面接時には、面接でのマナーや回答方法に気を取られがちですが、受付でのマナーや挨拶も把握しておくことが大切です。企業によっては、受付でのマナーが問題なかったか受付担当者に確認します。面接の結果が良好でも、受付でのマナーが相当悪ければ選考に通過できないでしょう。
今回は、面接時の受付でのマナーや挨拶例、注意点について詳しく解説します。
面接会場の受付から選考が始まっている
企業の選考は、面接会場の受付からすでに始まっています。受付で雑に挨拶する、失礼な態度を取ると、選考において大きなマイナス評価になる可能性があります。採用担当者が後から受付での対応を確認するだけではなく、たまたま通りかかった社員に見られて悪いイメージにつながるケースも少なくありません。面接会場の受付から選考が始まっていることを認識し、気を引き締めて臨みましょう。
面接会場の受付での挨拶例
面接会場の受付では、どのように挨拶すればよいのでしょうか。複数の会社が入居しているビルと、選考を受ける企業だけが入っているビルの2パターンに分けて解説します。
複数の会社が入っているビルの受付
複数の会社が入居しているビルでは、1つの受付が全ての会社を担当する「総合受付」が設置されている場合があります。総合受付では、挨拶の際にどの会社との面接を約束しているのかを伝えましょう。
| 株式会社○○様と○時に採用面接のお約束をしております○○と申します。よろしくお願いいたします。ご担当者の○○様へお取り次ぎいただけないでしょうか。 |
上記のように伝えると、受付の担当者が会社へ取り次ぎます。その後、エントランスまで担当者が迎えに来るケースと、面接会場へ行くように指示されるケースがあります。
面接を受ける企業だけのビルの受付
面接を受ける会社だけが入っているビルでは、次のように挨拶しましょう。
| ○時からの採用面接に伺いました○○と申します。ご担当の○○様にお取り次ぎいただけないでしょうか。 |
受付において、世間話や季語を用いた挨拶などは不要です。挨拶をしたうえで、名前と採用面接に来たこと、取り次ぎをお願いしたい旨を簡潔に伝えましょう。
面接会場での受付の注意点
面接会場の受付では、少しの行動が採用に大きな影響を与える可能性があります。次の注意点を押さえて、マイナス評価を防ぎましょう。
建物に入る前にコートや防寒具は脱ぐ
ビルに入る前にコートや帽子、マフラー、手袋などは脱ぐことがマナーです。また、防寒具についた雪や雨水などをビル内に落としてはいけません。ビルの前で防寒具を脱ぎ、雪や雨水を落としてからビル内に入りましょう。
直前に身だしなみと持ち物をチェックする
ビルに入る直前に、身だしなみと持ち物をチェックしましょう。ビル内に入ってからだと、受付担当者によくない印象を与える恐れがあります。髪型は乱れていないか、服や靴が汚れていないかなどを確認してください。小さなクシやウェットティッシュなどを持っておくと、身だしなみを整えやすいでしょう。
携帯電話の電源をOFFにしておく
携帯電話の電源はOFFにして、万一にもビル内で着信音が鳴ることがないようにしましょう。サイレントモードは、バッグの中で画面に物が触れて解除されることがあります。また、特定の着信のみサイレントモードにならないような特殊なケースもあるため、電源をOFFにしておく方が安心です。
トイレに行っておく
途中で調子が悪くなった場合を除き、面接中にトイレに行くことはマナー違反です。体質の問題でトイレに行かざるを得ないときは、事前にその旨を伝えておきましょう。特別な事情もなくトイレに行くことがないように、事前に済ませておくことが大切です。
会社の建物内のトイレに行くのではなく、駅や途中で立ち寄った店などで済ませておきましょう。会社の建物に入るとすぐに受付を済ませて面接会場へ案内され、トイレに行く時間がない可能性があります。
万一遅刻しそうな場合は必ず連絡する
面接には遅刻しないことが原則です。交通機関のダイヤの乱れや予期せぬトラブルで遅刻してしまう場合は、会社に必ず連絡しましょう。遅刻の連絡もしない場合、採用後に取引先やお客さまに対して同じことをして、会社の信用を落とす人材だと判断されてしまいます。
受付は面接の5分前が基本
受付に早く行けば評価が上がるわけではないため、面接開始の5分前に行くことが基本です。受付の2分前などでは、時間ぎりぎりに行動するイメージを与えてしまう可能性があります。反対に、10分や15分前などに受付に行くと、相手の都合を考えないイメージを与えるかもしれません。
必ず「こんにちは」などの挨拶をする
受付では、必ず「こんにちは」「おはようございます」などの挨拶をしましょう。来訪者の案内は受付の仕事ではありますが、どちらが偉いといったものではありません。こちらは来訪者なのだから、とりあえず案内してくれればよいといった横暴な考え方では、挨拶もしないうえに話し方も乱雑になります。このような対応は、選考においてもマイナス評価となるでしょう。
ロビーで待つように事前に指示があった場合は従う
「ビル内のロビーでお待ちください」など事前に指示があった場合は、受付に行かずそのように行動しましょう。面接時間の数分前になると、採用担当者や受付などが来て、会場まで案内してくれます。
その際は「○○と申します。本日はよろしくお願いいたします。」などと簡単に挨拶をしてください。
受付がいない場合は内線電話を使うことが一般的
受付がいない場合、社内を探し回ることはマナー違反です。うっかり会社の人と出会ってしまうと、一種の不法侵入のように捉えられかねません。多くの場合は内線電話とともに「御用のある方はこちらの内線電話には○○を押してください。」といったメモが置かれています。
内線にかけたら受付担当者が出るので「こんにちは。○○と申します。本日○時からの採用面接にまいりました。ご担当の○○様にお取り次ぎいただけますでしょうか。」と伝えます。
その後「○○までお越しください」と面接会場の部屋へ案内されるか、受付まで担当者が迎えに来てくれます。
まとめ
採用選考は受付から始まっていると考えて、正しい挨拶を心がけることが大切です。正しい挨拶は基本のため、選考に良い影響が及ぶとは限りませんが、マナー違反な行動はマイナス評価になる可能性が高いでしょう。また、受付がいない場合の対応方法について確認しておき、当日に慌てないようにしてください。
