ビジネスにおけるルーチンワークは、日常的かつ定型的な業務を指します。属人化せず一定の品質を保つために重要な業務ですが、人によって向き不向きが生じる点が特徴です。この記事では、ルーチンワークのメリットや向いている人の特徴、効率化させるためのポイントについて解説します。
ルーチンワークとは
ルーチンワークとは、仕事において日常的に繰り返し行われる定型業務のことです。フランス語で「習慣的な行動」を意味する「routine」が語源であるといわれています。作業者にかかわらず一定の品質を保てるよう、ルーチンワークは多くの企業で作業手順のパターン化やマニュアル化が実施されています。
ルーチンワークが多い仕事
ルーチンワークの量は業種や業務内容によって変化します。ここでは、ルーチンワークが特に多い傾向にある仕事を6つ紹介します。
工場の作業員
同じ製品を大量に製造する工場の作業員は、自然にルーチンワークが多くなります。すべての製品に一定の品質が求められるため、業務がマニュアル化されていることが理由です。製品の加工・梱包・検品といったように、部門ごとに作業内容が決められている傾向にあります。
事務職
事務職もルーチンワークが多い仕事のひとつです。決められた書類の作成やデータ入力、郵便物の管理など、手順が標準化された業務が多く存在しています。また、来客対応や電話応対もマニュアル化されていることが一般的です。
受付
来客に合わせて適切な対応が求められる受付ですが、実はルーチンワークが多いといえる仕事です。想定される状況ごとにマニュアルを用意している企業も多く、決められた内容に沿って受け答えを行います。企業の顔となるため、イメージを損なわないような対応が必要です。
コールセンター
コールセンターも多くの企業でマニュアルが用意されており、ルーチンワークが多い仕事といえます。お客様から想定される質問やそれに対する回答、商品やサービスの説明については、事前に話す内容が決められています。また、企業によっては会話の流れを誘導するためのフローチャートが作られていることもあります。
タクシードライバー
タクシードライバーは毎日同じエリア内で走行するため、ルーチンワークが自然に多くなる仕事です。地域によっては、お客様が乗車する場所や目的地が限定されることもあります。ただし、万が一車内でお客様とトラブルになってしまった場合は臨機応変な対応が必要です。
清掃員
ホテル・オフィスビル・商業施設などの清掃を担当する清掃員も、ルーチンワークが多い仕事のひとつです。決められた箇所を効率よく綺麗にするために、多くの企業でマニュアルが用意されています。比較的単純な作業であるため、経験がない人でも就きやすい点が特徴です。
ルーチンワークのメリット
業務をルーチンワーク化することで、さまざまなメリットを得ることが可能です。ここでは、ルーチンワークのメリットを3つ紹介します。
業務を効率化しやすい
ルーチンワークの大きなメリットは、業務を効率化しやすい点です。同じ作業を繰り返し行ううちに、作業時間を短縮する方法や不要な工程が明らかになります。それらの内容を業務に反映させることで、より効率的に作業を進めることができます。
マニュアル化しやすい
作業内容をマニュアル化しやすい点も、ルーチンワークのメリットのひとつです。作業手順や注意すべきポイントが明確になっているため、どの作業者でも一定の品質を保ちやすくなります。また、もしもミスが発生した際に原因を見つけやすい点も強みです。
残業が発生しにくい
ルーチンワークが多い仕事は、他の仕事と比べて比較的残業が少ないといったメリットもあります。作業内容がある程度決まっており、突発的な業務が発生しづらいことが理由です。仕事とプライベートを両立させたい方や、家庭の事情などで残業を避けたい方に適しています。
ルーチンワークのデメリット
ルーチンワークには、メリットだけでなく当然デメリットも存在しています。ここでは、代表的なものを3つ紹介します。
やりがいを感じにくい
ルーチンワークデメリットのひとつは、仕事にやりがいを感じにくい点です。日々の業務内容に変化がないため、業務に飽きてしまったりモチベーションを保ちづらかったりすることも少なくありません。目標を設定するなど、やる気を上げるための工夫が必要です。
給料が上がりにくい
ルーチンワークのデメリットとして、給料が上がりにくい点も挙げられます。作業が標準化されており経験やスキルに左右されにくい分、他の仕事より給料が低い傾向にあります。また、上述の通り残業が発生しづらい点も理由のひとつです。
技術発展で仕事を奪われる可能性がある
ルーチンワークは、AIなどの技術発展によって将来仕事を奪われる可能性があり、注意が必要です。特に、データ入力・計算・機械操作・受付対応などの仕事はAIが代替できるといわれています。そのため、将来的に仕事を失うリスクを考慮しなければいけません。
ルーチンワークに向いている人の特徴
ルーチンワークに向いている人は、ひとつの作業をコツコツと続けることが得意な人です。多くのルーチンワークはマニュアル化されているため、手順を覚えてしまえば作業に没頭して取り組めます。また、他の人とあまり関わることなく働きたい方にもおすすめです。
ルーチンワークに向いていない人の特徴
ルーチンワークに向いていない人には、飽きやすく気分屋といった特徴があります。さまざまなことに興味が移りやすく、同じ業務を繰り返すルーチンワークは退屈に感じることが多いでしょう。また、時間の管理が苦手な人も不向きで、いつもギリギリで対処することになり、ミスやトラブルを招いてしまうことがあります。一方でルーチンワークが苦手な人は変化に強い性質を持つため、業務内容を工夫して性格を活かせる働き方を工夫してみましょう。
ルーチンワークを効率化するポイント
ここでは、ルーチンワークをより効率化させるためのポイントを3つ解説します。実際の業務の際は以下の内容をぜひ参考にしてください。
目標を設定する
ルーチンワークを効率化させるためには、業務に関する目標を設定するとよいでしょう。日ごとの目標・週ごとの目標・月ごとの目標といったように細かく決めることで、仕事へのモチベーションを保ちやすくなります。業務に対するマンネリ化対策にもおすすめです。
作業の無駄を取り除く
ルーチンワークをより効率化させるために、作業の無駄を取り除くことも大切です。同じ作業を繰り返すうちに無駄な手順や非効率なやり方が見えてくるため、実際の業務に取り入れるとよいでしょう。また、一度無駄を洗い出した業務についても定期的に見直すことをおすすめします。
アプリやツールを活用する
ルーチンワークにおいては、アプリやツールを活用して効率化を図ることもおすすめです。経費申請や名刺管理といった単調な業務は専用のシステムで行うことで、他の業務に回す時間を増やせるようになります。導入の際は、社内に対して目的や使い方をしっかり説明しましょう。
まとめ
この記事では、ルーチンワークについて解説しました。ルーチンワークは多くの仕事で導入されており、業務の効率化を図るのに役立ちます。ルーチンワークに取り組む方は、今回紹介した「向いている人の特徴」を取り入れてみるのもおすすめです。
