過去の経験を活かしたり、未経験から挑戦したりと、さまざまな理由で事務職へ転職する方が多くいます。いわゆる「縁の下の力持ち」であるバックオフィスの仕事に魅力を感じて、事務職を目指す方もいるでしょう。
しかし、特に未経験の場合、事務職に転職するうえでの志望動機をどう書けばいいか悩んでしまう人もいることでしょう。今回は、事務職という仕事の詳細について触れながら、志望動機の書き方を紹介します。志望動機を書くうえでのポイントやNG例も紹介しているので、事務職への転職にお役立てください。
事務職とは
そもそも事務職がどんな仕事なのか、漠然としたイメージしか持っていない方もいるでしょう。一口に事務職といってもその定義は幅広く、種類ごとに仕事内容は異なります。ここでは、事務職の仕事内容や種類、適性や必要なスキル・資格について解説します。
仕事内容
事務職の一般的な仕事は、以下の通りです。
- 受付
- 来客対応
- 電話応対
- 書類作成・ファイリングコピー
- データ入力
- 郵便物仕分け
- 文書作成
上記は、いわゆる「一般事務」が担当する仕事です。専門性や難易度が低い反面、対応すべき業務の範囲が広いことが特徴です。
事務職の種類
幅広い業務を担当する一般事務以外にも、事務職には以下の種類があります。
| 種類 | 仕事内容 |
|---|---|
| 営業事務 | ・営業担当のサポート業務 ・見積書や契約書などの作成・送付 ・電話・メールでの顧客対応 ・データ入力 ・備品管理 |
| 医療事務 | ・医療機関専属の事務職 ・医療機関での受付・対応 ・医療費計算 ・診療報酬の請求（保険者に対して） ・カルテの記入・管理 ・各種検査の準備 |
| 貿易事務 | ・輸出入に関する事務手続き ・貿易関連の書類作成 ・通関の手配 ・船・航空機の手配 ・出入荷の管理（倉庫） ・在庫管理 |
| 経理事務 | ・入出金の管理 ・交通費清算 ・伝票・請求書作成 ・残高確認 ・売掛金・買掛金管理 ・給与計算 ・年末調整・確定申告 |
| 金融事務 | ・銀行・証券会社などの事務職 ・口座解説 ・預金受付 ・入出金処理 ・振込処理 ・照合 ・為替業務 |
| 庶務・総務 | ・一般事務と同様の仕事をするのが庶務 ・会社運営を円滑に進めるサポート担当が総務 |
| 秘書 | ・社長・上司のサポート職 ・上司の予定管理 ・来客・電話・メール対応 ・会議資料作成 ・備品管理 ・会議室の予約 ・航空券の手配 |
事務職の適性
事務職に向いている人には、以下の共通点があります。
- 人のサポートをするのが得意
- 地道な作業が好き
- 対応力に自信がある
- 責任感を持って仕事を完遂できる
- 処理能力が高い
- スケジュール管理が得意
一方で、自分の仕事に没頭したい人や大雑把な人は、事務職には向いていません。ルーティンワークを重視したい場合も、臨機応変さが求められる事務職の適性はないといえます。
事務職に求められるスキル・資格
事務職に転職するのであれば、最低限のパソコンスキルは身につけておくべきです。スピードよりも、正確さが重視される傾向にあります。また、さまざまな場面で、各方面のサポートを行うことから、相手の意向をくみ取るコミュニケーション能力も求められます。
事務職への転職には、特別な資格は必要ありません。ただし、医療事務や金融事務など、特定の領域に特化した事務職の場合は例外です。転職を希望する事務職の種類に応じて、簿記やMOSなど取得しておくと有利な資格があることを頭に入れておきましょう。
事務職の志望動機例文を種類別に紹介
先ほど紹介した事務職の種類ごとに、志望動機に書くと良い文を紹介します。自身が目指したい事務職にマッチした志望動機を書くうえでの参考にしてください。
一般事務
経験者の場合
- 現在の会社で、○○業務を中心に担当しています
- さらなるスキルアップのため転職活動をはじめました
- 自分の仕事の幅を広げたいと考えています
- 自身の経験が貴社でも活かせるのではないかと考えています
未経験者の場合
- これまでは販売を担当していましたが、よりサポートに徹した仕事がしたいと考え志望しました
- 現職で得たスキルや経験を、事務職の仕事に活かせるようレベルアップさせたいと考えています
営業事務
経験者の場合
- より効率的な営業サポートに徹するため、貴社への入社を志望しました
- 見積書や契約書の作成など、より高いレベルでのスキルを身につけたいと考えています
未経験者の場合
- 現在の会社で営業を担当していますが、今後は営業担当のサポートに回りたいと考えています
