営業の効率化や従業員のモチベーションアップを狙いたい場合は、営業支援の体制を構築することが大切です。また、必要に応じてツールを導入すれば、営業支援の効率や正確性がさらに高まるでしょう。ただし、正しい手順で準備を進めなければ、かえって業務効率が低下する恐れがあります。
そこで今回は、営業支援の内容からメリット、具体的な手法、ツールの種類まで詳しく解説します。
営業支援とは
営業支援とは、営業活動の効率化を目的として行うサポート業務のことです。営業担当者が営業に集中できるように利益に直結しない雑務を減らし、営業のコアタイムの拡大や効率化を目指します。
適切な営業支援は結果的に顧客獲得や売上アップにつながる一方で、誤った形で体制を構築すると業務効率が落ちるリスクがあります。現状の課題を洗い出したうえで、営業支援体制を適切に整備していきましょう。
営業支援のメリット
営業支援を導入する際には、顧客獲得や売上アップにつながる理由を事前に理解しておくことで、適切な支援体制を構築しやすくなります。営業支援のメリットについて詳しくみていきましょう。
営業に集中できる
営業支援が充実していると、営業担当者は営業活動に集中できます。
営業活動に集中しにくい状況では、営業担当者は実力を発揮できないばかりか準備不足となり、商談の成功率が低下する恐れがあります。営業支援体制を構築すると、営業担当者が営業活動に集中できるようになるため、結果的に顧客獲得や売上アップにつながります。
営業コアタイムが増加する
営業支援体制を構築すると、営業活動ができるコアタイムが増加します。コアタイムの例は次の通りです。
・アポ取り
・ヒアリング
・ソリューション提案
・クロージング
・ルート営業
・アップセル・クロスセル
営業活動では、顧客との日程調整や日報作成、書類作成などの雑務が発生し、営業アプローチの方法や提案材料の考案などに十分な時間を割けないケースが多々あります。営業支援体制を構築することで、ノンコア業務の時間を削減しつつ、コアタイムを拡大できるようになります。
営業支援の方法を決めるときの流れ
営業支援の体制構築では、現状を理解したうえで必要な支援策を策定し、適切な形で導入する必要があります。営業支援の方法を決めるときの流れについて詳しくみていきましょう。
1：自社の営業プロセスを確認する
必要な営業支援を明確化する第一歩として、自社の営業プロセスを明確にします。コア業務とノンコア業務を可視化し、どの業務を削減してどの業務に集中できるようにしたいのかを理解しましょう。
2：課題を把握する
続いて、自社の営業活動における課題を確認します。例えば、顧客提案資料の作成に時間がかかりすぎている場合は、営業事務に作成を任せることでコア業務に集中できるようになります。すでに営業支援体制を構築している場合は、営業担当者にヒアリングをして、支援内容への不満や他に支援を希望することなどを確認しましょう。
3：具体的な支援策を立てる
現状の課題を理解したうえで、解決策を考えます。惰性で日報作成しているのであれば、思い切って日報を不要とするのもひとつの方法です。また、「なくす」のではなく営業日報の入力項目を「減らす」のもよいでしょう。「なくす」よりも「減らす」の方がリスクが低いため、まずは業務を減らすことから始めることが大切です。
営業支援の方法
現状の営業プロセスとその課題に基づいて、営業支援の方法を選ぶ必要があります。主な営業支援の種類と効果について詳しくみていきましょう。
営業メールのテンプレートの作成
営業メールのテンプレートを作成することで、顧客とのアポ取りやコミュニケーションを効率化できます。また、打ち間違いのリスクがなくなるため、顧客からの信頼性の低下を防げる点もメリットです。営業支援ツールによっては、顧客単位でテンプレートを作成し、さらなる効率アップが期待できる機能を搭載しています。
名刺のデータ化
受け取った名刺をそのまま保管する場合、連絡を取りたいときに大量の名刺の中から探さなくてはなりません。また、名刺を個々の営業担当者が管理している場合、名刺情報がブラックボックス化することで営業のチャンスを逃しかねません。
このようなことを防ぐには、名刺をスキャンしてデータ化し、簡単に検索できる顧客データベースを作成するとよいでしょう。また、ツールを活用することで自社サイトへの訪問者と顧客データベースをひも付けし、自社製品・サービスへの興味の度合いを可視化して、営業活動を効率化できます。
営業支援ツールの導入
営業支援ツールを導入すると、営業活動における雑務から解放される可能性があります。機能の一例は次の通りです。
・顧客情報の入力の自動化
・商談状況の記録・共有
・商談データとのひも付けによる営業日報への自動入力
クラウドツールは、スマートフォンやタブレットからでも利用できるため、出先からの入力・情報共有も可能です。
知っておきたい営業支援ツールの種類
営業支援ツールは、営業プロセスとその課題に応じて選ぶ必要があります。代表的な営業支援ツール3つとそれぞれの特徴や機能について詳しくみていきましょう。
SFA
SFA（セールスフォースオートメーション）とは、営業プロセスの可視化と効率化をサポートするツールのことです。顧客管理や案件管理、スケジュール管理、商談プロセス管理のほか、営業日報や見積書の作成機能も搭載しています。雑務を減らしたい、他の営業担当者との情報共有を効率化したい、などの課題を解決できるでしょう。
CRM
CRM（カスタマーリレーションシップマネジメント）とは、顧客情報のデータベースを構築・分析できるツールです。顧客との良好な関係を構築するために必要な情報を分析し、適切なタイミングで適切にアプローチする営業活動を支援します。
MA
MA（マーケティングオートメーション）」とは、見込み客の創出・育成・分類・管理を行うツールです。従来では、見込み客の創出から管理までの各プロセスを別々のツールで行っていました。MAツールを活用すれば、複数のツールを組み合わせることなく効率的に見込み客関連の業務を行えます。
主な機能は、アクセス解析やWeb行動解析、マーケティングシナリオ作成などです。SFAとCMR、MAは、それぞれを連携することで見込み客の創出から管理、既存顧客への営業活動、新規顧客のアポ取りからスケジュール調整まで効率化できます。
まとめ
営業支援は、営業活動の効率化およびコアタイムの拡大を目的に実施します。まずは、企業の営業プロセスとその課題を明確化し、行うべき営業支援の方法を検討しましょう。また、SFAやCRM、MAといった見込み客の創出から既存顧客の管理・関係構築まで対応できるツールを導入することが大切です。今回、解説した内容を参考に、自社に適した営業支援を始めましょう。
以下、ドキュサインのブログも参考になりますので、ぜひご覧ください。
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