2021年にHR総研が行った「社内コミュニケーションに関するアンケート」によると、約7割近くの人が「職場のコミュニケーションに課題がある」と回答しています。職場コミュニケーションが活性化できれば、社員同士の信頼関係を構築することが可能です。しかし、具体的にどのような対策を行えばいいのか分からない方も多いのではないでしょうか。この記事では、職場コミュニケーションを円滑にする方法や、風通しの良い職場を作るポイントについて解説します。
職場コミュニケーションとは
職場コミュニケーションとは、社員同士がお互いのスキルや経験、知識を共有し合うことで深い関係性を築くことです。職場コミュニケーションが活性化することで、生産性の向上や業務効率化、離職率の低下など、職場にさまざまな相乗効果が生まれます。
職場コミュニケーションはなぜ重要？
職場コミュニケーションは、社員にとって働きやすい環境づくりのために非常に重要です。
例えば、「職場内での連携が取りづらい」「誰がどの業務を行っているか分からず進捗状況が把握できない」といった悩みを抱えている企業は少なくありません。しかし、職場コミュニケーションが活性化されれば、それぞれの意見を自由に言い合える風通しの良い職場環境を構築できます。
また、信頼関係を構築できれば社員同士でサポートしあって業務に取り組めるため、生産性の向上や業務効率化にもつなげられるでしょう。
職場コミュニケーションを活性化させるメリット
職場コミュニケーションを活性化させることで、さまざまなメリットが生まれます。ここからは、具体的なメリットについて紹介します。
社内の雰囲気が良くなる
職場コミュニケーションが活性化すれば、上司・部下ともに気軽な意見交換や軽い雑談ができる環境が生まれます。社内の雰囲気がよい職場は社員同士の関係性を深めやすく、信頼を築きやすくなるでしょう。そのため、離職率の低下にもつながります。
個人・チームのパフォーマンスが向上
職場コミュニケーションが活性化することで、社員同士で情報共有やサポートが行われるようになり、全体的なパフォーマンスの向上が期待できます。また、同じビジョンを共有しやすくなり、目標達成のために一致団結して業務に取り組めるようになるでしょう。
業務連携がスムーズになる
職場コミュニケーションが活性化すれば、報告・連絡・相談を滞りなく行うことができ、社員同士や部署間の業務連携がスムーズになります。進捗状況や困りごとを共有することで、トラブルへの迅速な対応が可能です。コミュニケーションコストを削減できれば、業務の効率化や生産性の向上につなげられるでしょう。
職場コミュニケーションを改善する具体例
ここでは、職場コミュニケーションを改善するための方法について解説します。具体的な事例を交えて紹介しますので、実践する際にぜひ参考にしてください。
1on1の機会を増やす
職場コミュニケーションを改善するためには、1on1の機会を増やすとよいでしょう。1on1とは、社員同士が1対1でミーティングを実施することです。主に上司と部下が直接話し合い、目標・業務の管理やプロジェクトの進捗確認などを行う際に利用されます。
ただし、せっかく1on1の機会を増やしても、毎回業務報告とフィードバックを行うだけでは職場コミュニケーションの活性化にはつながりません。雑談を交えつつ、部下の不安や悩みを引き出したり、ざっくばらんに話し合えるような関係を築いたりといった工夫が必要です。
会話しやすいオフィス環境づくり
職場コミュニケーションを活性化するためには、会話しやすいオフィス環境をつくることが欠かせません。オフィス環境づくりのポイントとして、次の3つがあげられます。
- オフィスレイアウトの定期的な見直し
- ツールの導入
- 各スペースの設置
オフィスレイアウトの定期的な見直しの例として、席の入れ替えが挙げられます。クジ引きを行ったり、「同じ部署の社員は隣同士に座れない」といったルールを設けたりすることで、普段接点がない社員ともコミュニケーションの機会が生まれやすくなります。
