RPAとは、PC上で実行する既存業務を自動化するツールのことです。近年注目されているRPAですが、まだ導入できていない企業も多いのではないでしょうか。そもそもなぜRPAが注目されているのか把握しきれていない方もいるでしょう。そこで今回は、RPAの概要や導入による効果について解説します。
RPAを導入すべき業務とそうではない業務、RPA化する業務の決め方についても触れています。自社にRPAを導入しようか悩んでいる方にとって、今回紹介する内容が少しでも参考になれば幸いです。
RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、人の手で実行されるPC上の作業を自動化できるツールを指します。主に、データの入力・暗記や、ファイル複製などの定型業務を自動化するツールです。クラウド上で動くソフトウェアが確実に業務を遂行してくれるため、これまで人の手を使っていた業務にかかる時間を節約できます。
RPAが注目される理由
RPAが注目されている背景には、昨今の人手不足が挙げられます。労働人口の減少や高齢化により、多くの企業・業界が人手不足に悩まされています。この人手不足を解消するために、これまで人の手で行っていた業務をRPA化する動きが活発になっているといえるでしょう。
またRPAは、働き方改革の実現にも貢献するといわれています。働き方改革は、より少ない労働人口で最大限の生産性を確保することを目的に打ち出されました。RPAで既存業務を自動化できれば、働き方改革のコンセプトを実現することが可能です。
ほかのツールとの違い
同じく「自動化」の概念をもつツールとして「AI」が挙げられます。RPAとAIの違いは、それぞれがもつ「判断能力」にあります。既存業務を自動化するRPAは、自社のルールに則ったうえで設定を行います。対してAIは、ビッグデータに基づいて自動で判断します。
データの規模という観点ではAIに軍配が上がるかもしれません。しかし、あくまで自社の業務に特化した自動化を実現したい場合は、RPAが優れているでしょう。
またRPAは、ほかのITツールよりも容易に導入できるのが特徴です。一般的なITツールは、ある程度のIT知識や技術を要します。しかし、IT関連の知識がそこまで豊富でなくても、RPAは導入・活用が可能です。システム構築の知識や専門的人員の確保が不要なため、内製化しやすいといえます。RPAに関連する知識の取得は必要ですが、ITリテラシーのない企業でも導入しやすいのはメリットといえるでしょう。
RPAの導入手順
実際にRPAを導入する手順は、以下の通りです。
- RPA化する業務の選定
- RPA化した場合の費用対効果を算出
- 自社に適したRPAツールを導入
- RPA内で活動するロボットを開発
- RPAの運用ルールを策定
- 運用・保守（継続的に）
ツールによって多少設定方法は異なります。一般的には上記で紹介した手順で導入から運用、保守まで実行します。
RPAで実行できること
RPAの導入により自動化できる業務として、開始から終了までの手順が確定している単純作業であれば、RPAに任せることが可能です。ここでいう単純作業に該当するのは、発注や納品業務、請求書の処理などです。ほかにも、ルーティンワークとして実行されるデータ収集・分析業務、メール対応などのサポートもRPAに一任できます。顧客からかかってきた電話から情報を抽出し、オペレーターにつなぐことも可能です。「基本的には人が実行するものの、自動化できるに越したことはない」を実現するものがRPAです。
RPAの導入で期待できる効果
RPAを導入することで、以下の効果が期待できます。
- 人材不足の改善
- オペレーションエラーの軽減
- 人件費の削減
詳しくは以降で解説します。
人材不足の改善
労働力不足はRPAによる自動化で改善できます。RPAを導入すればこれまでの人員数を調整することなく、より効率的に業務を進められるでしょう。また、RPAにより自動化した業務を担当していた人材を、別の業務に充てることができます。
オペレーションエラーの軽減
RPAは、データ処理や請求業務といった単純作業の自動化に適しています。単純業務を人力で実施すると、どうしてもオペレーションエラーが発生するのが実情です。RPAを導入することで、単純なオペレーションエラーを防止できるため、作業コストを削減できます。ダブルチェックに割く時間も節約できるため、効率化にもつながるでしょう。
人件費の削減
RPAを導入すれば人力の業務を削減できるため、人件費も同時に削減できます。自動化前の状態では、既存業務と合わせてRPA化すべき業務を遂行していたという企業も多いでしょう。単純な業務量が増えると人件費も増え、残業時間の超過にもつながります。RPAを導入しておくことで、業務に割く時間が節約できるでしょう。このようにRPAは働き方改革の観点を含めた「時間」における課題を解決します。
RPAに向いている業務・向いていない業務
さまざまな効果が期待できるRPAですが、向いている業務もあれば向いていない業務もあります。本章では、RPA化すべき業務とそうではない業務について紹介します。
向いている業務
RPA化すべき業務には、以下が挙げられます。
- マニュアルのある定型業務
- 膨大なデータ処理
- データ集計
- データ収集
- データ加工
- 問い合わせ対応
- 複数のアプリ間で実行される同時処理
基本的には、ルーティンワークになりやすい単純作業の業務が該当します。
向いていない業務
一方で、マニュアルが作成できないような業務はRPA化には向いていません。その場での判断や上長の許可が必要な業務を自動化してしまうと、かえって余計な作業を増やすことにつながります。また、実行内容が複雑な業務に関しても、RPA化せず人の手で実行しましょう。視点を変えて、複雑な業務を遂行する時間・人員を増やすために、それ以外の業務をRPAで自動化することがおすすめです。
RPA化する業務の決め方は？
RPA化させるべき業務とそうでない業務について理解できても、実際にRPA化する業務の決め方がわからない方もいるでしょう。ここでは、RPA化する業務を決める際にやるべきことを解説します。
デイリー業務の把握
まずは、日頃行っている業務を洗い出しましょう。部署やチームごとに、詳細な内容の洗い出しがおすすめです。業務内容をリストアップするだけではなく、業務にかかる時間や実行方法などを挙げておくとRPA化がイメージしやすくなるでしょう。
自動化可能な業務の選定
現在実行している業務を把握できたら、RPA化できそうな業務を選定してください。PC上で手順化し、単純作業として繰り返せるものであればRPA化できるでしょう。RPA化できる業務かどうか悩んだ場合は、対象の業務にマニュアルがあるかで判断しましょう。マニュアルがあることは手順が比較的一定で、RPA化できる証明になるためです。
RPA導入による効果を確認
RPA化する業務が決まったら、実際に自動化する効果が期待できるのかを改めて確認しましょう。例えばデータ入力など、ヒューマンエラーが発生しやすいものに関しては、RPA化が推奨されます。RPA化することでどのような効果があるのかを業務ごとに分析し、最終決定を下しましょう。
まとめ
既存業務を自動化できるため、企業におけるさまざまなニーズに応えられる点がRPAの特徴です。RPAを取り入れる際は、自社の業務を洗い出し、そのうえでRPA化が必要な業務かどうかを判断してください。複雑な業務や第三者のチェックが必要な業務に関しては、RPAの導入は向いていないので注意しましょう。RPAはあくまで単純作業を自動化するためのツールとして考えておくべきです。単純な作業はRPAで自動化し、業務を効率化しましょう。