- 営業としてのキャリアを事務職で活かしたいと考えています
医療事務
経験者の場合
- クリニックでの医療事務経験が〜年ほどあります
- 自身も通院したことのある貴院で、より専門的な医療事務職の経験を身につけたいと考えています
未経験者の場合
- 前職で簡単な事務経験があり、元々保有していた医療関係の知見を活かしたいと考え貴社の医療事務職を志望しました
- 医療事務は未経験ですが、現在は（資格名）の取得に向けた勉強を始めています
貿易事務
経験者の場合
- 現在の職場では、貿易における受注管理を担当しています
- 海外の輸送に関する実績や知識を、貴社の貿易事務担当として活かしたいと考えています
未経験者の場合
- 一般事務の経験を活かしつつ、より英語力を発揮した事務職にキャリアチェンジしたいと考えています
- グローバル化を意識した事務職として、キャリアを重ねていきたいと考え貴社を志望しました
経理事務
経験者の場合
- 現在は経理事務として担当者のサポートに徹しています
- 簿記などのスキルを活かしたサポートにやりがいを感じています
- より業務の幅を広げたいと考え、今回志望しました
未経験者の場合
- 営業事務として活動する中で、入出金を管理する仕事にやりがいを感じ経理事務へのキャリアチェンジを決意しました
- 事務職の経験はないものの、前職で経理にまつわる業務を担当しておりました
金融事務
経験者の場合
- 現在は信用金庫で事務職として在籍し、口座開設や預金管理などを担当しています
- 金融を通じて顧客をサポートすることにやりがいを感じています
未経験者の場合
- 事務職としての経験はないものの、電話による金融商品に関する問い合わせ対応の経験を活かしたいと考えています
- 営業職としてお客様と関わった経験を、貴社の金融事務職として発展させたいと考えています
庶務・総務
経験者の場合
- 現在の会社で庶務（総務）として活動する中で、より高いレベルでの実務に関わりたいと考えています
- 前職の経験を活かし、貴社の会社運営をサポートしたいと考えています
未経験者の場合
- 現在行っている仕事の幅をより広げて、バックオフィスのスペシャリストになりたいと考えています
- より多くの人と関わる事務職へのキャリアチェンジを考えています
秘書
経験者の場合
- 現在の会社で役員の秘書を担当しています
- これまで培ったスケジュール管理などのスキルを貴社で活かしたいと考えています
未経験者の場合
- 現在は営業として活動していますが、上司や同僚のサポートにやりがいを感じて秘書を志望しました
- 約1年前から秘書について学んでおり、得た知識を実際の業務に活かしたいと考えています
事務職の志望動機を書く際のポイント
事務職の志望動機は、例文を活用することである程度形にすることはできるでしょう。しかし、例文のコピーでは自分の意思が反映されず、説得力のないものになってしまいます。ここでは、事務職の志望動機を書く際に押さえておきたいポイントを紹介します。オリジナリティを出すうえでも重要なポイントとなるため、ぜひ参考にしてください。
「なぜ事務職を目指したのか」に対する結論から書く
冒頭部分には、事務職を目指した理由が明確になる結論をまず書きます。説明が長く、結論になかなか辿り着かない文章では、読み手に「読もう」と思ってもらえなくなってしまいます。
結論に結びつくエピソードを考える
結論を冒頭に記載したうえで、なぜその結論なのかというエピソードを追加していきます。「結論は○○です。なぜなら〜」といった形をイメージするとわかりやすいでしょう。
入社後の明確なビジョンを記載する
志望動機の最後は、入社後に実現したいビジョンを記載してください。ビジョンを記載する際は、結論とその理由に関連するものでなければなりません。
事務職の志望動機に書かないほうがいいことは？
事務職に限らず、志望動機には前職を否定する言葉やネガティブな内容は書かないようにしましょう。主なNG例は、以下の通りです。
- 営業が向いていないと感じた
- 外回りの仕事に疲れてしまった
- 現職に相性の悪い担当者がいた
- 現職の事務作業が合わなかった
また「事務職ならできそう」など、事務職を軽く見ているような文章も書くべきではありません。
まとめ
今回は、事務職の仕事内容や種類も交えながら、志望動機を書くうえで活用したいフレーズを紹介しました。事務職は、仕事の幅広さなども相まって、適性や求められるスキルなども幅広いのが特徴です。また、より専門的な知見を活かせる事務職も存在します。今回紹介した志望動機の例などを参考に、事務職への転職を成功させてください。
