営業職のサポートを担う重要な役割を、営業事務といいます。営業事務の具体的な業務内容や、一般事務との違いがわからないという人もいるでしょう。今回は、営業事務とはどのような仕事なのか、必要なスキルや給与相場などを詳しく解説します。営業事務の適性や転職のポイントについても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
営業事務とは
営業事務はその名称の通り、営業職の人たちをサポートする事務職のことです。営業担当がノルマを達成できるように、影から支える役割として重宝されます。
一般事務との違い
一般事務の特徴は、特定の部門に限らずさまざまな事務を行う傾向にあります。主な仕事として挙げられる業務は、電話対応・資料作成・ファイリング・庶務・経理などです。対して営業事務は、営業担当のサポートに特化した事務を行うことが特徴です。また顧客など社外の人と関わる機会が多い傾向にあります。
人と関わることが苦手で事務職を目指す人もいる中で、営業事務は積極的に人とコミュニケーションをとる機会が多いといえます。
営業事務に必要なスキル
営業事務の仕事を進めるためには、必要な作業を短時間かつ正確に完遂できるスキルが必要です。営業担当者がスムーズに業務を進められるように、準備しておくことが求められるためです。また、マルチタスクへの対応力や、社外の人間とのコミュニケーションも求められます。自分の仕事だけで精一杯になってしまう人は、営業事務には向いていない可能性が高いです。
営業事務の給与相場
営業事務の給与相場は、首都圏で月収22〜25万円ほどです。地方の場合は月収16〜20万円と、首都圏と比較して大きく下がる傾向にあります。営業事務の給与の傾向として、顧客と直接会う機会があり営業職に近い仕事を行う場合は、年収も高くなりやすいです。また事務作業が中心の仕事は、業務の負荷が小さいため給料は低めに設定されています。
営業事務の仕事内容
ここでは、営業事務の主な仕事内容について詳しく解説します。
各種書類の作成・処理
営業事務が作成・処理する主な書類は以下の通りです。
- 見積書
- 請求書
- 発注書
- 契約書
- 納品書
- 受領証
これらの書類が用意できないと、営業担当者の業務もストップしてしまいます。サービスや製品の提供も滞ってしまうため、企業の売上に大きく影響を与えるでしょう。スピーディーかつ正確に、これらの書類を用意する能力が求められます。
顧客データや売上の管理
顧客の住所や電話番号、対応した営業担当の名前など、各種データを管理する仕事です。取引履歴や契約期間などのデータを管理する必要もあります。
また企業によっては、在庫の管理や記録を一任される場合もあります。在庫管理を担当する場合は、受注や出荷管理も担当することになります。現在の取引を順調に進めるだけでなく、顧客との継続的な付き合いにもつながる重要な仕事です。
取引先の電話・メール対応
営業担当の代わりに、取引先からの連絡を受ける仕事です。社外にいる営業担当へ、取引先からの連絡を引き継ぐ役割も果たします。営業担当は社外に出ていることが多いため、営業関連の問い合わせは営業事務が対応するのが一般的です。また、簡単な問い合わせであれば引き継がず、そのまま営業事務が回答することもあります。
営業チームの業務を効率化
営業チームの業務効率化には、業界の情報収集や、社内の書類整理・ツールの導入などが必要になります。営業事務は社外にいる営業担当者の代わりに、営業効率の向上を任される場合もあります。
また、営業担当からヒアリングした内容をもとに、業務フローの改善を上長に提案することも営業事務の役割です。営業担当の仕事をサポートするだけでなく、今後の働きやすさも加味した思考・行動が重要になります。
営業事務のやりがい
営業事務のもっとも大きなやりがいは、ビジネスパーソンとしての成長が期待できることにあります。営業担当とのコミュニケーションや顧客とのやりとりを通じ、ビジネスに必要な知識・感覚を身につけることができます。
企業に貢献できていると実感しやすく、やりがいといえるでしょう。営業事務は一般事務と異なり、営業チームの一員として業務に携わります。営業担当のサポートを通じて目標達成に貢献できるだけでなく、自分自身が評価されやすいことも特徴です。
