャー企業はもちろん、近年では中央省庁などさまざまな場所で採用が進んでいます。
フリーアドレスが注目される理由
近年のデジタル化やペーパーレス化の背景もあり、フリーアドレスはさまざまな企業で注目されています。従来の働き方で問題視されていた業務の阻害要因を解消できるため、導入を検討している企業も増加傾向にあります。
また、新型コロナウイルスの感染拡大も、フリーアドレスが注目される理由のひとつ。ソーシャルディスタンスの確保など、コロナ禍における働き方のニーズに柔軟に対応できる点が評価されています。人数の変化にも対応しやすいため、オフィスに出社する人数がまばらになりがちな企業にもおすすめです。
ABWとの違い
近年注目される働き方のひとつとして「ABW」が挙げられます。ABWとは、Activity Based Workingの略で、自分の座席を設定せず、業務内容に応じて働く場所を変える手法です。
座席を固定しないという観点ではABWもフリーアドレスと同じです。しかし、フリーアドレスが物理的な観点で実施されるのに対し、ABWは従業員の行動に応じて場所が変化することに違いがあります。ABWは従業員の動きに着目していることから、生産性や従業員満足度の向上にもつながります。物理的な側面でフリーアドレスを導入しつつ、ABWの考えを取り入れるのもよいでしょう。
オフィスにフリーアドレスを導入する流れ
フリーアドレスを導入する際は、まず自社の在籍率を調査したうえでフリーアドレスが必要かどうかを判断しましょう。そのうえで、以下の手順で導入してください。
- 従業員に周知する
- オフィスのレイアウトを設計する
- 備品を手配する
- 運用ルールを決める
ここからは、それぞれのフローの具体的な内容について解説します。コロナ禍を意識したフリーアドレスの施策例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
従業員に周知する
自社でフリーアドレスを導入できると判断したら、従業員に導入の旨を周知して同意を得ましょう。経営側が一方的に進めてしまうことは避けてください。フリーアドレスを導入することで、企業・従業員の双方にどのようなメリットがあるかを理解してもらうことが大切です。
オフィスのレイアウトを設計
フリーアドレスの形態をどのように実現するのか、実際のオフィスと照らし合わせながら設計しましょう。オフィスの全体像を把握したうえで、フリーアドレス化する範囲などを具体化してみてください。
備品の手配
レイアウト設計で具体化したフリーアドレス案を実現するために、ロッカーやデスクなどを手配します。特にデスクは、キャスター付きのものやロングデスクなど、さまざまな種類があることを覚えておきましょう。設備導入に併せてリフォーム工事を行う場合は、半個室の席やスタンディングデスクの導入もおすすめです。
従業員数や業務内容など、企業ごとに最適な備品は異なるため、手配する前にしっかりと確認しておきましょう。
運用ルールを決める
オフィス環境が整ったら、フリーアドレスをどのように運用するか詳細を決めていきます。従業員に改めて周知することも忘れてはいけません。フリーアドレスの運用ルールには、座席の利用や私物管理などに関連する内容があります。
コロナ禍を意識した施策・対策
昨今のフリーアドレスには、新型コロナウイルスの感染拡大を防止するための施策や対策が重要です。主な施策例には以下が挙げられます。
- 従業員が近距離で隣り合わない・対面にならないよう配慮する
- 消毒液や体温計などを手配しておく
- アクリル板や仕切りを設置する
また、フリーアドレスを導入したうえで、出社する人数を抑えることも重要な施策です。感染リスクを極力避け、安心して働ける環境を用意しましょう。
失敗しやすいフリーアドレスの特徴
フリーアドレスは、セキュリティの観点から固定の席が必要とされる企業には不向きです。IT化・ペーパーレス化が進んでいない企業も、無理に導入すると失敗しやすい傾向があります。また、フリーアドレスの導入に適した企業でも、失敗につながりやすい要素がいくつか存在します。以下でよくある失敗例をチェックしてみましょう。
従業員の位置を把握できていない
フリーアドレスの導入後は従業員が定位置にいないことがほとんどです。そのため、従業員がどこで何をしているか把握しづらい点に注意しなければなりません。引き継ぎや連絡事項などを伝える際、どこにいるか探す手間がかかることもあるでしょう。フリーアドレスを導入する場合は、業務中のやりとりをスムーズに行える方法も併せて検討する必要があります。
