品質管理や管理業務を効率化するために用いる手法として注目されているPDCAサイクル。重要性は理解していても、実際に自社の業務に落とし込めていない方も多いのではないでしょうか。PDCAサイクルを回せば、個人はもちろん企業全体にも大きく影響を与えます。
そこで今回は、PDCAサイクルの概要やメリット・デメリットについて紹介します。PDCAサイクルの回し方や成功のコツついても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、品質管理・管理業務を効率化するために用いられる手法です。業務効率化に向けた計画の立案をスタートとし、計画した内容の実践、実践結果に基づく分析や改善などをひとつのサイクルとします。改善までの流れを実施したあとは、必ず評価を行います。評価までのプロセスを実施することで、より現実的な改善策を見つけることができます。
PDCAにおける4つのプロセス
PDCAサイクルの「P・D・C・A」は、それぞれのステップを表していることをご存じでしょうか。PDCAは、以下の意味から成り立つ言葉です。
- P：Plan
- D：Do
- C：Check
- A：Action
この4つの行動を実践し、繰り返すことこそがPDCAサイクルです。では、各ステップについて詳しく見てみましょう。
1：Plan
「P：Plan」は「計画」段階を表すステップです。まずは目標を設定し、目標を達成するための仮説を立てます。そのあと、仮説をもとに「誰が・何を・なぜ・いつまで・どのように」の観点を意識して計画を立てましょう。計画の段階だからといって、非現実的なものを立案することは危険です。あくまで達成見込みのある計画を立案しましょう。
2：Do
「D：Do」は計画を立てたあとの「実行」段階です。ただ実行するだけではなく、計画通りに進行できているかを記録しながら実行することが大切です。実行段階は、計画が有効だったのかどうかを確認する役割も担っています。
3：Check
「C：Check」は計画・実行した内容を「評価」する段階です。実行までのプロセスを経て、どのような成果が出たのかを分析し、評価します。達成したのであれば達成要因を分析し、より高水準の成果を目指しましょう。万が一未達成に終わった場合は、改善点を分析します。
4：Action
「A：Action」は評価の段階で明確になった点を実践する、いわば「改善」の段階です。達成・未達成にかかわらず、現状維持の考えを捨てることが大切です。改善までのステップが一旦完了した段階で、また1の計画に戻ります。1〜4を繰り返し、ブラッシュアップを続けていくことがPCDAサイクルの基本です。
PDCAサイクルのメリット・デメリット
ここでは、PDCAサイクルを回す際のメリット・デメリットについて紹介します。
メリット
PDCAサイクルを回すことで目標が明確になるため、達成に必要な行動を具体化しやすくなります。課題を発見するスピードが速くなる点も、PDCAサイクルを回すメリットです。また計画から改善までを正確に実行することで、無駄な動きがなくなることもPDCAサイクルの魅力のひとつです。より確実に改善まで進められるため、企業全体で効率的にレベルアップできるでしょう。
デメリット
新たな事業展開につながりにくい点が、PDCAサイクルのデメリットです。PDCAサイクルはある一定の業務に対する「計画→改善」までのプロセスです。そのため、新たな発想の原点はあくまで「過去のプラン」であるため、PDCAサイクルをきっかけに新たな事業のアイデアが浮かぶことはあまり期待できません。
そのため、時には過去のプランにだけ固執するのではなく、様々な視点を取り入れる柔軟な姿勢が求められます。また、PDCAサイクルを回すためにどうすべきか？という、議論の場が増えてしまうデメリットもあります。
効率的なPDCAサイクルの回し方
ここでは、より効率的にPDCAサイクルを回すための方法について解説します。ただ漠然とPDCAサイクルを回すといったことがないように、ぜひ参考にしてください。
具体的な計画を立てる
最初の段階で曖昧な計画を立ててしまっては、その後のステップもすべてあやふやになります。PDCAサイクルの成功には、より綿密な計画が重要となります。具体的に計画を立てることはもちろん、達成が見込める現実的な計画を意識することも大切です。計画の達成までに何が必要か、詳細まで分析することでより精度の高いPDCAサイクルになります。
計画をベースに実行する
計画を立案した後は、まず計画通りに実行してみましょう。仮にうまくいかなかったとしても、急に計画外の行動を取ることはおすすめしません。これは失敗したとしても、失敗の原因を分析し次に活かすことがPDCAサイクルのステップに含まれているためです。失敗に対して何をすべきか、なぜ失敗したかを分析することも、PCDAサイクルにおける重要な観点です。
タイムマネジメントの重要性を理解する
綿密に計画を立て、その計画をより確実に実行する意識は大切です。しかし、PDCAサイクルにも時間管理が重要なことは忘れないよう注意しましょう。多くの場合、既存業務がある中でPCDAサイクルを意識した行動を取ることになります。PDCAサイクルを意識するあまり、ほかの業務の時間管理ができなくなっては本末転倒です。タスクに優先順位をつけたり、既存業務にかかっている時間を洗い出したりして、時間管理にも目を向けておきましょう。
PDCAの効果を高めるためのポイント
ここでは、PDCAの効果をアップさせるために押さえておきたいポイントを紹介します。
4つのプロセスを再分析する
P・D・C・Aの4つを一通り回し終えたら、何を施策として実施すべきか分析し直すことが大切です。そもそもP・D・C・Aの4つが目指すべき方向性や成果につながらなければ意味がありません。一度実施したPDCAサイクルで得た結果を参考に、ベースとなる4つが最適なものかどうかを再分析しましょう。
回す過程で定期的なチェックを実施する
PDCAサイクルを回している最中にも、各ステップ単体で解決すべき課題があるかどうかを分析してみましょう。例えば「P：Plan」の段階はよくても、「D：Do」で実行しきれない項目があったとします。この場合、「D：Do」の実行方法がよくないのか、そもそも「P：Plan」の段階で現実的な計画ではないのかという議題が生まれます。各ステップの課題を明確にすることで、結果的にPCDAサイクル全体の再分析にもつながるでしょう。
継続的な施策として捉える
PDCAサイクルが成功したからといって、そのままフェードアウトすることはおすすめできません。これは市場ニーズの変化によって、新たなPDCAサイクルを考案しなければならない場面もあるためです。また一度PDCAサイクルを成功させておけば、そのノウハウを活かしてより精度の高いPDCAサイクルを生み出すことも可能です。
PDCAにおける問題点
企業にとってメリットの多いPDCAですが、実施するうえでの問題点もいくつか存在します。
PDCAサイクルを回すことが目的になってしまう
PDCAサイクルはあくまで、企業の現状をよりよいものにするための施策です。そのため、PDCAサイクルを回すこと自体に固執してしまうことは避けましょう。PDCAサイクルを回すことだけにこだわってしまうと、中身のない施策になってしまうでしょう。
結果が反映されるまでに時間がかかる
PDCAサイクルは、すぐに結果が出るものではありません。各ステップのブラッシュアップはもちろん、市場ニーズに応じて内容を変化させる必要も出てくるでしょう。PDCAサイクルを回す際は、長期的な施策であることを前提に企業・チームとしての体制を整えてください。
まとめ
PDCAサイクルとは、企業の現状を打破するために必要な要素です。また、PDCAサイクルを回すことで目標を達成するための行動が明確になるため、従業員のモチベーション向上も期待できます。PDCAサイクルは、各ステップに対する分析や議論に時間はかかるものの、その分効果が期待できる施策です。特に自社の課題解決方法が曖昧になっている場合は、PDCAサイクルを取り入れてみてはいかがでしょうか。
