ビジネスシーンにおいて、予定されているスケジュールや期日を守ることは大切です。しかし、さまざまな人を相手に仕事をする中で、相手からの連絡や作業が滞ってしまうことも珍しくありません。催促せず、そのままにしていては、大きな問題へと発展してしまう可能性も考えられます。今回は、催促メールを送る際に注意すべき点やメール作成のポイントについて紹介します。
催促メールを送るときの注意点
相手に待たされているために送る催促メールですが、こちらに落ち度があるかもしれません。催促メールを送信する前に、次のポイントを確認しておくことで相手を不快にさせずに済むでしょう。
相手からの返信を見落としていないか
メールの返信が来ない場合、相手が送信しているにもかかわらずこちらが見落としている可能性も考慮しておきましょう。受信メールの中に埋もれていないか、迷惑メールフォルダに分類されていないか確認し、行き違いのないように注意が必要です。
メールが未送信になっていないか
メールが未送信のまま、相手からの返信を待っている可能性もあります。何らかの理由で送信エラーになっていたり、下書きフォルダに入ったままだったといったミスも考えられます。もしも送信できていなかった場合は相手に謝罪した上で、改めて本文を調整して再送する必要があります。
入金通知や郵便物が届いていないか
入金や納品が滞っている場合は、催促の前に社内の状況をチェックしておきましょう。自分は対応していなくても、ほかの人が入金通知や荷物の受け取り対応をしてくれている場合もあります。特に金銭関係で確認を怠ったまま催促すると、お金の管理がだらしない印象を与え、信頼関係に影響を与えます。
催促メールを送るケース
ここでは、催促メールを送るべきケースについて具体的に紹介します。
納品物や書類の提出期限が遅れている場合
書類の提出や納品が遅れている場合は、催促メールを送るべき状況といえるでしょう。「少し遅れているだけだろう」と自己判断をしてはいけません。何らかのトラブルが発生していた場合、こちらの勝手な思い込みにより取り返しがつかない事態になるという最悪のケースも想定されます。ギリギリまで放置せずに、期日を過ぎた時点で再設定した期日を併記して催促メールを送るようにしましょう。
入金を確認できない場合
取引先からの入金が確認できていない場合も、早めに催促メールを送りましょう。取引先の経理体制がすべて自社と同じような規模だとは限りません。1人ですべての業務を担い、単純に振込処理を忘れているようなケースも考えられます。相手に悪意があるとは限らないので、今後の関係性も考慮して責め立てるような文面は避けましょう。
メールに対する返信がない場合
必要なメールの返信が届かない場合も、催促メールを送るべきケースです。返信の期日を指定したメールの場合は、期日が明確であるため遅れが生じたら催促すべきです。返信が来ない可能性も考え、何度も催促する必要がないように、催促メールには返信期日を設けて返事を促してください。
催促メール作成のポイント
催促メールは作り方のポイントを押さえることで、余計なトラブルの発生を防ぎ、スムーズなやり取りにつながります。ここで紹介する5つのポイントを把握しておきましょう。
一目見て内容がわかるような件名にする
件名だけでも内容がわかるように、簡潔かつ具体的な内容を心がけましょう。緊急性や重要性を示すために隅付き括弧を用いて、【重要】などと記すことでさらにわかりやすくなります。また、迅速な対応を求めている意思を伝えることができます。
最後に連絡した日時と用件を伝える
メールの本文には、最後に連絡した日時とその際の用件を記載しておきましょう。忙しくて対応が遅れている相手にとっては、どのような用件で連絡を取っていたのか覚えていない可能性もあります。相手が確認する手間を省き、少しでも早く現状を確認してもらえるよう丁寧に対応するべきでしょう。
依頼内容や期日を伝える
次に、依頼したい内容を改めて正確に伝え、その期日も記します。期日については、時間まで細かく設定することが重要です。対応時間の認識が相手と異なることも想定しておきましょう。
行き違いになった場合を想定して断りを入れる
相手が遅れながらもすでに対応を取っていた場合、ちょうど連絡が行き違いになってしまう事態も考えられます。そのため、メールの最後に「万が一行き違いになった場合は何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます」といった一文を添えることで、相手に不快感を与えないための予防線となるでしょう。
相手をやんわり催促するには丁寧な言葉遣いを心がける
相手に落ち度があるとしても、催促にあたっては丁寧な言葉遣いを意識しましょう。こちらが待たされている立場とはいえ、相手にどのような事情があったのかはわかりません。何らかのやむを得ない状況だという可能性もあるでしょう。今後も仕事上での付き合いが続く場合を想定して、落ち着いた丁寧な言葉遣いなどを使用する配慮することが大切です。