集中しづらい環境
周囲の声や音が聞こえやすいため、集中力を保てない人もいるでしょう。小さいオフィスだと、この傾向は特に顕著です。自由席なので準備や移動の回数が多く、雑音が発生しやすいことにも注意しましょう。集中しづらい環境になることで、業務効率や生産性の低下につながる可能性もあります。
定位置が決まっている
働く場所を自由に変えることができるルールの弊害として、定位置を決めて仕事をする人が出やすい点もフリーアドレスの特徴です。隣り合うメンバーが固定化し、それではフリーアドレスの意味がありません。オフィス全体で定位置が決まってしまうと、フリーアドレス導入前と何も変わらないことになります。
目的が浸透していない
従業員に周知せずにフリーアドレスを導入することで、目的が浸透しにくくなる恐れがあります。従業員との認識が合わなくなり、結果的にマイナス効果が大きくなることもあるでしょう。フリーアドレスの導入が失敗にならないように、「なぜ導入するのか」を事前に周知したうえで目的の認識をすり合わせておきましょう。
備品を管理しづらい
フリーアドレスは一人ひとりにデスクが用意されているわけではありません。そのため、仕事道具や書類も一緒に移動する必要があります。管理する備品が多い場合は、固定の場所に収納しておけるスタイルが適しているでしょう。
適性のある部署ではない
フリーアドレスの効果が出にくい場合、導入に適した部署ではない可能性があります。デスク業務がメインの企業だと、フリーアドレスにすることがかえってデメリットになるでしょう。また、固定電話での対応やデスクトップ型のパソコンを使用する場面が多い企業も、フリーアドレスの導入には不向きです。
人事評価・コミュニケーションが疎かになる
フリーアドレスを導入すると、部下がどのような仕事をしているかを把握しにくくなります。成果物や仕事の進捗でしか評価を下せないため、適切な人事評価につながらない可能性もあるでしょう。指導・質問・相談などのタイミングが合わなくなることも、懸念されるポイントのひとつです。
フリーアドレスを成功させるポイント
フリーアドレスの効果を最大化するためには、どんな手立てが必要なのでしょうか。ここからは、フリーアドレスを成功に導くためのポイントを紹介します。
導入目的を明確化する
フリーアドレスを導入する目的を明確化して従業員に周知しましょう。従業員の目的意識を高める効果があるのはもちろん、自社が導入に適した企業かどうかの事前分析にも役立ちます。
作業位置に関するルールを策定
定位置が固定される問題は、ローテーション制度を設けることで防止できます。また、従業員がどこにいるかを把握できるような仕組みも併せて考えておきましょう。「作業前にグループチャットで着席位置を報告する」など、働き方に合ったルールを策定してみてください。
集中しやすい環境を作る
周囲の音が気にならない場所や、集中したいときに移動できる場所を用意しましょう。集中力の低下はモチベーションや生産性の低下につながるので、必ず対策をとる必要があります。グループワークに適したエリアと会議スペースを分けるなど、効率的なデスク配置を意識してみましょう。
グループアドレスの導入
グループアドレスとは、部署ごとに設定したエリア内で自由に席を選べるスタイルを指します。フリーアドレス化で懸念されている部署内でのコミュニケーションや連携不足を解消できるでしょう。
ツールの活用・導入は怠らない
フリーアドレス化によるコミュニケーション不足の解消には、スムーズにやりとりできるチャットツールの導入がおすすめです。また、備品を管理できるパーソナルロッカーなどを導入し、業務をスムーズに遂行することも重要です。
持続性のある仕組み作り
フリーアドレスを導入しても、一過性のものになっては意味がありません。業務効率化や生産性の向上につながるように、持続性のある仕組みを企業全体で考えましょう。従業員の声をヒアリングし、定期的なルールの見直しや改善を行うことが大切です。
まとめ
自由な働き方として注目されるフリーアドレス。コロナ禍による働き方の変化にも対応しやすいため、多くの企業で導入されています。フリーアドレスは従業員への周知や運用ルールの設定などを行い、意味のある施策として持続させていかなければなりません。作業効率が上がる環境づくりを進めながら、より効果的なフリーアドレス制度を導入してみてください。
