「業務の流れ」を意味するワークフローは、流れを把握するだけでなく、図式化することで現在抱えている問題点を明確にし、業務改善にも役立ちます。ワークフローについて、概要や重要性を理解しきれていないという方も多いのではないでしょうか。今回は、業務改善につながるワークフローの基本情報を解説します。業務の流れを自動化するワークフローシステムについても解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
ワークフローとは
ワークフローとは、企業内における業務の流れを表す言葉です。業務の流れを図式化したものの総称でもあります。
業務においては、スタートからゴールまではもちろん、プロセスにも「流れ」が存在します。発注業務を例にしているので以下を参考にしてください。
- 商品・備品の欠品チェック
- 発注担当が該当商品を発注
- 直属の上司にチェックをもらう
- 上長がさらに上の管理職にチェックをもらう
- 総務担当が発注をかける
ワークフローは上記の流れそのものを指す言葉であり、図式化したものを指します。働き方改革が注目される昨今において、現状を改善するための手法として多くの企業が取り入れています。
ワークフローを可視化するメリット
ワークフローの可視化により、以下のメリットが期待できます。
- 業務の流れが明確になる
- 業務の流れにおける問題点を可視化できる
- 業務プロセスを単体で見直せる
- 業務の問題点を浮き彫りにできることで効率化にもつながる
上記を参考に、ワークフローの可視化における重要度を見直してみてはいかがでしょうか。
ワークフローにおける問題点
ワークフローに関する課題がある企業には、以下の特徴があります。
- チェック基準や承認担当が定まっていない
- 承認担当が不在の場合に業務がストップする
- ワークフローを可視化していないため進捗を把握できない
- 書類等の作成・管理に無駄な人件費や時間がかかっている
ワークフローの可視化によるメリットとあわせて、自社の状況に置き換えてみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムとは
業務の流れを可視化し、業務改善につながるワークフローを自動化できる仕組みを「ワークフローシステム」といいます。
ワークフローシステムを導入していない場合は、紙ベースでのワークフローが一般的です。紙ベースのワークフローシステムでは、作成に時間がかかります。また印刷用紙やプリント代、場合によっては郵送費などの費用がかかることもあります。また、書類の保存場所をどうするか、承認者が不在のときにどうするかなども問題点として挙げられます。ワークフローシステムの導入により、紙ベースのワークフローで発生する問題点を解消できます。
近年注目されているDX化につながる施策でもあるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムには、以下の機能が備わっています。
- 申請・起票
- 申請書作成・帳票
- 管理
- 承認
- 通知
上記機能に加え、外部システムとの連携やマルチデバイスへの対応などを実現できます。
申請・起票
申請書を作成して提出する機能のことを指します。Excelや、システムごとのテンプレートを使用した申請・起票が一般的なワークフローシステムの構造です。申請書にコメントやファイルを添付できる場合もあります。また、申請や起票を別のユーザーに代行してもらうことも可能です。
申請書作成・帳票
ワークフローシステムの多くには、さまざまな申請書のフォーマットが用意されています。フォーマットに従って各種申請書を作成できるため、作成業務の属人化を防止できます。ワークフローシステムにフォーマットとして導入されている主な書類は以下の通りです。
・勤怠管理表
・旅費申請書
・経費精算書
管理
ワークフローシステム本体を、厳重に守るセキュリティ面が施されています。承認ルートを制御する管理機能が備わっている場合もあります。また、データの移動や組織管理など、さまざまな観点での「管理」を実行できる点もワークフローシステムの特徴です。
承認
ワークフローシステムでは、申請書に対する承認作業の簡略化が可能です。申請書の保留・委任・差し戻し・破棄もできます。承認先や承認ルートの変更、申請書の共有なども承認機能に該当します。
通知
申請者・承認者の両方に、申請書に関する情報を通知する機能も備わっています。申請書の期限や承認の結果などを通知することができます。ツール上で結果が表示されたり、メールで送信されたりと、通知の方法はシステムによって異なります。
ワークフローシステムの導入で得られる効果
