業務の効率化を図り、従業員の負担を減らすために役立つワークシェアリング。従業員の雇用を守るために重要な施策ですが、どのように導入すればいいかわからないという方も多いのではないでしょうか。この記事では、ワークシェアリングの目的や種類、実施するメリットについて解説します。企業の担当者の方はぜひ参考にしてください。
ワークシェアリングとは
ワークシェアリングとは、従業員同士で業務タスクを分担し、一人ひとりにかかる負担を軽減させる仕組みです。複数の業務を1人で担っていると負荷がかかってしまううえに、業務効率の低下を引き起こすリスクがあります。ワークシェアリングを実施することで、生産性の向上や業務の効率化が期待できます。
ワークシェアリングが注目される背景
ワークシェアリングは、日本では10年以上前に提唱されましたが、海外ではそれよりも前から導入されている制度です。ワークシェアリングが注目されるようになった背景は「失業率の高さ」と「長時間労働による弊害」が挙げられます。ワークシェアリングを活用することで、失業率の低下や心身の負担軽減といった効果が期待できます。
ワークシェアリングの種類
ワークシェアリングには、大きく分けて4つの種類があります。ここでは、それぞれの具体的な内容について解説します。
雇用維持型（緊急避難型）
雇用維持型（緊急避難型）とは、企業の業績が悪化した際、従業員の雇用を維持するために実施するワークシェアリングです。一時的に従業員一人あたりの所定内労働時間を短縮し、社内の雇用を維持できるように業務量を調整します。業績悪化による解雇や人材流出を防げるため、業績回復に向けた施策を行いやすくなります。
雇用維持型（中高年対策型）
雇用維持型（中高年対策型）とは、定年を過ぎた従業員の雇用を維持するために実施するワークシェアリングです。勤務時間や勤務日数を短縮して中高年層の雇用を継続することで雇用の幅が広がり、従業員全体で業務を分担することができます。その結果、一人ひとりにかかる負担の軽減が期待できるでしょう。
雇用創出型
雇用創出型とは、新たな雇用を生み出すことに特化したワークシェアリングです。従業員を増やすことで、既存従業員の労働時間を軽減し、負担を軽減できるでしょう。また、雇用創出型のワークシェアリングは失業率の改善に用いられることもあります。
多様就業促進型
多様就業促進型とは、働き方改革の手段のひとつとして注目されているワークシェアリングです。さまざまなライフスタイルの従業員が安定して働き続けるために、短時間労働やリモートワークなどが導入されます。一人ひとりの負荷を分散することで、多様な働き方が可能になります。
ワークシェアリングのメリット
ワークシェアリングを導入することで、さまざまなメリットが生まれます。ここでは、代表的なメリットを企業側と従業員側それぞれの立場から紹介します。
企業側のメリット
企業側にとってのワークシェアリングのメリットは、業務の効率化や従業員満足度の向上が期待できる点です。労働環境が改善されることによって、一人ひとりの業務が減少し、従業員が心身共に健康的に働きやすくなります。また、ワークシェアリングの導入を社外にアピールすることで、企業イメージの向上も期待できます。
従業員側のメリット
従業員側にとってのワークシェアリングのメリットは、ワークライフバランスが保ちやすくなる点です。労働時間や業務量が軽減されることで、育児や家事などとも両立しやすくなります。また、ワークシェアリングでは雇用が保護されるため、リストラの心配がなくなる点も大きな強みです。
ワークシェアリングのデメリット
ワークシェアリングは多くのメリットをもたらしますが、状況によってはデメリットが生じることがあります。デメリットを理解した上で、事前に対策を立てておきましょう。
企業側のデメリット
企業側の大きなデメリットは、導入に関するコストや労力が増加する点です。企業がワークシェアリングを導入する場合、社内のさまざまな制度の改善が求められます。また、短時間労働や勤務日数の短縮など多様な働き方が生まれるため、給与計算や社内教育の見直しが必要です。
従業員側のデメリット
従業員側にとってのデメリットは、給料が下がるリスクです。給料は労働時間によって支給されるため、短時間労働になるとその分基本給もダウンすることになります。また、ワークシェアリングが導入されている職種と未導入の職種で、格差が生まれる可能性があります。
ワークシェアリングの導入方法
ここでは、ワークシェアリングの導入方法について解説します。スムーズにワークシェアリングの導入を進めるためには、以下の手順を段階的に実施することが大切です。
業務状況の実態を把握する
ワークシェアリングを導入する前に、現在の業務状況の実態を把握することが必要です。どのような業務にどれだけの従業員が携わっているのか・コストや時間がどの程度かかっているのかを整理することで、今後の工程を進めやすくなります。
業務のムダを見直す
業務の現状を把握したら、ムダやムラがないかを見直します。普段気づいていないだけで、不必要にコストや労力がかかっているものがあるかもしれません。現在行っている業務に対し、効率化ができないか精査しましょう。
ワークシェアリング可能な業務・職種を探す
業務のムダを見直したら、ワークシェアリングが可能な業務や職種を探します。属人性が低く誰が担当してもクオリティが安定しやすい業務や、複数人に振り分けられそうな業務が対象です。対象となる業務や職種が決定したら、業務分担や給料形態についても検討を開始するとよいでしょう。
ワークシェアリング可能な業務・職種を探す
ワークシェアリングの導入が正式に決定したら、運用マニュアルを作成します。業務に関することだけでなく、福利厚生や教育制度などの変更点もあわせて共有するようにしてください。また、ワークシェアリングの目的やメリットについてもきちんと説明することで、従業員から理解を得られやすくなります。
業務状況の評価・進捗確認を行う
ワークシェアリングの運用を開始したら、定期的に進捗を確認し、業務状況について評価しましょう。導入の目的が達成できているか・業務の生産性が改善されたかについて効果測定を実施することで、改善点を発見できます。万が一ワークシェアリングが業務に支障をきたしている場合、まずはマニュアルを見直してください。
ワークシェアリングに関する助成金
ワークシェアリングを導入することで、国から助成金を受け取ることが可能です。ここでは、代表的なものを2つ紹介します。
時間外労働等改善助成金
時間外労働等改善助成金とは、時間外労働の削減など働き方改革に取り組む企業に向けた助成金です。基本的には、中小企業や小規模事業者が対象になります。時間外労働等改善助成金は、取り組みの種類によって以下の5つのコースに分かれているのが特徴です。
- 時間外労働上限設定コース
- 勤務間インターバル
- 職場意識改善コース
- 団体推進コース
- テレワークコース
助成金の適用条件はコースによって異なるため、厚生労働省のホームページを確認してみましょう。
雇用調整助成金
雇用調整助成金とは、雇用の維持を目的とした休業手当の費用として助成されるものです。景気の悪化などの理由によって事業活動を縮小しなければいけなくなった企業に対して支給される助成金です。ワークシェアリングの導入などによって一時的な雇用調整を行い、従業員の雇用を維持した場合が支給対象になります。
まとめ
この記事では、ワークシェアリングについて解説しました。長時間労働や休日出勤などの働き方が問題となっている今、多くの企業から注目を集めています。ワークシェアリングを導入することで従業員の離脱を防ぎ、業務効率を上げることが可能です。導入に必要な手順や助成金については、今回の記事もぜひ参考にしてみてください。
