有給休暇を取得する際は、上司に理由を伝えるべきなのでしょうか。実は、有給休暇を取得する理由を伝えることは、法律では義務づけられていません。また、就業規則においても理由が必要であるとのことは定められないため、有給休暇を取得したい旨を伝えるだけで取得できます。本記事では、有給休暇を取得する理由に関して、伝え方のポイントや注意点、断られたときの対処法などについて詳しく解説します。
有給休暇の取得に理由は不要
有給休暇を取得する際は、理由を伝えなければならないと考えている人が多いでしょう。実は、有給休暇を取得する際に理由を伝える必要はありません。会社によっては、有給休暇を取得する理由を書面で申請し、承認を得なければならない場合があります。しかし、法律上はそのような手続きなく有給休暇を取得したい旨を伝えるだけで取得可能です。
理由の有無に関係なく拒否される場合がある
有給休暇を取得したい旨を伝えても、拒否される場合があります。有給休暇は法律で認められた労働者の権利のため、条件を満たしていれば誰でも取得できます。ただし例外的に、業務上やむをえない事情がある場合、企業側は労働者の有給取得時季の変更を求める権利があります。これは有給取得を拒否する権利ではないため、時期をずらせば取得は承認されます。
引用：労働基準法第39条5項
理由の有無に関係なく拒否する場合は労働基準法違反にあたるため、労働組合に相談するなど然るべき対策を取りましょう。
有給休暇の理由は「私用」で問題ない
有給休暇の理由は「私用のため」で問題ありません。労働者のプライベートに踏み込んだり、詳細な理由を強制的に話させたりする権限は上長にないためです。ただし、有給休暇の取得理由を従業員に聞くこと自体は違法ではありません。とはいえ、有給休暇を取得する理由を伝えなければ取得させない行為は違法です。
主な有給休暇の申請理由
ここでは、有給休暇の理由として使われることの多いものをいくつか紹介します。
体調不良
もっとも使われることの多い理由の1つです。単に「体調不良で休みたい」と伝えるのではなく、有給を使わせて欲しい旨と症状をあわせて伝えることで、有給休暇を取得しやすくなります。
行政申請
産後の出生届のように、妻が産後で動けないことで夫が申請に行く必要がある場合、有給休暇を取得する人も多いでしょう。行政の申請には期限が設けられているものが多く、また平日にしか窓口が開いていないため、有給休暇を取得する理由として違和感はありません。
冠婚葬祭
結婚式や葬式などを理由に有給休暇を取得する方も多いでしょう。ただし、親族のように近しい人物の結婚式や葬式でなければ、有給休暇を取得させない企業もあります。親族が亡くなった際、慶弔休暇を利用できる企業も多いでしょう。
親・子ども関連の所要
親の介護や子どもの行事を理由に、有給休暇を取得する人もいます。特に、親の介護は仕事よりも優先する必要があると判断されやすいことから、上司に納得してもらいやすいでしょう。断られそうになった場合は、自分以外に親の介護ができる人がいない、今日でなければならない理由などを伝えてみてください。
嘘の理由は処分対象になる恐れがある
有給休暇を取得する理由は「私用のため」と伝えるだけで問題ありません。しかし、納得してもらいたいからといって嘘の理由を伝えてはいけません。就業規則に「各種届出において虚偽の申告は行ってはいけない」と定められている場合、嘘が発覚すると何らかの処分を受ける恐れがあります。
有給休暇の取得を断られた場合の対処法
有給休暇の取得を断られた場合は以下のように対処することで、有給休暇の取得を認められる可能性があります。
理由を確認する
有給休暇の取得ができない理由を確認しましょう。雇用日を含めて6ヶ月間勤務し、8割以上出勤した場合に、継続または分割した10日の有給休暇を取得できます。この条件を満たしているにもかかわらず有給休暇を取得できない場合、正当な理由があるのかどうか確認が必要です。
理由を質問すると「有給休暇について知識があるからむやみに断るのは得策ではない」と企業側が判断し、有給休暇の取得が認められる可能性があります。
取得可能な日を確認する
有給休暇の取得を断られた場合、いつであれば取得可能かを確認しましょう。不当な理由で断ったわけではない場合、取得可能な日を答えられるはずです。業務が忙しくて自分が休むと他の従業員に大きな負担がかかる場合、会社の事情も踏まえて取得日の変更も検討しましょう。法的には有給休暇の取得が可能でも、他の従業員に大きな負担がかかる場合は取得が難しいといえます。
時期について確認する
有給休暇を取得することで「事業の正常な運営を妨げる」と判断された場合、会社側は有給休暇を取得する日の変更を求めることができます。ただし、有給休暇の取得が事業の正常な運営を妨げるのは極めて例外といえるでしょう。また、取得日を変更されたとしても、有給休暇を取得する権利を失うわけではありません。新たに定めた日に有給休暇を取得できます。
労働組合に相談する
有給休暇の取得を断られ、理由や取得できる日について尋ねても明確な回答を得られなかった場合は、労働組合に相談しましょう。労働組合は、労働者が主体となって労働条件の改善や経済的地位の向上を目的に活動する団体です。例えば、賃金アップや労働環境の改善などを会社に申し入れます。
正当な理由なく有給休暇を取得させない行為は労働基準法違反にあたります。そのため、労働組合に相談することで、団体交渉の際に会社へ申し入れてもらえる可能性があります。会社に労働組合が存在しない場合は、合同労組（ユニオン）に相談しましょう。合同労組は、勤務先を問わず、社員1人から加盟できる労働組合です。
労働基準監督署に相談する
労働基準法違反については、労働基準監督署へ通告することで指導してもらえる可能性があります。労働基準監督署とは、労働基準関連法令が守られているかを監督し、労働条件の指導や労災保険給付などを行う機関です。匿名での連絡も可能ですが「有給休暇を取得したいのにできなかった」という理由だと、誰が通告したのかが上司に知られてしまいます。自分が通告したことを知られたくない場合は、労働基準監督署に相談する方法は選べないでしょう。
まとめ
有給休暇を取得するのに理由は必要ありません。しかし、上司が納得できる理由がなければ取得が認められない場合もあります。体調不良や冠婚葬祭、子どもの行事など、大まかな理由は最低限伝えておくとよいでしょう。また、有給休暇の取得を断られた場合は、取得できない理由や代替えの日などを聞いてみましょう。それでも解決しない場合は、労働組合や労働基準監督署に相談してみてください。