ほかにも、ExcelやWordといった、ビジネスパーソンとして必須のスキルを身につけられる点も魅力です。見積書や契約書などは、Office関連のソフトを使用することが多いでしょう。ソフトを使用した資料作成の能力だけでなく、資料のポイントを担当者に共有するプレゼンテーション能力も身につきます。そのため、これらのソフトに業務で触れることができるのは、営業事務ならではのメリットといえるでしょう。
企業にもよりますが、営業事務は未経験可能な求人も多く、特別なスキルや資格も必要としない場合が多いため、未経験者でも就労しやすくスキル習得に役立ちます。コミュニケーション能力などの適性や最低限のPCスキルさえあれば、業務を通じたスキルアップが可能です。そのため営業事務は、これからスキルや知識を身につけたい未経験者にとってもやりがいのある仕事といえるでしょう。
営業事務に向いている人の特徴
ここでは、営業事務に向いている人の特徴について解説します。
幅広い業務への対応力がある
営業事務には、さまざまな事象に対応できる能力が求められます。既存業務だけでなく、営業担当や顧客からイレギュラーな依頼を受けるケースもあるためです。急遽新たな書類が必要になったり、営業担当が動けない時間での顧客対応だったりといったことが例に挙げられます。これらに柔軟かつ適切に対応するためには、臨機応変さが必要となります。
コミュニケーション能力が高い
ある程度のコミュニケーション能力を有していることも、営業事務の適性といえます。営業事務は一般事務と異なり、営業担当や社外の人間と関わる機会が多いためです。
電話の取次や問い合わせへの対応など、さまざまな場面でコミュニケーション能力が求められます。「事務だから」と人との関わりを避ける人は、営業事務には向いていません。
強い責任感を持てる
責任感を持って業務に取り組める人も、営業事務に向いています。営業事務は自分だけでなく、営業担当・顧客などさまざまな人物と密接に関わるためです。営業事務の業務である書類作成や情報管理などは、ミスが許されません。したがって営業事務には、ミスに対する危機感を含めた業務全体への責任感が重視されます。
計画の立案が得意
計画を立てることが得意な人は、営業事務に向いています。すべての業務を円滑に、かつ継続的に取り組む中長期的な目線が必要なためです。営業事務は、電話対応・書類作成・顧客対応といったさまざまな業務に関わる仕事です。これらの業務を漏れなく、かつクオリティを落とさず実施するためには、高い計画立案能力が求められます。
営業事務に転職するときのポイント
最後に、営業事務へ転職する際のポイントについて紹介します。今回は、志望動機にスポットを当てて解説しましょう。
営業事務の志望動機には何を書く？
営業事務を志望する場合は、以下を履歴書に記載することがおすすめです。
- 業務内容への興味
- 企業に対して自分が貢献できる点（スキルや性格面など）
- 営業事務を通じて得たい経験・将来像
未経験から営業事務を志望する場合は、営業事務の仕事を通じて何をしたいか・どうなりたいかを明確にする必要があります。また、営業事務という仕事を自分なりにリサーチし、理解度を深めておくことも大切です。
営業から営業事務に転職する場合の志望理由
「営業で得た経験を通じ、事務の立場で新しい人材を支えたい」ことが、営業から営業事務へ移る際の志望理由に挙げられます。
一般的な企業では、営業事務の経験を経て営業にステップアップする場合があります。しかし反対に、営業経験を経て営業事務に転職したいという人もいるでしょう。営業スキルの継承や、新たな営業スタイルの確立といったビジョンを叶えるため、営業事務へ転職することも良いかもしれません。
まとめ
営業事務は名称の通り、営業担当のサポートを担う重要な役割です。書類作成や売上管理だけでなく、顧客対応が必要な場面もあるため、臨機応変な対応力が求められます。
また、コミュニケーション能力や責任感など、ビジネスパーソンとしての資質が重視される点も営業事務の特徴です。適性があれば未経験でも就労できるため、本記事を参考に営業事務への転職を検討してみてはいかがでしょうか。
