退職が決まった際は、最後に挨拶することが一般的なビジネスマナーです。しかし、退職する際の挨拶について、どのようなマナーがあるのか理解しきれていない方も多いでしょう。
今回は、退職時に押さえておくべき挨拶の基本的なマナーについて解説します。退職の挨拶に関する注意点や退職前に実施すべきこと、メールで退職の挨拶をする場合のマナーも紹介しています。また、退職の挨拶をしたくない場合はどうすべきか？という疑問にも触れているので、退職を控えている方や退職を検討している方はぜひ参考にしてください。
退職の挨拶における基本的なマナー
退職の挨拶をする際は、挨拶の順番やどこまで行うべきかを理解しておく必要があります。また場合によってはスピーチ形式で挨拶することもあるので、その際のポイントも押さえておくことが大切です。
退職の挨拶の順番
退職の挨拶は、まず直属の上司にしましょう。本日が最終出勤日である旨を伝えたうえで「最後までよろしくお願いします」と伝えることが無難です。直属の上司に挨拶したあとは、自身が所属する部署やチームのメンバーに対して挨拶しましょう。出社してすぐではなく、仕事が少し落ち着いた時間帯から始めます。部署内を回る際、簡単な菓子折りなどを配る場合もあります。
部署内の挨拶を終えたら、他部署に挨拶しましょう。また、関わりの深かった社内の人間に対し、退職する旨を改めて伝える必要もあります。社内で退職の挨拶をする際は、できるだけ忙しい時間帯を避けるようにしましょう。また、退職日の最後には、社長や支部長など、所属する企業のトップ層に対しても挨拶することも忘れてはいけません。
退職の挨拶まわりはどこまで行うべき？
挨拶まわりの順番でも触れていますが、基本的には直属の上司・所属部署・他部署を含めて挨拶すべきといえます。社内で関わりを持っている人に対しては、基本的には全員に挨拶するのがマナーと認識しておきましょう。
また必須ではないものの、取引先に対して退職の旨を伝える場合もあります。ただし、独断ではなく上長の判断を仰いだうえで行うことが前提です。
スピーチ形式で退職の挨拶をする場合もある
企業によっては、退職の挨拶をする場面を設けてくれる場合もあるでしょう。いわゆるスピーチ形式であるため、基本的なマナーを押さえておく必要があります。スピーチ形式はどうしても緊張してしまうため、できるだけ冷静かつハキハキと話すことを意識してください。なるべく簡潔に話すことも大切です。
また、スピーチ形式の場合に限ったことではありませんが、批判的な理由を述べることも避けましょう。自身が退職しても残り続ける同僚のことも考えて、ポジティブな気持ちになるスピーチを心がけてください。
退職の挨拶に関する注意点
退職に関する挨拶をする際は、以下の注意点があることを事前に理解しておかなければなりません。
- 退職理由の詳細は伏せておく
- 企業への不満は言葉にしない
- 退職日は明確にしておく
- 御礼の言葉も忘れない
上記を意識しない退職の挨拶は「マナー違反」と認識されることも多いため、必ず把握しておきましょう。
退職理由の詳細は伏せておく
明確な退職理由を伝えることが、思わぬトラブルや軋轢を生むきっかけになるかもしれません。よほど親しい同僚などでない場合は、退職の理由を明らかにする必要はないでしょう。「一身上の都合」という形で、何事もなく終わらせるのが無難です。
企業への不満は言葉にしない
退職に至るまでにどのようなことがあっても、同僚や上司に対してネガティブな内容は話さないようにしましょう。自分は退職するからといって、今後も在籍し続ける方たちへの配慮を怠った言動は避けるのがマナーです。退職理由を明確にした場合と同様、トラブルや軋轢の原因になることもあるので注意してください。
退職日は明確にしておく
退職の理由は明らかにせずとも、退職日に関しては明確にしておかないとその後の業務やプロジェクトに支障が出るかもしれません。自身が抜けたあとのスケジュールを支障なく立てられるように、最後まで配慮する必要があります。
御礼の言葉も忘れない
たとえネガティブな理由で退職するとしても、最後には御礼の言葉を述べるのがマナーです。上司や同僚にお世話になったことに変わりはないので、最低限の感謝を伝えることは忘れないようにしましょう。
メールで退職の挨拶をする場合
場合によっては対面でなく、メールで退職の旨を伝えることもあります。ここでは、退職の挨拶をメールでするうえで押さえておきたいポイントを紹介します。
退職の挨拶メールの例文
退職に関するメールは、上司・同僚・社外によって多少内容や文言が異なります。それぞれのパターン別に例文を掲載しているので、参考にしてください。