ワークフローシステムを導入することで、以下の効果が得られます。
- 意思決定の速度が向上する
- コストを削減できる
- 業務プロセスの可視化
- 業務効率の改善
- 内部統制の強化
ワークフローシステムの導入を決めるうえでの参考にしてください。
意思決定の速度が向上する
ワークフローシステムの導入により、申請書の確認や承認ルートを自動化できます。申請書が承認者まで届く時間を短縮できるため、申請から意思決定までの速度が向上します。また、さまざまなモバイル端末で申請や承認ができる点もメリットです。時間と場所を問わずに申請・承認できることで、意思決定の効率化を実現できます。
コストを削減できる
ワークフローシステムは、紙ベースでワークフローを管理している企業に導入が推奨されます。紙ベースでの申請書には資材・時間・管理場所・輸送の観点でコストがかかります。ワークフローを電子化できるシステムの導入により、コストを大幅に削減できるでしょう。
業務プロセスの可視化
ワークフロー自体はあっても、可視化できていないため浸透しきっていないという企業もあるでしょう。ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までに必要な流れをより正確に可視化できます。承認までの進捗状況もわかりやすく把握できるため、業務全体をより効率化することが可能です。また業務プロセスの可視化により、改善点を客観的に分析することができます。
業務効率の改善
ワークフローシステムの導入により、フォーマットから簡単に申請書を作成できるようになります。紙ベースで作成していた申請書よりも作業工数が少なくなるため、業務効率が改善するでしょう。また、書類にミスが発生しにくくなるため、承認者の効率化につながります。
内部統制の強化
申請や承認、決済の業務手続きをルール化できる点も、ワークフローシステムの特徴です。視覚化されたフローをチェックすることで、自社の特性に合わせてルールを変えていくことも可能です。過去のデータも確認できるため、過去と現状を踏まえた課題の抽出や、課題解決に向けて行動できます。
ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
さまざまなメリットのあるワークフローシステムですが、どのように選べばいいかわからないという方も多いでしょう。以下で紹介するポイントを参考に、自社に適したワークフローシステムを選んでください。
操作性
ワークフローシステムを導入しても、浸透しなければ意味がありません。できるだけ簡潔に操作できるシステムを選ぶことで、紙ベースから変更してもスムーズに浸透するでしょう。専門知識がなくても操作できるシステムを基準に、自社に合うシステムを選定してください。
提供形態
ワークフローシステムの提供形態には、以下の2種類があります。自社に適している方を選んだうえで導入しましょう。
クラウド型
- オンライン上で提供されている
- コストを抑えられる
- サーバー側が保守・アップデート・セキュリティ対策を実施してくれる
オンプレミス型
- 自社にサーバーやシステムを構築する自社運営型
- カスタマイズ性に優れている
- 独自のシステムとして運用したい企業向けの形態
柔軟性
申請書の内容や形式によっては、承認までのフローが変わることもあります。承認までのプロセスが変化しても、柔軟に対応できるシステムを選びましょう。部署が多く、申請書の内容や種類が多い企業は特に重視したいポイントです。
機能性
基本的な機能だけでなく、プラスアルファの機能が充実しているかも重要です。通知機能や検索機能、集計機能などが備わっているかチェックしておきましょう。また、外出先・在宅勤務でも承認できるかどうかも重要なチェックポイントです。
連携機能
既存システムと連携できるかどうかも、ワークフローシステムを選ぶうえで重要です。また、新たに導入する別のシステムと相性が良いかどうかも、事前に確認しておきましょう。外部システムと連携できれば、データの相互管理などを実施できます。
サポート体制
ワークフローシステムは、導入後の課題を解消できるサポート体制があるかも選定基準になります。課題や疑問が見つかった段階で、すぐに問い合わせができるシステムを選びましょう。
まとめ
ワークフローは、自社の業務における流れを明確にし、改善に向けた課題を明確化する効果があります。より効率的な改善は、ワークフローシステムを導入することで実現できるでしょう。ワークフローシステムは、基本的な機能や効果を確認し、自社に適したものを選定しましょう。自社の申請・承認における業務を効率化するために、本記事の内容を参考にしてみてはいかがでしょうか。