催促メールの例文
最後に、催促メールの例文を、シチュエーション別に紹介します。
メールの返信催促
メールの返信を催促する場合は、次のような文面で働きかけましょう。
件名：見積書を再送いたします
本文：
株式会社◯◯
△△様お世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。◯月◯日に見積書をメールでお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
念のため再送いたしますので、ご確認ください。なお、ご多用の折に恐れ入りますが、◯月◯日の◯時までにご返答をいただければ幸甚です。
連絡が行き違いになった場合は何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。ご質問等ございましたらお気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
メールの返信を促す場合は、いつ送ったどのメールに対して対応を求めているかを明記します。送信日と内容を記載しておくことで、相手が過去のメールを確認する手間を省けます。また、添付資料があった場合は、催促メールにも再度添付しておきましょう。
納品や書類送付の催促
納品や書類の送付を求める場合は、次のようなメールを送りましょう。
件名：ご納品の件につきまして
本文：
株式会社◯◯
△△様お世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。◯月◯日に貴社商品のご納品をお願いしておりましたが、
現時点で弊社へのお届けが確認できておりません。
お手数をお掛けしますが、現状を本日◯時までにお知らせいただきたくご連絡いたしました。
なお、商品は来週◯日から開催するイベントで使用予定でございます。
まだ発送いただけていない場合は、納期に関して改めてご連絡いただきたく存じます。連絡が行き違いになった場合は何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
ご多用の所恐れ入りますが、ご返信のほどよろしくお願いいたします。
約束した納品がされていないという現状と、商品を使用する予定日を記載することで、相手が未発送の場合でも次の1回の返信でこちらが知りたい情報が把握できるような文面になっています。急いでいるという状況を過剰にならない程度に伝えて、迅速な対応を促しましょう。
入金催促
入金が確認できていない場合は、次のように対応しましょう。
件名：◯月分のご入金につきまして
本文：
株式会社◯◯
△△様お世話になっております。
◯◯株式会社の△△です。◯月◯日に◯月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただけましたでしょうか。
本日◯時現在、入金が確認できていない状況です。
恐れ入りますが、ご状況を本日◯時までにお知らせいただきたく存じます。なお、行き違いでご入金済の場合は何卒ご容赦くださいませ。
ご多用の所恐れ入りますが、ご返信のほどよろしくお願いいたします。
入金が確認できないケースでは緊急性が高く、相手に非がある可能性も高いといえます。そのため、期日を過ぎたら早めに催促メールを送りましょう。ただし、送金手続きに時間がかかることもあるので、行き違いを想定した一文を入れておくことが望ましいでしょう。
上司に対する催促
社内の上司に対する催促が必要な場合は、次のような例文を参考にしましょう。
件名：【至急】◯月分の経費精算について
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。
経理部の〇〇です。表題の件ですが、◯月分の経費精算につきまして、締め切りが先週金曜日までとなっておりました。現在ご対応いただいている最中でしたら恐縮ですが、
本日◯時までにご提出いただきますようご協力いただけますと幸いです。お忙しいところお手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願いいたします。
上司への催促は送りづらいものですが、事前に定められた期日を記載した上で新たに延ばした期日を示し、スピーディーな対応を働きかけましょう。また、顔を合わせる環境の場合は直接会話することでコミュニケーションを図ることも大切です。
まとめ
相手に非があるために催促メールを送る場合でも、感情的に相手を責めるべきではありません。相手の事情を汲んで冷静に対応するためにも、日頃から余裕あるスケジュールで仕事を進めておくことも大切です。催促メールは波風が立たないような文面で送り、相手との良好な関係を続けられるように心がけましょう。