また、チャットツールやフリーアドレスなどを導入すれば、関わりの薄い他部署の人ともスムーズにコミュニケーションが取れるようになり、部署間で業務連携を行う際にも円滑に進めやすくなるでしょう。
このほか、WEB会議を行うための専用部屋や、個室タイプの1on1ルーム、オフィスにいるメンバーが自然と集まるスペースなどを設置する施策も効果的です。以下、職場コミュニケーションの活性化が期待される空間づくりの一例を紹介します。
・ハドルルーム
4〜8名程度が入れる小さな会議室のこと。適度な広さの個室スペースなので、社員同士やチーム間のコミュニケーション改善が期待できる。グループワークやWEBミーティングに適している。
・マグネットスペース
磁石のように人が吸い寄せられるスペースのこと。コピー機の周辺や休憩所、給湯室などが該当する。スペース周辺に交流を活性化させる仕組みや場所を設けることで、他部署との交流を促進できる。
・オフィスカフェ
休憩・昼食・イベントなどに利用できるオフィス内のカフェスペースで、会社の福利厚生のひとつ。従来の社員食堂や休憩所よりも気軽に利用できるため、会話が弾みやすい。観葉植物や多目的デスクを配置し、癒しの空間を演出できるのも魅力。
部署やチームの枠を超えた交流イベント
部署やチームの枠を超えた交流イベントの開催も、職場コミュニケーションを改善するための取り組みの1つです。業務外での交流を増やすことで、普段はなかなか接することができない役員や違う部署の社員とも距離を縮めることができます。
交流イベントの例としては、社員の家族を招待した運動会やバーベキュー、フットサル大会などが挙げられます。また、社員の誕生日パーティーのような社内イベントを開催し、社員同士の交流を深めることもおすすめです。
ウェルカムランチ・シャッフルランチ
ウェルカムランチ・シャッフルランチの実施もおすすめです。ウェルカムランチとは、新入社員と一緒にランチへ行き、親睦を深める制度です。多くの場合、会社から費用が補助されます。シャッフルランチとは、マーケティング部と製造部といったような、普段の業務では関わらない社員同士でグループを組んでランチに行くことです。この場合も、企業からランチ代が支給されます。横のつながりを広げながら社員同士で意見交換もできるため、コミュニケーションの活性化が期待できます。
気軽に参加できる懇親会を企画する
職場コミュニケーションを活性化させるために、従業員が気軽に参加できる懇親会を開催することもよいでしょう。ただし、せっかく懇親会を開催しても、ただの飲み会になってしまってはあまり意味がありません。開催の際は、次の4つのポイントを押さえておく必要があります。
- 開催頻度について考慮する
- モチベーションを高められる内容にする
- 会社やチームのビジョンを共有する
- 幹事は持ち回りで担当する
これらのポイントを押さえることで、節度のある懇親会を開催できるようになります。
「褒める」を意識した成果発表会を企画する
職場コミュニケーションを活性化させるための具体的な取り組みとして、株式会社カヤックが実践している「褒める」を意識した成果発表会を紹介します。
株式会社カヤックでは、月初めに褒める対象の社員を指定しています。そして、1ヵ月間指定した社員の褒める部分を探し、相手への感謝や長所を「○○給」として給与明細に記載して渡します。また、ネットワーク上で誰が誰を褒めたのか分かるようになっており、コミュニケーションが弾むきっかけにもつながる点が特徴です。「褒められる」ことは、単にモチベーションが上がるだけでなく、脳化学的にも良い影響を与えることが証明されています。
まとめ
職場コミュニケーションを積極的に行うことで、社員同士が信頼関係を築けるようになります。その結果、社内の雰囲気が良くなる・業務連携がスムーズになるといったメリットが生まれ、生産性の向上や業務効率化につなげられるでしょう。
ただし、「コミュニケーションが大切である」と一方的に社員教育をしても、活性化にはつながりません。「オフィス環境の見直し」や「社内イベントの定期実施」といった工夫を凝らし、普段の業務では関わらない社員同士が自然に交流できる環境を作りましょう。
