業務内容を社内で共有する際、口頭だけでは伝達漏れが発生したり、誤ったニュアンスで伝わったりします。その際に役立つのが、業務内容を図式化した「フローチャート」です。
今回は、フローチャートの概要や書き方のポイントを紹介します。また、転職活動での活用方法についても触れているので、ぜひ参考にしてください。
フローチャートとは
項目や進め方など、業務内容に分類されるものを並べ、矢印でつなぐ形で図式化したものをフローチャートといいます。業務に必要なさまざまな工程を可視化することで、伝達漏れや認識の誤りを防止できます。ここでは、フローチャートの基本情報を紹介します。
「フロー」とは
「フロー」とは、流れ・過程・結果などを示す言葉です。フローチャートにおけるフローは、「作業の手順を追った流れ」だと認識しておきましょう。
フローチャートが活用される場面
フローチャートは主に、既存業務の進め方を可視化する際や、新しく発生した業務のマニュアルを作成する場合に活用されます。業務の流れが明確になっておらず、認識や結果の出方にずれが生じている場合などに役立ちます。また、新入社員が入社する際、既存業務の内容をフローチャートに当てはめることで「マニュアル」として活用することが可能です。
フローチャートの種類
フローチャートには、以下の種類があります。自社に適したフローチャートを作成するうえでの参考にしてください。
| フローチャートの種類 | 概要 |
|---|---|
| データフローチャート | システムにおけるデータの送信経路を示す図 |
| 文書フローチャート | 複数部門を対象とした文書の流れを示す図 |
| プログラムフローチャート | システムにおけるプログラム処理や管理形態を示す図 |
| システムフローチャート | サーバーやネットワークなど、システムにおける物理的構成要素の経路を示す図 |
| ワークフローチャート | 文書やデータ、業務処理などの流れを示す図 |
フローチャートの書き方
フローチャートは、以下の流れで書くことが一般的です。
- 目的・範囲の定義
- 時系列別にタスクを特定
- タスク整理
- 図の作成
- フローチャートの内容確認
まずは、フローチャートをなぜ作成するのか、作成により実現したい目的をはっきりさせます。その後、フローチャートの目的に必要なタスクを洗い出し、時系列別に並べて整理してください。タスク整理まで終わった段階で図式としてまとめ、内容に誤りや認識のズレがなければ正式なフローチャートとして社内に共有します。
フローチャートを書く際のポイント
上記で紹介したフローチャートの書き方を押さえつつ、作成するうえで重要なポイントを覚えておきましょう。主なポイントは以下の通りです。
- 記号要件を把握する
- 基本構造を理解する
- 基本ルールに沿って書く
- 範囲を広げすぎないように注意する
記号要件を把握する
フローチャートは、以下に挙げる記号を主に使用します。それぞれの名称や特徴をあらかじめ覚えておくことが重要です。
| 名称 | 記号 | 使い方 |
|---|---|---|
| 端子 |  | ・フローの最初と最後に配置 ・「開始」や「終了」など |
| 処理 |  | ・フローの途中に入る作業などに配置 ・「開始」と「終了」の間に入る |
| 判断 |  | ・フローにおける「選択肢」として配置 ・「はい」「いいえ」など |
| 書類 |  | ・「処理」の上に重ねて配置 ・使用するデータを図式と示すために使用する記号 |
| データ |  | ・媒体の指定がないデータとして配置 ・外部データの入出力を示す記号 |
| 定義済み処理 |  | ・特定の作業における「詳細」として配置 ・「定義済み処理」から枝分かれして「端子」や「処理」などを記載する |
| システム |  | ・業務システム上へのデータ入出力を示す記号 ・処理情報がデータとして保存されているか示す場合に使用する |
| 結合子 |  | ・フローチャート上のステップにジャンプさせるための記号 ・大規模なフローチャートで使用する |
| ループ端 |  | ・繰り返しの作業に使用する記号 ・2つのループ端で「処理」を入れる形で記載する |
基本構造を理解する
フローチャートの基本構造は以下の通りです。作成するうえで重要なポイントになるので、理解しておきましょう。
- 順次構造→ステップを順番に表示する構造
- 分岐構造→ステップごとの分岐・選択肢を示す構造
- 反復構造→特定のステップを繰り返す構造
基本ルールに沿って書く
フローチャートは、上から下に進んでいくように作成するのが基本です。横型のフローチャートであれば、左から右へ進むように作成します。そのほか、以下の基本ルールがあります。
- 「はい」は直線の矢印で「いいえ」は外側へ曲がる形の矢印
- 記号のサイズは統一
- 線は交差させない
- 入口・出口は一つずつのみ
- 矢印は一方向にしか向けられない
- 「処理」を並べる際は高さを統一
範囲を広げすぎないように注意する
特に初めてフローチャートを作成する場合は、チャート内の範囲が広がりすぎないようにしましょう。シンプルなフローチャートから作成し、発展させる形で複数作成する方が活用しやすくなります。あまりに範囲が広いとかえって業務内容を把握しにくくなるため、注意が必要です。
フローチャート作成による業務上のメリット
ここでは、フローチャートを作成することによる主なメリットを紹介します。
生産性・業績の向上
フローチャートで業務の流れが明確になれば、業務の完遂までがスムーズになります。スムーズに業務を完遂させられれば、企業全体での生産性が向上するだけでなく、業績アップも期待できます。
業務全体の構造化
業務全体が構造化でき、企業全体で業務を把握しやすくなることがフローチャートのメリットです。新しい業務を始める際も、既存のフローチャートを使用することで全員が同じレベルで業務を把握でき、進められます。
属人化業務の可視化
フローチャートで言語化が難しかった業務を図式化できれば、属人化を防止できます。担当者が変わったり、担当するメンバーが増えたりしても、引き継ぎや共有がスムーズにできます。企業全体での業務レベル向上も期待できます。
リスク回避
フローチャートは業務マニュアルとしても活用できるため、作業漏れや認識の相違を回避できます。フローチャートを用いて業務を俯瞰してみることで、ミスを減らすことにつながるでしょう。そして企業全体で業務の進め方における認識が統一していれば、軽微なものから経営に影響を与えるリスクまでを回避できます。
フローチャートは転職活動にも役立つ？
仕事のマニュアルや社内資料などで活用されるフローチャートですが、転職活動におけるツールとしても活用可能です。
例えば、転職活動の進め方や内定・入社までの時期をフローチャートにし、ゴールに至るまでのプロセスを正確に記載できれば、自身の転職活動を客観視したうえで最適な進め方を把握・実践できます。
また、フローチャートなしの状態で進めていた際の課題を洗い出し、解決しつつ最適化できることもメリットです。いわゆる「スケジュール」や「レシピ」のような形に「転職活動」を当てはめることで、プロセス別に実施すべきことや用意しなければならないものを把握できます。
転職後の業務に活かせるだけでなく、最適な転職活動を進めるために活用できるのがフローチャートの特徴でありメリットです。
まとめ
今回は、業務の流れなどを可視化して図式にするフローチャートについて解説しました。
フローチャートの主な種類や使用されることの多い記号、基本構造やルールを把握しておくことで、業務効率化や生産性向上が期待できます。また、属人化防止やリスク回避に役立つのも、フローチャートの特徴です。転職活動を効率的に進めるツールでもあるので、今回の内容を参考にフローチャートを作成してみてはいかがでしょうか。
