ビジネスシーンにおいて、顧客との関わりを生み出すためにアポイントが重要視されます。アポイントの重要性を強く意識する企業も多い中、その意味や取り方の詳細まで把握できていない方も多いのではないでしょうか。
今回は、アポイントとはそもそも何か、概要から詳しく紐解きます。また、効果的なアポイントの取り方を電話・メールそれぞれで紹介しています。
アポイントは、取り方を覚えておくだけでは不十分です。ステップごとの注意点を把握しておくことも大切です。本記事では、アポイントを取る際の注意点も紹介しているので、ぜひ今後の営業活動に役立ててください。
アポイントとは
アポイントとは、商談・面会の意味を持つ言葉です。ビジネスシーンで使われる「アポイントを取る」は「商談（面会）の約束を取り付ける」を意味します。「アポを取る」「アポ取り」など、さまざまな形で略され、使用されます。
営業活動を行う企業のほとんどで、アポイントは日常的に使用される言葉です。そもそもアポイントが取れなければ営業活動を進められないため、非常に重要な行動であることがわかります。
アポイントを取ることで、訪問先に対してこちらがどんな企業なのか、なぜ訪問するかを明確に伝えることができます。アポイントが取れれば、相手もこちらが訪問することに合意してくれているため、訪問当日のやりとりもスムーズになります。
反対に、アポイントを取らない営業は断られることも多く、そもそも話を聞いてもらえないことがほとんどです。アポイントを取らずに営業するのは非効率であることから、いわゆる飛び込み営業を撤廃し、まずはアポイントを取ることを重要視している企業も多くあります。
実際にアポイントを取る際の方法は、ほぼ電話かメールでの連絡となります。以下の項目からは、電話とメールでアポイントを取る方法や流れ、コツなどを例文も交えて紹介します。
電話でのアポイント方法
ここでは、電話でアポイントを取る方法について解説します。メールと比べて相手の声色や会話のリズムを把握しながら自社のアピールができるため、スムーズかつ確実に約束を取り付けやすい方法です。電話でアポイントを取る流れやコツ、例文を紹介します。
アポイントを取り付けるまでの流れ
電話でのアポイントは「テレフォンアポイント（テレアポ）」と呼ばれています。テレフォンアポイントの一般的な流れは、以下の通りです。
- 自己紹介
- なぜ電話をかけたのか、要件を伝える
- サービス概要や相手側のメリットを含めた本題を伝える
- アポイントを取ることが可能か問いかける
- アポイントが取れるのであれば、日程を調整する
基本的な流れを押さえたうえで、次に紹介するテレフォンアポイント成功のコツも把握しておいてください。
電話でのアポイントを成功させるコツ
テレフォンアポイントを成功させるためには、以下に挙げるコツを押さえておくことが大切です。
- 相手が忙しい・電話を取りにくいタイミングを予想し、避ける
- 声のトーンを明るくする
- 相手が不快にならない言葉遣いを意識する
- 過去にやり取りのある企業か確認しておく
- 相手側のメリットを明確にする
- 自社サービスについての説明をまとめておく
- なぜ電話したのかを明確にして伝える
- 相手側の意見も聞きながら話を進める
- 決められたセリフを読んでいるだけにならないようにする
- できるだけ短く簡潔に話す
- 「会って話すまでもない」と思われないよう、詳細は伝えすぎない
- 日程の候補はこちらから伝える（相手側に都合を聞くだけではかえって失礼）
電話でアポイントを取る際は、対面で会話をするとき以上に相手への配慮が必要です。ここで紹介したコツを把握したうえで、相手に対して失礼にならないように電話をかけましょう。
電話アポイントの例文
電話でアポイントを取る際は、新規顧客と既存顧客とで話の進め方が変わってきます。顧客種別の例文を以下に掲載しているので、アポイント獲得時の参考にしてください。
<新規顧客の場合>
| 突然のご連絡失礼いたします。〇〇会社の〇〇と申します。担当者の〇〇様はいらっしゃいますか？ 〜取次後〜〇〇を提供しております、〇〇会社の〇〇と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、2〜3分ほどお時間いただけますでしょうか？ 〜要件を伝える〜 つきましては、近日中にお時間を頂戴し、当社のサービスについて説明させていただきたいと思っております。 来週の火曜日・木曜日でしたらどちらがご都合よろしいでしょうか？ 〜アポイント獲得・日程調整後〜 それでは、来週の木曜日、午後2時にお伺いさせていただきます。当日はよろしくお願いいたします。本日はお時間をいただき、ありがとうございました。 |
<既存顧客の場合>
| いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。 〜要件を伝える〜 既存顧客の場合は、新規サービスなどの提案や既存サービスのフォローなどの切り口で要件を伝える つきましては、近日中にお時間を頂戴し、一度弊社の新規サービスについて説明させていただきたいと思っております。 来週の火曜日・木曜日でしたらどちらがご都合よろしいでしょうか？ 〜アポイント獲得・日程調整後〜かしこまりました。それでは、来週の木曜日、午後2時にお伺いさせていただきます。当日はよろしくお願いいたします。 |
メールでのアポイント方法
続いて紹介するのは、メールでアポイントを取るうえで覚えておきたい情報です。メールでのアポイントは相手側の都合で受け取ることが可能であるため、電話でのアポイントよりも好まれる傾向にあります。メールの構成や成功につながるコツを、例文と合わせて紹介します。
アポイントメールの構成
アポイントメールは、以下で構成するのが一般的です。
- 宛名（相手企業・担当者名）
- 挨拶・自己紹介
- アポイントメールの趣旨
- アポイント内容・候補日などの詳細
- 自社名・自署・連絡先
アポイントメールは、電話でのアポイントの内容を文書化するイメージで構成することで、スムーズに作成できます。
メールでのアポイントを成功させるコツ
メールでアポイントを獲得するためには、まず魅力的な「件名」を意識することが大切です。具体的な数字やサービス内容など、件名だけである程度の概要がわかり、かつ魅力を感じられるよう意識すると、開封率が高まります。
話を聞いてみたいと感じさせる本文を作成することも大切です。魅力的な件名をしっかり補填できるよう、詳細を簡潔にわかりやすく記載してください。
また、メールが読まれやすいタイミングで送信するのも、アポイント獲得のコツです。始業時間に近いタイミングで送ったり、終業時間間近に送ったりと、相手側の都合も考慮して送信する必要があります。
メールアポイントの例文
メールでアポイントを取る際は、以下の例文を参考にしてください。
| 【件名】〇〇の売上を20%向上可能なサービスのご案内 【本文】株式会社〇〇〇〇様 突然のご連絡失礼します。〇〇株式会社の〇〇と申します。 貴社のWebサイトを拝見し、現在展開されている〇〇事業において弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。 弊社では〇〇の課題を解決するためにお役立ていただける、〇〇を取り扱っています。当サービスをご利用になることで、既存売上を20%以上向上させた企業様が約30社おります。詳細な資料につきましては、下記URLからご覧いただければと思います。 【URL】 もし貴社において課題を解決できるのであれば、他社様の導入実績も交えてご説明させていただきたく存じます。誠に勝手ではございますが、訪問可能な候補日程を記載いたしますので、ご返信いただけますと幸いです。 【日程】〇月〇日（曜日）@：@@～@：@@〇月〇日（曜日）@：@@～@：@@〇月〇日（曜日）@：@@～@：@@ 上記日時以外でも調整可能でございますので、お気軽にお申し付けください。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討よろしくお願いいたします。 【署名】 |
メールアポイントの例文
アポイントを取る際は、アポイント前・会話中・日程調整それぞれのステップで注意すべきことがあります。
アポイント前
アポイントを取る前は、相手側の都合の良いタイミングを予想しておくことが大切です。また。相手企業の調査や、自社サービスについての内容把握も必要です。こちらからアポイントを取るにもかかわらず、不備があるようでは失礼になることを覚えておいてください。
会話中
会話中は、声のトーンや話し方、言葉遣いなどの基本マナーを意識してください。緊張して思うように話せない場合も考慮し、会話マニュアルを用意しておくのもおすすめです。また、できるだけ簡潔かつ、わかりやすく話すことも忘れてはいけません。
日程調整
日程調整時は、先ほども触れたようにこちらから日程をいくつか掲示すべきです。日程を相手に丸投げすると「そこまでして話を聞きたいわけではない」と思われるリスクがあります。また、日程調整を終えた後、お礼を言うのも忘れないようにしましょう。
まとめ
今回は、営業活動において重要なアポイントの取り方を紹介しました。電話・メールともに流れやコツを把握し、相手側に不快感を与えないよう確実かつスムーズにアポイントを取りましょう。今回紹介したアポイントの内容が、ビジネスシーンにおける知識として役立てば幸いです。
