ビジネスシーンでメールを使用するときは、必要に応じて「インライン」を使用することが大切です。インラインの使い方を誤るとマナー違反になるため、正しい使い方を理解しておきましょう。本記事では、メールのインラインの意味や使い方、メリット・デメリットから使用する際の注意点まで詳しく解説します。
メールにおけるインラインとは
メールにおけるインラインとは、返信時にメールの文章を引用し、それに対する返答を引用した文章のすぐ下に記載することです。複数の要件が含まれたメールでは、インラインを積極的に使用した方がよいでしょう。
インラインを使うメリット
インラインを使うことは、明確にルール化はされていません。しかしインラインを正しく使うことでメールのコミュニケーションがスムーズになったり、ミスのリスクが減少したりするため、なるべく使うと良いでしょう。インラインを使うメリットについて詳しくみていきます。
どの質問に対する返信か明確になる
相手の文章を引用し、その下に回答を記載することで、どの文章に対する回答なのかが明確になります。複数の質問、要件が含まれたメールにインラインを使わない場合、書き方次第では何に対する回答なのかが不明瞭になり、コミュニケーションに支障をきたしてしまうのです。
事情を知らない複数人と共有しやすい
メールを複数人と共有する場合、インラインを使うことで、誰が・どの質問を・誰に送り・誰が何と回答したのかが明確になります。インラインを使わないと、これまでのメールを見返して質問と回答を照らし合わせる作業が必要になるため、相手の負担が増加します。
本文の内容を見落としにくい
1日に何通もメールをやり取りすると、本文の見落としや回答漏れが生じやすくなります。インラインを使うと1項目ずつ確認して回答できるため、見落としや回答漏れを防止できるでしょう。また、頭の中を整理しやすくなるため、回答文の質が高まる可能性もあります。
返信の内容を理解しやすい
自分がインラインを使うと相手もインラインで返信してくれる場合があります。インラインで返信が来た場合、その内容を理解しやすくなるでしょう。インラインの使用はルール化されていないため、こちらから積極的に使うと、相手にも使ってもらえるように促す効果が期待できます。
インラインで回答するデメリット
インラインは、すべてのミスを防止できる万能な手段ではありません。デメリットも理解したうえで、適切な場面・タイミングで正しく使うことが大切です。インラインで回答するデメリットについて詳しくみていきましょう。
本文が長くなる
インラインで引用すると本文が長くなるため、読みづらくなる場合があります。特に、多くの短文の質問に短文で回答する場合、不必要に本文が長くなります。またインラインで返答した内容に、さらにインラインで返答がきた場合、それを繰り返すことで本文が増々長くなり、煩雑な印象を与えてしまいます。
不快感を与える場合がある
インラインで相手の文章を引用することに、不快感を示す人もいます。手紙では相手の文章を引用することはマナー違反なので、メールも同じように捉えている方は不快に感じる可能性がある点は認識しておきましょう。
多用するとかえって伝わりにくい
1つの質問の中で複数の要素に分けてインラインで回答すると、かえってわかりづらくなります。また、追伸に対する返答のように、インラインを使わなくても伝わるものにまでインラインを使わないよう注意が必要です。
インラインの正しい使い方
インラインは正しく使用しなければ、相手に不快感を与える可能性があります。インラインを使って返信する際は、引用する文章の先頭に「>（不等号）」をつけましょう。
他の記号を使用することも可能ですが、文字化けしたり引用文であることが伝わらない恐れがあるため、広く知られている「>（不等号）」を使うことが大切です。
インラインを使った文例
インラインを使ったメールの文例を紹介します。
——————————————-
【本文】
株式会社◯◯
○○部○○課 ●●様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
インラインを使用した回答で失礼いたします。
> 次回の打ち合わせは、○月○日○時からで問題ないでしょうか。
はい。こちらの日程で問題ございません。
> 会議の参加者は下記のとおりとなります。
> ・○○部○○科○○
> ・○○部○○科○○
> ・○○部○○科○○
承知いたしました。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
——————————————-
上記のように各質問を引用し、すぐ下に回答を記載しましょう。インラインとインラインの間に質問を入れると読みづらくなるため、新たな質問はすべての回答の後に記載することが大切です。
インラインを使うときの注意点
インラインを使う際は、相手に不快感を与えたり読みづらくなったりする可能性を考慮する必要があります。インラインの使用でトラブルが起きるのを防ぐために、次の注意点を押さえましょう。
インラインを使うことを一言伝える
インラインを使うことは。マナー違反ではありません。しかし、中には不快に感じる人もいるため、本文の最初に「インラインによる返信で失礼いたします」「よりわかりやすく回答するためインラインの使用をご了承ください」など、一言添えることが大切です。
長文を引用しない
インラインを使う目的は、コミュニケーションの円滑化です。長文を引用すると引用文を読むのに時間がかかり、相手に負担がかかります。必要な箇所だけ引用して回答しましょう。
また余計な感情文は入れずに、要件や質問を簡潔に記載し、相手がインラインで返信しやすい文章にすることが大切です。
誤字・脱字もそのまま引用する
引用文は、そのまま転記することが基本的なルールです。誤字脱字を修正すると、文章の意味が変わってしまう恐れがあります。齟齬を防ぐためにも、インラインを使うときは文章をそのまま引用しましょう。
引用部分は最低限にする
引用しなくてもわかりやすく伝わる部分は、インラインを使用する必要はありません。インラインが多くなればなるほどに本文が読みづらくなります。例えば、ビジネスメールで挨拶文として使用される「いつも○○様にはお世話になっております。」といった文章にはインラインを使用せず、「こちらこそお世話になっております。」と返信するだけで問題ありません。
まとめ
インラインを適切に使用することで、質問・要件に対する回答を読み込みやすくなるため、ビジネスコミュニケーションの円滑化につながります。一方で、誤った使い方をすると相手に不快感を与えたり、かえって読みづらくなります。本記事で解説したインラインの正しい使い方や注意点を参考に、日々のメールに適切に取り入れましょう。
