転職活動においては多くの企業から、履歴書と同時に職務経歴書の提出を求められます。職務経歴書の存在や基本について把握していても、なぜ必要とされるのかまで理解しきれていない方も多いでしょう。
今回は職務経歴書について、履歴書との違いや書き方、書き分けのポイントの観点で解説します。職務経歴書が必要とされる背景についても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
職務経歴書と履歴書の違い
職務経歴書と履歴書には、役割の違いがあります。履歴書は応募者の基本情報について記載するものであるのに対し、職務経歴書はこれまでの仕事を詳細に記載する書類です。ここでは職務経歴書と履歴書の違いについて、以下の観点で詳しく解説します。
記載内容・分量
履歴書に記載する内容は主に、生年月日や住所、連絡先、学歴、資格や簡単な職歴など、応募者の基本情報です。人事情報として企業内に保管しておく目的で作成するため、基本的な項目をそれぞれ簡単に記載する程度で問題はありません。
対して職務経歴書には、応募者がこれまでどのような仕事をしてきたか、履歴書よりも詳しく書く必要があります。情報としての保存ではなく、選考への活用に重きを置く書類であるため、自身の職歴について詳しく記載する必要があります。
また、それぞれ書く分量に違いがあることも覚えておきましょう。履歴書は決められたフォーマット内に収まるように書くことが一般的です。対して職務経歴書は、履歴書よりも職歴について詳しく書く必要があるため、必然的に量が多くなります。ただし、あまりにも量が多いと読みにくいと感じられてしまうため、適度な量にとどめて分かりやすく、自分のやってきた仕事を構造化し記載しましょう。
作成方法
履歴書・職務経歴書ともに、手書きよりもパソコンで書くほうが好ましいとされています。職務経歴書は、メールやWebを経由して社内で共有されるためです。手書きで作成し送付してしまうと、採用担当者は書類を電子化し、社内に共有しなくてはなりません。採用担当者への配慮の観点で、履歴書・職務経歴書はパソコンで作成すべきです。
利用目的
先ほども触れたように、履歴書はあくまで個人情報として保管する目的で求められます。対して職務経歴書は、自分のことを企業にアピールするための書類です。自分自身をアピールするうえで有効なのは履歴書ではなく職務経歴書であることを認識し、採用につながる職務経歴書の作成を心掛けましょう。
職務経歴書の書き方
職務経歴書を書く際は、応募先の業務内容にマッチした内容に自身の経験を落とし込む必要があります。できるだけ関係性が伝わる書き方をすることで、採用後の働き方やそもそも採用に値する人材かどうかを企業が判断できます。また、できるだけ具体的に記載することも大切です。今まで勤務してきた企業ごとに、いつ・何を・どのように・どれくらいの期間従事してきたか、書類を見るだけで把握できる書き方を意識してください。
履歴書の書き方
履歴書を書く際は、フォーマットに従って簡潔に書くだけでも問題はありません。ただし、職務経歴書を書くことを前提に、それぞれに違いが出ないように注意してください。
職務経歴書・履歴書に書く項目は？
ここでは、職務経歴書と履歴書に書くべき項目についてそれぞれ解説します。書き方とあわせて、以下で挙げる項目を参考にしてください。
職務経歴書の項目
職務経歴書に書く項目は、以下の通りです。文章の量も調整しつつ、漏れがないように記載しておきましょう。
- 職務経歴書という文言（タイトル）
- 名前
- 記載年月日
- 企業情報
- 在籍期間
- 部署
- 役職
- 業務内容
- 過去の経験や実績・能力
- 自己PR
履歴書の項目
履歴書に記載する項目は、以下の通りです。職務経歴書の内容と違いが出ないよう、整合性を意識して記載しましょう。
- 名前
- 記載年月日
- 住所
- 学歴
- 職歴
- 免許・資格
- 健康状態
- 志望動機
職務経歴書と履歴書を書き分ける際のポイント
職務経歴書と履歴書のどちらも作成する必要がある場合は、それぞれの内容をしっかり書き分けることが大切です。ここでは、職務経歴欄と志望動機欄に絞って、職務経歴書と履歴書の書き分けについて解説します。
職務経歴欄
履歴書にも職歴を記載する箇所があるため、職務経歴書と違いが出ないように基本的な情報を記載しましょう。職務経歴書とあわせて提出する場合、履歴書には入社・退社の時期や部署名、異動年月日などを簡単に記載してください。そのうえで、詳細については職務経歴書に記載しましょう。
職務経歴書に職歴を記載する際は、履歴書の内容をベースにより深掘りした内容を書くことが大切です。業務内容はもちろん、これまでの実績などを細かく記載してください。内容が多くなる場合は、箇条書きや表などを活用し、見やすさを意識しましょう。
志望動機欄
志望動機を書く際も、履歴書にはあくまで「簡潔に」書くことを意識してください。フォーマットが定まっているため、量が多いと書ききれないでしょう。職務経歴書に詳細を書く前提で、概要を記載しましょう。
職務経歴書に志望動機を書く際は、履歴書の内容とつながるように詳細を記載してください。ただ志望動機を漠然と書くだけではなく、入社することでどう企業に貢献したいか、どのような成長をしたいか、具体的に書きましょう。
職務経歴欄にも言えることですが、まずは職務経歴書を書いて、それから履歴書を作成する方法がおすすめです。できるだけ詳細な内容を作成し、それを元に要約した内容を履歴書に書くことでスムーズに作成できます。矛盾が生じるリスクも回避できるでしょう。
職務経歴書が必要な企業の特徴
職務経歴書を求めてくる企業は、即戦力や専門的な知見を有した人材を求める傾向にあります。これまでの経験や実績を詳細に書いてあれば、どのような人材なのかを判断しやすくなります。そのため、採用後に即戦力となる人材を求めている企業の多くは、職務経歴書の作成が必要となるでしょう。
対して、未経験者でも積極的に採用し、人員数を確保したいと考えている企業であれば、履歴書のみで良い場合もあります。また、新たな部署の展開などを目的に幅広いタイプの人材を求めている企業も、履歴書のみで問題ない場合があるでしょう。
職務経歴書の提出が必須ではない企業が多いものの、自身の実績を整理したり、スキルをアピールしたりするうえでは便利に活用できます。そのため、自己分析や自己アピールを目的にあえて職務経歴書を作成する方法もあります。
まとめ
職務経歴書は、履歴書の内容と矛盾が生じないように書くことが大切です。職務経歴書を作成する際は、記載内容や書き方、分量や利用目的について把握しておきましょう。企業がなぜ職務経歴書を求めてくるのか、背景を理解したうえで質の高い職務経歴書の作成を心掛けましょう。
また今回は、職務経歴書が必要な企業と、履歴書のみで面接を受けられる企業の特徴についても触れています。未経験から新たなステージに挑戦したい場合は、履歴書のみで面接を受けられる場合が多いでしょう。しかし、即戦力を求めている企業の面接を受ける場合のほとんどは、職務経歴書が必要です。
自分がこれまで実施してきたことを活かすか、新しいステージに挑むかによって、職務経歴書の必要性が変動することも覚えておきましょう。