<上司に送る場合>
お疲れ様です。
この度、○月○日をもって退職する運びとなりました。つきましては、本日が最終出社日となったためご挨拶申し上げます。
在職中、○○さんにはお世話になりました。
今までご指導いただき、ありがとうございました。
○○さんから教わったことは、今後の人生において非常に大切な経験となりました。
今後精進していくために、○○さんの教えを活かしていきたいと思います。○○さんの今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
<同僚に送る場合>
お疲れ様です。
この度、○月○日をもって退職する運びとなりました。つきましては、本日が最終出社日となったためご挨拶申し上げます。
入社以来、○○さんには○○についてご指導いただき、多くの学びの機会をいただきました。
今後も○○さんからいただいた学びを活かし、さらなる成長を目指して精進します。最後となりますが、○○さんのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
<社外に送る場合>
いつもお世話になっております。
私事で恐縮ではありますが、○月○日をもって退職する運びとなりました。在籍中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
後任は○○が務めさせていただきますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願いします。本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となりますことをお詫びいたします。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
すべてに共通するのは、件名に「退職のご挨拶」と入れることです。
メールで退職の挨拶をする場合の注意点
メールでの挨拶は、あくまで「直接挨拶できない場合」を前提にしてください。一般的には、退職に関する挨拶は直接伝えましょう。
挨拶の後に退職日までに実施すべきこと
退職日に挨拶するだけでなく、それまでに引き継ぎや備品の整理を実施しておかなければなりません。
引き継ぎ
引き継ぎは一般的に、退職日までに済ませておくものです。退職日にすべき引き継ぎとは、いわゆる業務内容などの「最終確認」です。自分の行っていた仕事を、誰がどう進めるのかを改めて確認し、不備のないよう引き継いでおきましょう。
備品の整理
備品整理も最終日前までに済ませておくべきですが、念の為漏れがないか確認しておきましょう。退職日までに整理すべき備品などを以下に挙げているので、参考にしてください。
- 社員証
- 健康保険証
- 制服
- 社用携帯
- 社用パソコン
- その他会社から支給された備品
どうしても退職の挨拶をしたくないときは？
会社に対して不満がある、やむを得ない事情があるといった場合、退職の挨拶はしたくないと考えるでしょう。ここでは、退職の挨拶を避けたい場合の観点について触れていきます。
一般的に退職の挨拶は必須
退職の挨拶は、よほどのことがない限り必ずしなければなりません。どのような事情であれ、入社させていただいたことやお世話になったことは事実です。「退職の挨拶」という行動自体が、退職するうえで必要不可欠であることを認識しておきましょう。
退職までの経緯によっては挨拶をしなくてもよい
人間関係のトラブルやパワハラなどを理由に、やむを得ず退職する場合もあるでしょう。その場合は、退職のきっかけとなった人物に対しての挨拶はしなくても問題ありません。
挨拶をせずに退職する方法はある？
自分の気持ち的に、どうしても退職の挨拶をせず退きたいという場合もあるでしょう。決して褒められる手段ではありませんが、あえて退職日に欠勤することで挨拶することを避けることができます。お世話になった人に対して事前に感謝を伝えておけば、後にトラブルが起こることもないでしょう。ただし、やはりマナーとして良いものではないことは認識しておいてください。
まとめ
退職の挨拶は、ビジネスにおいて押さえておくべき一般的なマナーです。挨拶の順番や挨拶すべき相手、スピーチ形式での挨拶に関するポイントなどを押さえておく必要があります。また、同僚や上司に配慮すべき注意点を理解しておくことも大切です。メールで挨拶する場合のポイントや当日までに実施すべきことも把握したうえで、マナーに沿った正しい退職を意識しましょう。
