1on1の実施が必要と理解していても、期待できる効果をイメージできずにいる方は多いのではないでしょうか。目的を明確にしたうえで適切に進めることで、1on1のメリットを得ることができます。ここでは、1on1の内容や人事面談との違い、期待できる効果や進め方から内容まで詳しく解説します。
1on1とは
1on1とは、上司が部下と個別に行う面談のことです。週1～月1回程度のペースで定期的に部下の現状をヒアリングし、必要に応じてフィードバックすることで部下の成長を促します。それでは、人事面談との違いや必要性について詳しく見ていきましょう。
人事面談との違い
人事面談も1on1と同じく個別で面談するため、両者の違いがイメージできずにいる方は多いでしょう。人事面談と1on1の違いは次のとおりです。
| 1on1 | 人事面談 | |
|---|---|---|
| 目的 | 部下の成長促進 | 部下の評価 |
| 内容 | キャリアからプライベートまで幅広い内容を質問・フィードバック | 評価および目標のヒアリング |
| 部下への影響 | 和やかな雰囲気で行うためストレスは少ない | 評価することでストレスを与える場合がある |
| 実施の頻度 | 週1回～月に1回程度 | 四半期に1回～年1回程度 |
このように、目的や面談の内容、部下への影響、実施の頻度が異なります。
人事面談は部下を評価し管理するために行われるのに対し、1on1は部下の悩みや不安を解消し成長をうながすために行われる点が特徴です。
1on1は意味がないとの声もある
1on1に対し、「何を話したらいいかわからない」「実施する意味がない」という声も聞かれています。確かに、部下が心を開いて自分のことを話してくれなければ、1on1の効果は得られません。そのために、1on1で話す内容を事前に決めておく・話しやすい雰囲気作りを心がける・1on1の目的を事前に伝えるなどの対策が必要です。
1on1に期待できる効果
1on1に期待できる効果を知っておくことで、実施する目的が明確になります。1on1に期待できる効果は次の通りです。
部下と上司の信頼関係を構築
1on1でプライベートからキャリアまで幅広い内容を話すことで、部下と上司の間で自然と距離が縮まり、信頼関係を構築しやすくなります。上司に何でも相談ができる関係性になれば、部下の悩みに対して素早く対処できるようになり、離職率の低下にもつながります。
部下の成長を促進する
1on1を通じて自分を見つめ直すきっかけを与えることで、部下の成長を促すことができます。成功体験や失敗体験を一緒に振り返ることによって思考パターンや適性に気づき、今後の課題を見つけられることもあるでしょう。そのためにも、1on1で部下の話をしっかりヒアリングし、的確なフィードバックを行うことが大切です。
モチベーション向上
1on1を実施することで、部下のモチベーションを引き出せる可能性があります。部下は、信頼されている・期待されているといった感情を持つと、目標達成に向けて努力できるようになります。モチベーションが向上することで業務の生産性が上がり、企業全体の業績アップにつながるでしょう。
1on1の正しい進め方
1on1は、正しい手順で進めなければ十分な効果を得られません。誤った手順で行った結果、1on1をやる意味がない・効果がなかったという認識をしてしまう恐れがあります。ここでは、1on1の進め方について解説します。
1on1の必要性を伝える
1on1を行う前に、実施する意味や目的を部下に伝えましょう。目的意識を持たずに1on1を行っても、部下の本音を聞き出すことはできません。また、1on1の時間が無駄と感じられてしまい、不満が高まる可能性もあります。1on1の必要性を正しく伝え、部下にネガティブな印象を与えないようにしましょう。
スケジュールの設定
1on1は定期的に行うことで、モチベーションアップや信頼関係の構築などのメリットを得られます。そのため、毎月第1月曜日や第2水曜日など、1on1のスケジュールをあらかじめ設定しておくとよいでしょう。毎回スケジュールを立てる手間が省け、部下としても心の準備をしたうえで1on1を行えます。
目的と内容を決める
1on1を行う際は、実施する目的とミーティング内容をあらかじめ決めておくことで「話すことがない」といったトラブルを解消できます。ミーティング内容の例として、部下の仕事の報告・職場の雰囲気・中長期のキャリア形成などが挙げられます。ただし、プライベートのことを聞く場合は、あまり踏み込みすぎないように注意しましょう。
1on1の実施
必要性を部下に感じてもらえるような1on1を実施しましょう。相手の言葉にしっかり耳を傾けて、決して否定せずに話を聞くことが大切です。上司と部下の信頼関係を築くにはどうすればよいかを考えながら話してみてください。後で振り返ることができるよう、1on1で話した内容をメモしておきましょう。
反省点・改善点の確認
1on1の終了後は、反省点や改善点を確認しましょう。過去に行った1on1の内容と照らし合わせて、どの程度成長したかチェックし、必ず部下にフィードバックしてください。部下に改善点が見つかったら、次の1on1までに課題を与えることもおすすめです。
1on1ミーティングで話す内容
1on1でどのような内容を話すべきか迷う方は多いのではないでしょうか。プライベートへの踏み込み方、仕事に関する質問事項など、さまざまなことを決めてから1on1を開始すると、慌てずに進めることができるでしょう。ここでは、1on1で話す内容について詳しく紹介します。
目標設定
1on1では、部下の現状を踏まえ、今後の目標設定について話してみることがおすすめです。目標は、知識やスキル、経験に応じて適切に設定する必要があります。部下の意見も聞きつつ、成長をうながすための適切な目標を設定しましょう。
キャリアに関するアドバイス
昇進や異動、今後のプランなど、キャリアに関してヒアリングし、可能な範囲でアドバイスしてみてください。上司は部下が今後経験する可能性があることを経験しているため、充実したアドバイスが行えます。適切なアドバイスによって部下をサポートすることで、部下との間で信頼関係を構築しやすくなります。
業務における課題や不安なこと
業務についての課題をヒアリングして、アドバイスすることも大切です。上司からアドバイスをもらうことで、課題解決の糸口が見える場合もあります。また、部下の不安や悩みを聞き出し、それを解消するよう努めることで、信頼関係やモチベーションの向上につながります。
体調やメンタルの健康度
心身の健康度は、モチベーションや離職リスクに関係しています。自宅ではしっかり休めているか、職場の人間関係や業務内容で困ったことはないかなどを質問しましょう。健康面で課題が見つかった場合、その解決策を一緒に考えることもおすすめです。
前回の1on1後の変化
前回の1on1後にどのような変化が起きたのかを質問してみてください。部下の変化や態度によって、前回の1on1が有意義なものであったかどうかがわかります。もしも改善点や反省点も見えてきた場合は、それを次回に活かすことでより良い1on1を実施できるようになるでしょう。
プライベートの話
1on1の中では、趣味や好きなものなど、プライベートなことも話してみてください。仕事以外の話をすることで緊張がほぐれ、自分の考えや悩みなどを素直に伝えやすくなります。その結果、上司との信頼関係を築きやすくなったり、自分の課題が見つかったりと、1on1の効果をより得られるようになるでしょう。
まとめ
1on1は、上司と部下の信頼関係の構築や部下のモチベーションアップなどを目的に実施します。定期的に行うことでより効果が得られやすくなり、企業の業績アップにもつながるでしょう。ただし、目的意識を持って取り組まなければ有意義な時間になりません。部下に1on1の必要性や目的などを伝えたうえで、適切な流れで進めることが大切です。
